Автоматизація фінансів будь-якої складності всередині вашого Microsoft 365
Фінанси, що
працюють самі.
Ми розпізнаємо рахунок, надсилаємо його на погодження, проводимо в обліку, готуємо платіжний реєстр, звіряємо банківську виписку та відображаємо курсову різницю. Один процес на SharePoint і Power Automate у вашому власному тенанті. Вашій команді лишаються тільки винятки.
Безкоштовно · 30 хвилин · відеодзвінок англійською · вт–чт, 10:00–16:00 CET
Працює на тому, що у вас уже є
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- Ваша ERP
- Ваш банк
Не працюєте з Microsoft? Ми будуємо рішення і на інших інструментах та чесно скажемо, який вам підійде.
Проблема в цифрах
3,1 дня чи 17,4.
Той самий рахунок.
Найкращі відділи розрахунків з постачальниками обробляють рахунок приблизно за три дні. Решті потрібно понад два тижні, і це коштує майже вп’ятеро дорожче. Більшу частину цієї різниці становить ручна робота, яку може виконати автоматизований процес.
Як це працює
Один процес.
Шість кроків.
Більшість рішень для автоматизації розрахунків з постачальниками закінчуються на проведенні рахунку. А робота на цьому не закінчується. Ми автоматизуємо весь цикл і зберігаємо в ньому всі контрольні процедури.
- 01 · Рахунок
Пошта розбирається сама.
Процес стежить за поштовою скринькою для вхідних рахунків. ШІ читає кожен PDF (постачальник, номер платника ПДВ, номер рахунку, дати, валюта, суми) і оцінює впевненість щодо кожного поля. Усе, що нижче порогу, перевіряє працівник.
- 02 · Погодження
Одне натискання в Teams.
Постачальника зіставляють із довідником: спочатку за номером платника ПДВ, потім за IBAN, потім за назвою. Погоджувач бачить PDF і дані поруч у Teams або Outlook. Кожне рішення фіксується в журналі.
- 03 · Проведення
Проведення без ручного введення.
Погоджені рахунки потрапляють у вашу ERP через її формат імпорту або API. Вони надходять уже рознесеними за рахунками обліку, з виділеним ПДВ, і архівуються з повним аудиторським слідом.
- 04 · Оплата
Платіжні реєстри готові.
Рахунки до оплати групуються за строком і валютою в реєстр платежів. Працівник його підтверджує. Потім процес надсилає пакет до банку.
- 05 · Звірка
Виписки звіряються самі.
Надходить банківська виписка. Кожен рядок зіставляється зі своїм платежем за сумою, призначенням платежу та IBAN, і відкрита позиція закривається. До вашої команди доходять тільки реальні розбіжності.
- 06 · Валюта
Курси збережено.
Якщо курс на дату оплати відрізняється від курсу на дату рахунку, реалізована курсова різниця розраховується і проводиться. Обидва курси зберігаються для аудитора.
Ваша команда займається тільки винятками. Усе інше працює саме.
Можливості
Усе, що ми автоматизуємо.
Розпізнавання
- Розпізнавання рахунків з ШІЧитаємо PDF, скани й текст листів, шапку та рядки, з оцінкою впевненості для кожного поля.
- Черга на перевіркуПоля нижче вашого порогу йдуть на перевірку працівнику. Усе інше проходить одразу.
- Виявлення дублікатівНе пропускаємо той самий рахунок двічі: звіряємо номер, постачальника, суму й дату.
- Готовність до електронних рахунківПриймаємо структуровані рахунки UBL / Peppol поряд із PDF, тож до обов’язкових електронних рахунків ви будете готові.
Постачальники
- Зіставлення постачальниківСпочатку за номером платника ПДВ, потім за IBAN, потім за назвою. Потрібного постачальника знаходимо навіть без замовлення на закупівлю.
- Додавання постачальників з погодженнямПеревірка номера ПДВ і реєстрів, підтвердження банківського рахунку та другий погоджувач, перш ніж новий постачальник почне використовуватися.
- Контроль зміни реквізитівЗа зміненим IBAN нічого не сплачується, доки його не перевірено й не погоджено.
Рознесення і погодження
- Правила рознесенняРахунок обліку, центр витрат і код ПДВ для кожного рядка на основі історії постачальника, замовлення на закупівлю або тексту рядка.
- Маршрути погодженняЗа центром витрат, сумою, юрособою та постачальником, з лімітами, дворівневим погодженням і заступниками.
- Погодження в Teams і OutlookPDF і дані поруч. Погодити, відхилити чи прокоментувати одним натисканням.
- Нагадування й ескалаціїНіщо не чекає непоміченим: нагадування через 24 години, ескалація через 48. Правила встановлюєте ви.
- Черги винятківВідхилені, незіставлені чи незрозумілі документи потрапляють в одну чергу із зазначенням причини.
Проведення
- Вивантаження й проведення в ERPЧерез формат імпорту або API вашої ERP: з рознесенням, виділеним ПДВ і архівом.
- Облік ПДВВнутрішній ПДВ, зворотне нарахування та придбання в межах ЄС проводяться так, як очікує ваш бухгалтер.
- Кілька юросіб і валютКілька компаній, валют, ERP і банківських рахунків в одному процесі.
- АрхівPDF, видобуті дані й усі рішення зберігаються разом стільки, скільки передбачає ваша політика.
Платежі
- Реєстри платежівРахунки до оплати згруповані за датою, валютою і банківським рахунком та готові до перевірки.
- Підтвердження людьми, подвійний контрольПроцес готує платіжний реєстр. Підтверджують його люди, за бажанням двоє.
- Банківські файлиSEPA pain.001 і формати, які приймає ваш банк.
Звірка і валюта
- Звірка банківських виписокВиписки camt.053 або MT940 зіставляються за сумою, призначенням платежу та IBAN. Відкриті позиції закриваються самі.
- Курсові різниціРеалізовані різниці розраховуються і проводяться, обидва курси зберігаються.
- Курси в облікуКурси ЄЦБ або вашого банку фіксуються під час кожного проведення в іноземній валюті.
Експлуатація
- Моніторинг і повторні запускиКожен запуск фіксується в журналі. Збої автоматично перезапускаються, а потрібний працівник отримує сповіщення.
- Дашборди й звітністьТривалість циклу, частка рахунків без ручної обробки, винятки та зекономлені години в Power BI або в простому звіті.
- Інструкції та навчанняПосібники для адміністраторів і користувачів, а також практичне навчання для вашого відділу, погоджувачів і адміністраторів.
Безпека й довіра
Усередині вашого периметра.
Усе належить вам.
- 01
Ваші дані не залишають компанію.
Усе працює у вашому власному тенанті Microsoft 365 і Power Platform. Рахунки, видобуті дані, погодження та журнали обробляються й зберігаються там. Не на наших серверах і не на сторонніх платформах.
- 02
Жодної прив’язки. Усе належить вам.
Ми будуємо у вашому середовищі, на ваших ліцензіях. Процеси, застосунки, налаштування та документація ваші з першого дня. Для роботи системи ми не потрібні. Підтримуйте її самі або з будь-яким підрядником на ваш вибір.
- 03
Платежі підтверджують люди.
Автоматизація ніколи не прибирає перевірку. Вона робить перевірки дешевшими. Процес готує кожен платіжний реєстр, аж до банківського файлу. Підтверджує його людина. Завжди.
Усі заходи контролю списком.
Що ми за замовчуванням вбудовуємо в кожен процес.
- У вашому тенантіПроцеси працюють у вашому середовищі Power Platform, файли лишаються у вашому SharePoint або Dataverse.
- Дані в ЄС, GDPRДіє регіон вашого тенанта: для тенантів у ЄС дані лишаються в дата-центрах ЄС. Ми працюємо за договором про обробку даних.
- Без навчання моделейДокументи читають сервіси ШІ Microsoft на умовах вашого тенанта. Ваші рахунки не використовуються для навчання моделей.
- Доступ за ролямиКожен бачить і робить лише те, що потрібно для його ролі: бухгалтер, погоджувач, контролер, казначейство, адміністратор.
- Розподіл обов’язківХто додає постачальника, не може погоджувати його рахунки. Хто погоджує, не може підтвердити платіж.
- Принцип чотирьох очей для довідниківНові постачальники та змінені реквізити використовуються лише після перевірки другою людиною.
- Подвійний контроль платежівРеєстри готує процес, підтверджують люди. Одна людина чи дві, як вирішите ви.
- Повний аудиторський слідКожен крок фіксується: хто, що, коли, звідки і з яким коментарем. Готово для аудитора.
- Мінімально необхідні праваОкремі сервісні облікові записи лише з тими правами, які потрібні кожному процесу. Жодних особистих облікових записів у робочому середовищі.
- Секрети поза процесамиОблікові дані зберігаються в захищених змінних середовища або в сховищі ключів, ніколи всередині процесу.
- Захист від витоку данихПолітики конекторів не дають даним вийти за межі дозволених сервісів. Тестове й робоче середовища розділені.
- Шифрування на всьому шляхуMicrosoft 365 шифрує ваші дані під час передачі та зберігання. Банківські файли ніколи не пересилаються поштою.
- Строки зберігання встановлюєте виЖурнали, документи й рішення зберігаються рівно стільки, скільки вимагають ваша політика і закон.
- Моніторинг і сповіщенняНевдалі запуски перезапускаються, про них надходять сповіщення, вони стають у чергу. Ніщо не губиться непомітно.
- Доступ під вашим контролемМи працюємо через облікові записи, які надаєте ви, з MFA. Ви можете відкликати їх будь-коли.
Що ви отримуєте
Почніть з одного процесу.
Потім додайте наступний.
Кожен проєкт має фіксований обсяг і фіксовану ціну. Ви точно знаєте, що отримаєте, ще до початку робіт, і все, що ми створюємо, належить вам.
Аудит
Побачте, куди йдуть години.
- Карта одного процесу від початку до кінця: хто чим займається і скільки це триває
- Кандидати на автоматизацію, впорядковані за зекономленими годинами
- Оцінка зекономлених годин і строк окупності
- План ліцензій із витратами, перш ніж ви ухвалите рішення
- Дорожня карта, яку можна реалізувати з нами або без нас
Впровадження
Один процес. Повністю.
- Робочий процес від рахунку до звіреного платежу
- Розпізнавання з ШІ з порогами впевненості та чергою на перевірку
- Погодження в Teams або Outlook, кожне рішення в журналі
- Проведення в ERP, платіжні реєстри, звірка банківських виписок, облік курсових різниць
- Письмові інструкції: посібник адміністратора та посібники користувачів
- Практичне навчання для відділу розрахунків з постачальниками, погоджувачів і адміністраторів
Супровід
Підтримуємо роботу й розвиваємо.
- Моніторинг і сповіщення для кожного процесу
- Виправлення й невеликі зміни без нового проєкту
- Щомісячний звіт про зекономлені години
- Щокварталу: вибір наступного процесу для автоматизації
Не знаєте, з чого почати?
Перші 30 хвилин безкоштовні. Ми розбираємо один процес, зазвичай від рахунку до оплати, і кажемо, що варто автоматизувати першим і скільки це заощадить.
Питання, які ставлять фінансисти.
Де зберігаються наші дані?
Усередині вашої компанії. Усе працює у вашому власному тенанті Microsoft 365 і Power Platform: рахунки, видобуті дані, погодження та журнали обробляються й зберігаються там, а не на наших серверах чи сторонніх платформах. Ми працюємо через облікові записи, які ви надаєте і можете відкликати.
Чи не станемо ми залежними від вас?
Ні. Ми будуємо у вашому середовищі, на ваших ліцензіях, і все належить вам: процеси, застосунки, налаштування й документація. Для роботи системи ми не потрібні. Ви підтримуєте її самі або з будь-яким підрядником на ваш вибір.
Що відбувається після запуску?
Ваша команда отримує письмові інструкції (посібник адміністратора та посібники користувачів) і практичне навчання для відділу розрахунків з постачальниками, погоджувачів і адміністраторів. Далі ви працюєте із системою самі або ми підтримуємо й розвиваємо її в межах «Супроводу».
Наскільки складним може бути рішення?
Настільки, наскільки складна ваша фінансова структура: кілька юросіб і ERP, кілька банків і валют, внутрішньогрупові розрахунки, рахунки із замовленням на закупівлю і без нього, багаторівневі погодження. Починаємо з одного процесу, підтверджуємо результат, потім розширюємо.
Ми не використовуємо Microsoft. Ви все одно допоможете?
Так. SharePoint і Power Automate ми беремо за замовчуванням, бо більшість фінансових відділів уже за них платить. Якщо Microsoft не ваш стек або ви не хочете його використовувати, ми подивимося на ваші інструменти й чесно скажемо, на чому будували б.
Чи потрібне нове ПЗ або ліцензії?
Зазвичай небагато. З Microsoft 365 у вас уже є Outlook, Teams і SharePoint. Для преміум-функцій Power Automate та обробки документів з ШІ можуть знадобитися додаткові ліцензії, залежно від обсягу. Аудит завершується планом ліцензій із щомісячною вартістю, перш ніж ви ухвалите рішення.
З якими ERP і банками це працює?
Ми проводимо документи в будь-яку ERP, яка приймає файл імпорту або має API, наприклад BAS чи SAP, і працюємо з будь-яким банком, що використовує стандартні формати: SEPA pain.001 для платежів, camt.053 або MT940 для виписок.
Чи ухвалює ШІ фінансові рішення?
Ні. ШІ читає документи й пропонує зіставлення та рознесення. Пороги визначають, що проходить одразу, а що йде до працівника. Погодження, зміни даних постачальників і підтвердження платежів завжди залишаються за людьми. Ваші рахунки не використовуються для навчання моделей.
Коли все запрацює?
Аудит триває від одного до двох тижнів. Перший процес запускається в строк від двох до шести тижнів, залежно від обсягу та інтеграцій.
Що буде, якщо щось зламається?
Кожен процес фіксує кожен крок у журналі, повторює те, що можна повторити, і сповіщає потрібного працівника. У межах «Супроводу» ми стежимо за роботою, виправляємо збої і щомісяця звітуємо. Без «Супроводу» у вашої команди є інструкції та навчання, щоб упоратися самостійно.
Як проходить безкоштовний розбір?
30 хвилин відеодзвінка англійською мовою. Ми розбираємо один процес, зазвичай від рахунку до оплати, і кажемо, що варто автоматизувати першим і скільки приблизно це заощадить. Без презентацій і без зобов’язань.