Jebkuras sarežģītības finanšu automatizācija Jūsu pašu Microsoft 365 vidē
Finanses, kas
darbojas pašas.
Mēs nolasām rēķinu, nosūtām to apstiprināšanai, iegrāmatojam, sagatavojam maksājumu paketi, saskaņojam bankas izrakstu un iegrāmatojam valūtas kursa starpību. Viena plūsma, veidota uz SharePoint un Power Automate Jūsu pašu Microsoft 365 vidē. Jūsu komandai atliek tikai izņēmumi.
Bez maksas · 30 minūtes · videozvans angļu valodā · O.–C., 10.00–16.00 CET
Veidots uz tā, kas Jums jau ir
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- Jūsu ERP
- Jūsu banka
Neizmantojat Microsoft? Mēs strādājam arī ar citiem rīkiem un godīgi pateiksim, kurš Jums der.
Problēma skaitļos
3,1 dienas vai 17,4.
Tas pats rēķins.
Labākās kreditoru uzskaites komandas apstrādā rēķinu aptuveni trīs dienās. Pārējiem vajag vairāk nekā divas nedēļas, un tas izmaksā gandrīz piecas reizes dārgāk. Lielākā daļa šīs starpības ir manuāls darbs, ko var paveikt automatizēta plūsma.
Kā tas strādā
Viena plūsma.
Seši soļi.
Lielākā daļa kreditoru uzskaites automatizācijas risinājumu apstājas, kad rēķins ir iegrāmatots. Darbs gan neapstājas. Mēs automatizējam visu ciklu un saglabājam tajā katru kontroli.
- 01 · Rēķins
Pastkaste sevi nolasa pati.
Plūsma uzrauga rēķinu e-pasta kasti. MI nolasa katru PDF (piegādātājs, PVN numurs, rēķina numurs, datumi, valūta, summas) un katram laukam novērtē ticamību. Viss, kas ir zem sliekšņa, nonāk pie cilvēka.
- 02 · Apstiprināšana
Viens klikšķis Teams.
Piegādātāju sasaista ar pamatdatiem: vispirms pēc PVN numura, tad pēc IBAN, tad pēc nosaukuma. Apstiprinātājs redz PDF un datus blakus Teams vai Outlook. Katrs lēmums tiek reģistrēts.
- 03 · Grāmatošana
Iegrāmatots bez pārrakstīšanas.
Apstiprinātie rēķini nonāk Jūsu ERP caur tās importa formātu vai API. Tie ienāk jau ar kontējumu un sadalītu PVN un tiek arhivēti ar pilnu audita pierakstu.
- 04 · Maksājums
Maksājumi sagatavoti.
Apmaksājamie rēķini tiek grupēti pēc termiņa un valūtas maksājumu priekšlikumā. Cilvēks to paraksta. Tad plūsma nosūta paketi uz banku.
- 05 · Saskaņošana
Izraksti saskaņojas paši.
Atnāk bankas izraksts. Katra rinda tiek sasaistīta ar savu maksājumu pēc summas, atsauces un IBAN, un atvērtā pozīcija tiek slēgta. Līdz Jūsu komandai nonāk tikai reālas atšķirības.
- 06 · Valūta
Kursi saglabāti.
Ja kurss maksājuma dienā atšķiras no kursa rēķinā, realizētā peļņa vai zaudējumi tiek aprēķināti un iegrāmatoti. Abi kursi paliek saglabāti auditoram.
Jūsu komanda nodarbojas tikai ar izņēmumiem. Viss pārējais darbojas pats.
Iespējas
Viss, ko mēs automatizējam.
Nolasīšana
- Rēķinu nolasīšana ar MINolasām PDF, skenējumus un e-pastu tekstu, galveni un rindas, ar ticamības novērtējumu katram laukam.
- Pārbaudes rindaLauki zem Jūsu sliekšņa nonāk pie cilvēka. Viss pārējais iet tieši cauri.
- Dublikātu atpazīšanaNeļaujam vienu rēķinu apstrādāt divreiz: pārbaudām numuru, piegādātāju, summu un datumu.
- Gatavi e-rēķiniemPieņemam strukturētus UBL / Peppol rēķinus līdztekus PDF, tāpēc e-rēķinu prasības Jūs sagaidīs gatavus.
Piegādātāji
- Piegādātāju atpazīšanaVispirms PVN numurs, tad IBAN, tad nosaukums. Pareizais piegādātājs tiek atrasts arī bez pasūtījuma.
- Piegādātāju reģistrēšana ar apstiprināšanuPVN un reģistru pārbaudes, bankas konta apstiprinājums un otrs apstiprinātājs, pirms jauns piegādātājs tiek izmantots.
- Bankas rekvizītu izmaiņu kontroleUz mainītu IBAN netiek maksāts, kamēr tas nav pārbaudīts un apstiprināts.
Kontēšana un apstiprināšana
- Kontēšanas noteikumiVirsgrāmatas konts, izmaksu centrs un PVN kods katrai rindai, pamatojoties uz piegādātāja vēsturi, pasūtījumu vai rindas tekstu.
- Apstiprināšanas maršrutiPēc izmaksu centra, summas, uzņēmuma un piegādātāja, ar limitiem, divu līmeņu apstiprināšanu un aizvietotājiem.
- Apstiprināšana Teams un OutlookPDF un dati blakus. Apstipriniet, noraidiet vai komentējiet ar vienu klikšķi.
- Atgādinājumi un eskalācijaNekas nepaliek nepamanīts: atgādinājums pēc 24 stundām, eskalācija pēc 48. Noteikumus nosakāt Jūs.
- Izņēmumu rindasNoraidītie, nesasaistītie vai neskaidrie dokumenti nonāk vienā rindā ar norādītu iemeslu.
Grāmatošana
- Eksports un grāmatošana ERPCaur Jūsu ERP importa formātu vai API: ar kontējumu, sadalītu PVN un arhivēts.
- PVN uzskaiteIekšzemes PVN, apgrieztā maksāšana un iegādes no ES tiek iegrāmatotas tā, kā sagaida Jūsu grāmatvedis.
- Vairāki uzņēmumi, vairākas valūtasVairāki uzņēmumi, valūtas, ERP un bankas konti vienā plūsmā.
- ArhīvsPDF, nolasītie dati un katrs lēmums glabājas kopā tik ilgi, cik nosaka Jūsu politika.
Maksājumi
- Maksājumu priekšlikumiApmaksājamie rēķini sagrupēti pēc datuma, valūtas un bankas konta, gatavi pārbaudei.
- Paraksta cilvēks, dubultā kontrolePlūsma sagatavo maksājumus. Cilvēki tos paraksta, ja vēlaties, divi.
- Bankas failiSEPA pain.001 un formāti, ko pieņem Jūsu banka.
Saskaņošana un valūta
- Bankas izrakstu saskaņošanacamt.053 vai MT940 izraksti tiek saskaņoti pēc summas, atsauces un IBAN. Atvērtās pozīcijas slēdzas pašas.
- Valūtas kursu starpībasRealizētās starpības tiek aprēķinātas un iegrāmatotas, abi kursi saglabāti.
- Kursi saglabātiECB vai Jūsu bankas kursi, fiksēti pie katra ārvalstu valūtas grāmatojuma.
Darbība
- Uzraudzība un atkārtojumiKatra izpilde tiek reģistrēta. Kļūmes tiek automātiski atkārtotas, un atbildīgais cilvēks saņem brīdinājumu.
- Pārskati un atskaitesCikla laiks, automātiski apstrādāto rēķinu īpatsvars, izņēmumi un ietaupītās stundas Power BI vai vienkāršā atskaitē.
- Rokasgrāmatas un apmācībaAdministratora un lietotāju rokasgrāmatas, kā arī praktiska apmācība Jūsu kreditoru komandai, apstiprinātājiem un administratoriem.
Drošība un uzticamība
Veidots Jūsu vidē.
Pieder Jums.
- 01
Jūsu dati nepamet uzņēmumu.
Viss darbojas Jūsu pašu Microsoft 365 un Power Platform vidē (tenant). Rēķini, nolasītie dati, apstiprinājumi un žurnāli tiek apstrādāti un glabāti tur. Ne mūsu serveros, ne kādā trešās puses platformā.
- 02
Nekādas piesaistes. Viss pieder Jums.
Mēs veidojam Jūsu vidē, ar Jūsu licencēm. Plūsmas, lietotnes, konfigurācija un dokumentācija ir Jūsu no pirmās dienas. Lai viss turpinātu darboties, mēs neesam vajadzīgi. Uzturiet to paši vai ar jebkuru partneri pēc savas izvēles.
- 03
Maksājumus paraksta cilvēki.
Automatizācija nekad neatceļ pārbaudi. Tā padara pārbaudes lētākas. Plūsma sagatavo katru maksājumu paketi līdz pat bankas failam. Paraksta cilvēks. Vienmēr.
Visas kontroles sarakstā.
Ko mēs pēc noklusējuma iebūvējam katrā plūsmā.
- Jūsu vidēPlūsmas darbojas Jūsu Power Platform vidē, faili paliek Jūsu SharePoint vai Dataverse.
- Dati ES, VDARTiek piemērots Jūsu Microsoft 365 vides reģions: ES vidēm dati paliek ES datu centros. Mēs strādājam saskaņā ar datu apstrādes līgumu.
- Bez modeļu apmācībasDokumentus nolasa Microsoft MI pakalpojumi saskaņā ar Jūsu vides noteikumiem. Jūsu rēķini netiek izmantoti modeļu apmācībai.
- Lomās balstīta piekļuveKatrs redz un dara tikai to, kas vajadzīgs viņa lomai: kreditoru grāmatvedis, apstiprinātājs, kontrolieris, naudas līdzekļu pārvaldība, administrators.
- Pienākumu nodalīšanaKas reģistrē piegādātāju, nevar apstiprināt tā rēķinus. Kas apstiprina rēķinus, nevar parakstīt maksājumu.
- Četru acu princips pamatdatiemJauni piegādātāji un mainīti bankas rekvizīti tiek izmantoti tikai pēc otra cilvēka pārbaudes.
- Dubultā kontrole maksājumiemMaksājumus sagatavo plūsma, paraksta cilvēki. Viens vai divi, kā nosakāt Jūs.
- Pilns audita pierakstsKatrs solis tiek reģistrēts: kas, ko, kad, no kurienes un ar kādu komentāru. Gatavs auditoram.
- Minimālās piekļuves tiesībasAtsevišķi servisa konti tikai ar tām tiesībām, kas vajadzīgas katrai plūsmai. Ražošanas vidē nekādu personīgo kontu.
- Piekļuves dati ārpus plūsmāmPiekļuves dati glabājas drošos vides mainīgajos vai atslēgu glabātuvē, nekad plūsmas iekšienē.
- Datu noplūdes novēršanaSavienotāju politikas neļauj datiem pamest apstiprinātos pakalpojumus. Atsevišķas testa un ražošanas vides.
- Šifrēts visā ceļāMicrosoft 365 šifrē Jūsu datus pārsūtīšanas laikā un glabāšanā. Bankas faili nekad netiek sūtīti pa e-pastu.
- Glabāšanas termiņus nosakāt JūsŽurnāli, dokumenti un lēmumi tiek glabāti tieši tik ilgi, cik prasa Jūsu politika un likums.
- Uzraudzība un brīdinājumiNeizdevušās izpildes tiek atkārtotas, par tām tiek brīdināts, un tās nonāk rindā. Nekas nepazūd nemanot.
- Piekļuve Jūsu kontrolēMēs strādājam ar Jūsu piešķirtiem kontiem ar MFA. Jūs varat tos atsaukt jebkurā brīdī.
Ko Jūs saņemat
Sāciet ar vienu procesu.
Tad pievienojiet nākamo.
Katram projektam ir fiksēts apjoms un fiksēta cena. Jūs precīzi zināt, ko saņemsiet, pirms mēs sākam, un viss, ko izveidojam, pieder Jums.
Audits
Redziet, kur aiziet stundas.
- Viena procesa karte no sākuma līdz beigām: kurš ko dara un cik ilgi tas aizņem
- Automatizācijas iespējas, sakārtotas pēc ietaupītajām stundām
- Ietaupīto stundu aprēķins un atmaksāšanās periods
- Licenču plāns ar izmaksām, pirms Jūs pieņemat lēmumu
- Ceļvedis, ko varat īstenot ar mums vai bez mums
Ieviešana
Viens process. No sākuma līdz beigām.
- Darbojoša plūsma no rēķina līdz saskaņotam maksājumam
- Nolasīšana ar MI, ticamības sliekšņiem un pārbaudes rindu
- Apstiprināšana Teams vai Outlook, katrs lēmums reģistrēts
- Grāmatošana ERP, maksājumu paketes, bankas izrakstu saskaņošana, valūtas kursu starpību grāmatošana
- Rakstiskas rokasgrāmatas: administratora rokasgrāmata un lietotāju rokasgrāmatas
- Praktiska apmācība Jūsu kreditoru komandai, apstiprinātājiem un administratoriem
Uzturēšana
Mēs uzturam un uzlabojam.
- Uzraudzība un brīdinājumi katrai plūsmai
- Labojumi un nelielas izmaiņas bez jauna projekta
- Ikmēneša pārskats par ietaupītajām stundām
- Reizi ceturksnī: nākamā automatizējamā procesa izvērtējums
Nezināt, ar ko sākt?
Pirmās 30 minūtes ir bez maksas. Mēs apskatām vienu procesu, parasti no rēķina līdz maksājumam, un pasakām, ko automatizētu vispirms un cik tas ietaupītu.
Jautājumi, ko uzdod finanšu komandas.
Kur glabājas mūsu dati?
Jūsu uzņēmumā. Viss darbojas Jūsu pašu Microsoft 365 un Power Platform vidē (tenant): rēķini, nolasītie dati, apstiprinājumi un žurnāli tiek apstrādāti un glabāti tur, nevis mūsu serveros vai kādā trešās puses platformā. Mēs strādājam ar kontiem, ko piešķirat Jūs un ko varat atsaukt.
Vai būsim no jums atkarīgi?
Nē. Mēs veidojam Jūsu vidē, ar Jūsu licencēm, un viss pieder Jums: plūsmas, lietotnes, konfigurācija un dokumentācija. Lai viss turpinātu darboties, mēs neesam vajadzīgi. Jūs to uzturat paši vai ar jebkuru partneri pēc savas izvēles.
Kas notiek pēc palaišanas?
Jūsu komanda saņem rakstiskas rokasgrāmatas (administratora rokasgrāmatu un lietotāju rokasgrāmatas) un praktisku apmācību kreditoru komandai, apstiprinātājiem un administratoriem. Pēc tam Jūs to darbināt paši, vai arī mēs to uzturam un uzlabojam pakalpojuma „Uzturēšana” ietvaros.
Cik sarežģīts tas var būt?
Tik sarežģīts, cik Jūsu finanšu struktūra: vairāki uzņēmumi un ERP, vairākas bankas un valūtas, grupas iekšējie darījumi, rēķini ar pasūtījumu un bez tā, daudzlīmeņu apstiprināšana. Mēs sākam ar vienu procesu, pierādām rezultātu un tad paplašinām.
Mēs neizmantojam Microsoft. Vai varat palīdzēt?
Jā. SharePoint un Power Automate ir mūsu noklusējuma izvēle, jo lielākā daļa finanšu komandu par tiem jau maksā. Ja Microsoft nav Jūsu rīki vai Jūs tos nevēlaties izmantot, mēs apskatām Jūsu rīkus un godīgi pasakām, uz kā mēs būvētu.
Vai vajadzēs jaunu programmatūru vai licences?
Parasti ne daudz. Ar Microsoft 365 Jums jau ir Outlook, Teams un SharePoint. Power Automate Premium funkcijām un dokumentu apstrādei ar MI var būt vajadzīgas papildu licences atkarībā no apjoma. Audits noslēdzas ar licenču plānu un tā ikmēneša izmaksām, pirms Jūs pieņemat lēmumu.
Ar kādām ERP un bankām tas strādā?
Mēs grāmatojam jebkurā ERP, kas pieņem importa failu vai kam ir API, piemēram, Horizon vai Tildes Jumis, un strādājam ar jebkuru banku, kas izmanto standarta formātus: SEPA pain.001 maksājumiem, camt.053 vai MT940 izrakstiem.
Vai MI pieņem finanšu lēmumus?
Nē. MI nolasa dokumentus un piedāvā sasaisti un kontējumu. Sliekšņi nosaka, kas iet tieši cauri un kas nonāk pie cilvēka. Apstiprināšana, piegādātāju datu izmaiņas un maksājumu parakstīšana vienmēr paliek cilvēku ziņā. Jūsu rēķini netiek izmantoti modeļu apmācībai.
Cik ātri tas sāks darboties?
Audits aizņem vienu līdz divas nedēļas. Pirmais process sāk darboties pēc divām līdz sešām nedēļām atkarībā no apjoma un integrācijām.
Kas notiek, ja kaut kas salūzt?
Katra plūsma reģistrē katru soli, atkārto to, ko var atkārtot, un brīdina atbildīgo cilvēku. Pakalpojuma „Uzturēšana” ietvaros mēs uzraugām, labojam un katru mēnesi sniedzam pārskatu. Bez tā Jūsu komandai ir rokasgrāmatas un apmācība, lai to uzturētu pašiem.
Kas notiek bezmaksas izvērtējumā?
30 minūtes videozvanā angļu valodā. Mēs apskatām vienu procesu, parasti no rēķina līdz maksājumam, un pasakām, ko automatizētu vispirms un aptuveni cik tas ietaupītu. Bez prezentācijām, bez saistībām.