Автоматизация финансов любой сложности внутри вашего Microsoft 365
Финансы, которые
работают сами.
Мы распознаём счёт, отправляем его на согласование, проводим в учёте, готовим платёжный реестр, сверяем банковскую выписку и отражаем курсовую разницу. Один процесс на SharePoint и Power Automate в вашем собственном тенанте. Вашей команде остаются только исключения.
Бесплатно · 30 минут · видеозвонок на русском или английском · вт–чт, 10:00–16:00 CET
Работает на том, что у вас уже есть
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- Ваша ERP
- Ваш банк
Не работаете с Microsoft? Мы строим решения и на других инструментах и честно скажем, какой вам подойдёт.
Проблема в цифрах
3,1 дня или 17,4.
Один и тот же счёт.
Лучшие отделы расчётов с поставщиками обрабатывают счёт примерно за три дня. Остальным нужно больше двух недель, и обходится это почти в пять раз дороже. Большая часть разницы приходится на ручную работу, которую может взять на себя автоматизированный процесс.
Как это работает
Один процесс.
Шесть шагов.
Большинство решений для автоматизации расчётов с поставщиками заканчиваются на проводке счёта. А работа на этом не заканчивается. Мы автоматизируем весь цикл и сохраняем в нём все контрольные процедуры.
- 01 · Счёт
Почта разбирается сама.
Процесс следит за почтовым ящиком для входящих счетов. ИИ читает каждый PDF (поставщик, номер плательщика НДС, номер счёта, даты, валюта, суммы) и оценивает уверенность по каждому полю. Всё, что ниже порога, проверяет сотрудник.
- 02 · Согласование
Одно нажатие в Teams.
Поставщик сопоставляется со справочником: сначала по номеру плательщика НДС, затем по IBAN, затем по названию. Согласующий видит PDF и данные рядом в Teams или Outlook. Каждое решение фиксируется в журнале.
- 03 · Проводка
Проводка без ручного ввода.
Согласованные счета попадают в вашу ERP через её формат импорта или API. Они приходят уже разнесёнными по счетам учёта, с выделенным НДС, и архивируются с полным аудиторским следом.
- 04 · Оплата
Платёжные реестры готовы.
Счета к оплате группируются по сроку и валюте в реестр платежей. Сотрудник его подтверждает. Затем процесс отправляет пакет в банк.
- 05 · Сверка
Выписки сверяются сами.
Приходит банковская выписка. Каждая строка сопоставляется со своим платежом по сумме, назначению платежа и IBAN, и открытая позиция закрывается. До вашей команды доходят только реальные расхождения.
- 06 · Валюта
Курсы сохранены.
Если курс на дату оплаты отличается от курса на дату счёта, реализованная курсовая разница рассчитывается и проводится. Оба курса сохраняются для аудитора.
Ваша команда занимается только исключениями. Всё остальное работает само.
Возможности
Всё, что мы автоматизируем.
Распознавание
- Распознавание счетов с ИИЧитаем PDF, сканы и текст писем, шапку и строки, с оценкой уверенности по каждому полю.
- Очередь на проверкуПоля ниже вашего порога уходят на проверку сотруднику. Всё остальное проходит сразу.
- Поиск дубликатовНе пропускаем один и тот же счёт дважды: сверяем номер, поставщика, сумму и дату.
- Готовность к электронным счетамПринимаем структурированные счета UBL / Peppol наравне с PDF, так что к обязательным электронным счетам вы будете готовы.
Поставщики
- Сопоставление поставщиковСначала по номеру плательщика НДС, затем по IBAN, затем по названию. Нужный поставщик находится даже без заказа на закупку.
- Заведение поставщиков с согласованиемПроверка номера НДС и реестров, подтверждение банковского счёта и второй согласующий, прежде чем новый поставщик начнёт использоваться.
- Контроль изменения реквизитовПо изменённому IBAN ничего не платится, пока он не проверен и не согласован.
Разноска и согласование
- Правила разноскиСчёт главной книги, центр затрат и код НДС по каждой строке на основе истории поставщика, заказа на закупку или текста строки.
- Маршруты согласованияПо центру затрат, сумме, юрлицу и поставщику, с лимитами, двухуровневым согласованием и заместителями.
- Согласование в Teams и OutlookPDF и данные рядом. Согласовать, отклонить или прокомментировать одним нажатием.
- Напоминания и эскалацииНичего не зависает незамеченным: напоминание через 24 часа, эскалация через 48. Правила задаёте вы.
- Очереди исключенийОтклонённые, несопоставленные или неясные документы попадают в одну очередь с указанием причины.
Проводка
- Выгрузка и проводка в ERPЧерез формат импорта или API вашей ERP: с разноской, выделенным НДС и архивом.
- Учёт НДСВнутренний НДС, обратное начисление и приобретения внутри ЕС проводятся так, как ожидает ваш бухгалтер.
- Несколько юрлиц и валютНесколько компаний, валют, ERP и банковских счетов в одном процессе.
- АрхивPDF, извлечённые данные и все решения хранятся вместе столько, сколько предписывает ваша политика.
Платежи
- Реестры платежейСчета к оплате сгруппированы по дате, валюте и банковскому счёту и готовы к проверке.
- Подтверждение людьми, двойной контрольПроцесс готовит платёжный реестр. Подтверждают его люди, при желании двое.
- Банковские файлыSEPA pain.001 и форматы, которые принимает ваш банк.
Сверка и валюта
- Сверка банковских выписокВыписки camt.053 или MT940 сопоставляются по сумме, назначению платежа и IBAN. Открытые позиции закрываются сами.
- Курсовые разницыРеализованные разницы рассчитываются и проводятся, оба курса сохраняются.
- Курсы в учётеКурсы ЕЦБ или вашего банка фиксируются при каждой проводке в иностранной валюте.
Эксплуатация
- Мониторинг и перезапускиКаждый запуск фиксируется в журнале. Сбои автоматически перезапускаются, а нужный сотрудник получает оповещение.
- Дашборды и отчётностьВремя цикла, доля счетов без ручной обработки, исключения и сэкономленные часы в Power BI или в простом отчёте.
- Инструкции и обучениеРуководства для администраторов и пользователей, а также практическое обучение для вашего отдела, согласующих и администраторов.
Безопасность и доверие
Внутри вашего периметра.
Всё принадлежит вам.
- 01
Ваши данные не покидают компанию.
Всё работает в вашем собственном тенанте Microsoft 365 и Power Platform. Счета, извлечённые данные, согласования и журналы обрабатываются и хранятся там. Не на наших серверах и не на сторонних платформах.
- 02
Никакой привязки. Всё принадлежит вам.
Мы строим в вашей среде, на ваших лицензиях. Процессы, приложения, настройки и документация ваши с первого дня. Для работы системы мы не нужны. Поддерживайте её сами или с любым подрядчиком на ваш выбор.
- 03
Платежи подтверждают люди.
Автоматизация никогда не убирает проверку. Она делает проверки дешевле. Процесс готовит каждый платёжный реестр, вплоть до банковского файла. Подтверждает его человек. Всегда.
Все меры контроля списком.
Что мы по умолчанию встраиваем в каждый процесс.
- В вашем тенантеПроцессы работают в вашей среде Power Platform, файлы остаются в вашем SharePoint или Dataverse.
- Данные в ЕС, GDPRДействует регион вашего тенанта: для тенантов в ЕС данные остаются в дата-центрах ЕС. Мы работаем по договору об обработке данных.
- Без обучения моделейДокументы читают сервисы ИИ Microsoft на условиях вашего тенанта. Ваши счета не используются для обучения моделей.
- Доступ по ролямКаждый видит и делает только то, что нужно для его роли: бухгалтер, согласующий, контролёр, казначейство, администратор.
- Разделение обязанностейКто заводит поставщика, не может согласовывать его счета. Кто согласует, не может подтвердить платёж.
- Принцип четырёх глаз для справочниковНовые поставщики и изменённые реквизиты используются только после проверки вторым сотрудником.
- Двойной контроль платежейРеестры готовит процесс, подтверждают люди. Один человек или двое, как решите вы.
- Полный аудиторский следКаждый шаг фиксируется: кто, что, когда, откуда и с каким комментарием. Готово для аудитора.
- Минимально необходимые праваОтдельные сервисные учётные записи только с теми правами, которые нужны каждому процессу. Никаких личных учётных записей в рабочей среде.
- Секреты вне процессовУчётные данные хранятся в защищённых переменных среды или в хранилище ключей, никогда внутри процесса.
- Защита от утечки данныхПолитики коннекторов не дают данным уйти за пределы разрешённых сервисов. Тестовая и рабочая среды разделены.
- Шифрование на всём путиMicrosoft 365 шифрует ваши данные при передаче и хранении. Банковские файлы никогда не пересылаются по почте.
- Сроки хранения задаёте выЖурналы, документы и решения хранятся ровно столько, сколько требуют ваша политика и закон.
- Мониторинг и оповещенияНеудачные запуски перезапускаются, по ним приходят оповещения, они ставятся в очередь. Ничего не теряется незаметно.
- Доступ под вашим контролемМы работаем через выданные вами учётные записи с MFA. Вы можете отозвать их в любой момент.
Что вы получаете
Начните с одного процесса.
Потом добавьте следующий.
У каждого проекта фиксированный объём и фиксированная цена. Вы точно знаете, что получите, ещё до начала работ, и всё, что мы создаём, принадлежит вам.
Аудит
Поймите, куда уходят часы.
- Карта одного процесса от начала до конца: кто чем занимается и сколько это занимает времени
- Кандидаты на автоматизацию, ранжированные по сэкономленным часам
- Оценка сэкономленных часов и срок окупаемости
- План лицензий с затратами, до того как вы примете решение
- Дорожная карта, которую можно реализовать с нами или без нас
Внедрение
Один процесс. Целиком.
- Рабочий процесс от счёта до сверенного платежа
- Распознавание с ИИ с порогами уверенности и очередью на проверку
- Согласование в Teams или Outlook, каждое решение в журнале
- Проводка в ERP, платёжные реестры, сверка банковских выписок, учёт курсовых разниц
- Письменные инструкции: руководство администратора и руководства пользователей
- Практическое обучение для отдела расчётов с поставщиками, согласующих и администраторов
Сопровождение
Поддерживаем работу и развиваем.
- Мониторинг и оповещения по каждому процессу
- Исправления и небольшие доработки без нового проекта
- Ежемесячный отчёт о сэкономленных часах
- Раз в квартал: выбор следующего процесса для автоматизации
Не знаете, с чего начать?
Первые 30 минут бесплатно. Мы разбираем один процесс, обычно от счёта до оплаты, и говорим, что стоит автоматизировать в первую очередь и сколько это сэкономит.
Вопросы, которые задают финансисты.
Где хранятся наши данные?
Внутри вашей компании. Всё работает в вашем собственном тенанте Microsoft 365 и Power Platform: счета, извлечённые данные, согласования и журналы обрабатываются и хранятся там, а не на наших серверах или сторонних платформах. Мы работаем через учётные записи, которые вы выдаёте и можете отозвать.
Не станем ли мы зависеть от вас?
Нет. Мы строим в вашей среде, на ваших лицензиях, и всё принадлежит вам: процессы, приложения, настройки и документация. Для работы системы мы не нужны. Вы поддерживаете её сами или с любым подрядчиком на ваш выбор.
Что происходит после запуска?
Ваша команда получает письменные инструкции (руководство администратора и руководства пользователей) и практическое обучение для отдела расчётов с поставщиками, согласующих и администраторов. Дальше вы работаете с системой сами или мы поддерживаем и развиваем её в рамках «Сопровождения».
Насколько сложным может быть решение?
Настолько, насколько сложна ваша финансовая структура: несколько юрлиц и ERP, несколько банков и валют, внутригрупповые расчёты, счета с заказом на закупку и без него, многоуровневые согласования. Начинаем с одного процесса, подтверждаем результат, потом расширяем.
Мы не используем Microsoft. Вы всё равно поможете?
Да. SharePoint и Power Automate мы берём по умолчанию, потому что большинство финансовых отделов уже за них платит. Если Microsoft не ваш стек или вы не хотите его использовать, мы посмотрим на ваши инструменты и честно скажем, на чём бы строили.
Нужно ли новое ПО или лицензии?
Обычно немного. С Microsoft 365 у вас уже есть Outlook, Teams и SharePoint. Для премиум-функций Power Automate и обработки документов с ИИ могут понадобиться дополнительные лицензии, в зависимости от объёма. Аудит заканчивается планом лицензий с ежемесячной стоимостью, до того как вы примете решение.
С какими ERP и банками это работает?
Мы проводим документы в любую ERP, которая принимает файл импорта или имеет API, и работаем с любым банком, который использует стандартные форматы: SEPA pain.001 для платежей, camt.053 или MT940 для выписок.
Принимает ли ИИ финансовые решения?
Нет. ИИ читает документы и предлагает сопоставления и разноску. Пороги определяют, что проходит сразу, а что уходит сотруднику. Согласования, изменения данных поставщиков и подтверждение платежей всегда остаются за людьми. Ваши счета не используются для обучения моделей.
Когда всё заработает?
Аудит занимает от одной до двух недель. Первый процесс запускается в срок от двух до шести недель, в зависимости от объёма и интеграций.
Что будет, если что-то сломается?
Каждый процесс фиксирует каждый шаг в журнале, повторяет то, что можно повторить, и оповещает нужного сотрудника. В рамках «Сопровождения» мы следим за работой, исправляем ошибки и ежемесячно отчитываемся. Без «Сопровождения» у вашей команды есть инструкции и обучение, чтобы справляться самостоятельно.
Как проходит бесплатный разбор?
30 минут по видеосвязи, на русском или английском. Мы разбираем один процесс, обычно от счёта до оплаты, и говорим, что стоит автоматизировать в первую очередь и сколько примерно это сэкономит. Без презентаций и без обязательств.