Bet kokio sudėtingumo finansų automatizavimas Jūsų pačių Microsoft 365 aplinkoje
Finansai, kurie
veikia patys.
Nuskaitome sąskaitą, nukreipiame ją tvirtinti, užregistruojame apskaitoje, parengiame mokėjimų paketą, suderiname banko išrašą ir užregistruojame valiutų kursų skirtumą. Vienas procesas, sukurtas SharePoint ir Power Automate pagrindu Jūsų pačių Microsoft 365 aplinkoje. Jūsų komandai lieka tik išimtys.
Nemokamai · 30 minučių · vaizdo skambutis anglų kalba · II–IV, 10:00–16:00 CET
Remiasi tuo, ką jau turite
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- Jūsų ERP
- Jūsų bankas
Nenaudojate Microsoft? Dirbame ir su kitais įrankiais ir sąžiningai pasakysime, kuris Jums tinka.
Problema skaičiais
3,1 dienos ar 17,4.
Ta pati sąskaita.
Geriausios mokėtinų sumų komandos sąskaitą apdoroja maždaug per tris dienas. Visiems kitiems prireikia daugiau nei dviejų savaičių, ir tai kainuoja beveik penkis kartus brangiau. Didžioji šio skirtumo dalis yra rankinis darbas, kurį gali atlikti automatizuotas procesas.
Kaip tai veikia
Vienas procesas.
Šeši žingsniai.
Dauguma mokėtinų sumų automatizavimo sprendimų sustoja, kai sąskaita užregistruojama. Darbas čia nesibaigia. Mes automatizuojame visą ciklą ir išsaugome kiekvieną jo kontrolės priemonę.
- 01 · Sąskaita
Pašto dėžutė tvarkosi pati.
Procesas stebi sąskaitų pašto dėžutę. DI perskaito kiekvieną PDF (tiekėjas, PVM kodas, numeris, datos, valiuta, sumos) ir kiekvienam laukui įvertina patikimumą. Viskas, kas žemiau ribos, keliauja žmogui.
- 02 · Tvirtinimas
Vienas paspaudimas per Teams.
Tiekėjas susiejamas su pagrindiniais duomenimis: pirmiausia pagal PVM kodą, tada pagal IBAN, tada pagal pavadinimą. Tvirtintojas mato PDF ir duomenis greta Teams arba Outlook programoje. Kiekvienas sprendimas užfiksuojamas.
- 03 · Registravimas
Užregistruota be rankinio įvedimo.
Patvirtintos sąskaitos patenka į Jūsų ERP per jos importo formatą arba API. Jos atkeliauja sukontuotos, su išskirtu PVM, ir archyvuojamos su visu audito pėdsaku.
- 04 · Mokėjimas
Mokėjimų paketai paruošti.
Apmokėtinos sąskaitos grupuojamos pagal terminą ir valiutą į mokėjimų pasiūlymą. Žmogus jį pasirašo. Tada procesas išsiunčia paketą į banką.
- 05 · Suderinimas
Išrašai susiderina patys.
Grįžta banko išrašas. Kiekviena eilutė susiejama su savo mokėjimu pagal sumą, mokėjimo paskirtį ir IBAN, o atvira pozicija uždaroma. Jūsų komandą pasiekia tik tikri neatitikimai.
- 06 · Valiuta
Kursai išsaugoti.
Kai kursas mokėjimo dieną skiriasi nuo kurso sąskaitoje, realizuotas pelnas ar nuostolis apskaičiuojamas ir užregistruojamas. Abu kursai išsaugomi auditoriui.
Jūsų komanda tvarko tik išimtis. Visa kita veikia savaime.
Funkcijos
Viskas, ką automatizuojame.
Nuskaitymas
- Sąskaitų nuskaitymas su DISkaitome PDF, skenuotus dokumentus ir el. laiškų tekstą, antraštę ir eilutes, su patikimumo įverčiu kiekvienam laukui.
- Peržiūros eilėLaukai žemiau Jūsų nustatytos ribos keliauja žmogui. Visa kita praeina iš karto.
- Dublikatų aptikimasNeleidžiame tos pačios sąskaitos apdoroti du kartus: tikriname numerį, tiekėją, sumą ir datą.
- Pasirengę e. sąskaitomsPriimame struktūrizuotas UBL / Peppol sąskaitas kartu su PDF, todėl e. sąskaitų reikalavimai Jus ras pasirengusius.
Tiekėjai
- Tiekėjų atpažinimasPirmiausia PVM kodas, tada IBAN, tada pavadinimas. Tinkamas tiekėjas randamas net be užsakymo.
- Tiekėjų įtraukimas su tvirtinimuPVM ir registrų patikros, banko sąskaitos patvirtinimas ir antras tvirtintojas, prieš pradedant naudoti naują tiekėją.
- Banko rekvizitų pakeitimų kontrolėPakeistu IBAN nemokama, kol jis nepatikrintas ir nepatvirtintas.
Kontavimas ir tvirtinimas
- Kontavimo taisyklėsDK sąskaita, išlaidų centras ir PVM kodas kiekvienai eilutei pagal tiekėjo istoriją, užsakymą ar eilutės tekstą.
- Tvirtinimo maršrutaiPagal išlaidų centrą, sumą, įmonę ir tiekėją, su limitais, dviejų lygių tvirtinimu ir pavaduotojais.
- Tvirtinimas Teams ir OutlookPDF ir duomenys greta. Patvirtinkite, atmeskite ar pakomentuokite vienu paspaudimu.
- Priminimai ir eskalavimasNiekas nelaukia nepastebėtas: priminimas po 24 valandų, eskalavimas po 48. Taisykles nustatote Jūs.
- Išimčių eilėsAtmesti, nesusieti ar neaiškūs dokumentai patenka į vieną eilę su nurodyta priežastimi.
Registravimas
- Eksportas ir registravimas ERPPer Jūsų ERP importo formatą arba API: sukontuota, su išskirtu PVM, archyvuota.
- PVM apskaitaVietinis PVM, atvirkštinis apmokestinimas ir įsigijimai iš ES registruojami taip, kaip tikisi Jūsų buhalteris.
- Kelios įmonės, kelios valiutosKelios bendrovės, valiutos, ERP ir banko sąskaitos viename procese.
- ArchyvasPDF, nuskaityti duomenys ir kiekvienas sprendimas saugomi kartu tiek, kiek nustato Jūsų politika.
Mokėjimai
- Mokėjimų pasiūlymaiApmokėtinos sąskaitos sugrupuotos pagal datą, valiutą ir banko sąskaitą, paruoštos peržiūrai.
- Pasirašo žmogus, dviguba kontrolėProcesas paruošia mokėjimų paketą. Pasirašo žmonės, jei norite, du.
- Banko failaiSEPA pain.001 ir formatai, kuriuos priima Jūsų bankas.
Suderinimas ir valiuta
- Banko išrašų suderinimascamt.053 arba MT940 išrašai suderinami pagal sumą, mokėjimo paskirtį ir IBAN. Atviros pozicijos užsidaro pačios.
- Valiutų kursų skirtumaiRealizuoti skirtumai apskaičiuojami ir užregistruojami, abu kursai išsaugomi.
- Išsaugoti kursaiECB arba Jūsų banko kursai fiksuojami su kiekvienu įrašu užsienio valiuta.
Eksploatavimas
- Stebėsena ir pakartojimaiKiekvienas vykdymas registruojamas. Nesėkmės automatiškai kartojamos, o atsakingas žmogus gauna įspėjimą.
- Skydeliai ir ataskaitosCiklo trukmė, automatiškai apdorotų sąskaitų dalis, išimtys ir sutaupytos valandos Power BI arba paprastoje ataskaitoje.
- Vadovai ir mokymaiAdministratoriaus ir naudotojų vadovai bei praktiniai mokymai Jūsų mokėtinų sumų komandai, tvirtintojams ir administratoriams.
Saugumas ir pasitikėjimas
Sukurta Jūsų aplinkoje.
Priklauso Jums.
- 01
Jūsų duomenys niekada nepalieka įmonės.
Viskas veikia Jūsų pačių Microsoft 365 ir Power Platform aplinkoje (tenant). Sąskaitos, nuskaityti duomenys, patvirtinimai ir žurnalai apdorojami ir saugomi ten. Ne mūsų serveriuose ir ne trečiųjų šalių platformose.
- 02
Jokios priklausomybės. Viskas priklauso Jums.
Kuriame Jūsų aplinkoje, su Jūsų licencijomis. Procesai, programos, konfigūracija ir dokumentacija Jūsų nuo pirmos dienos. Kad viskas veiktų toliau, mūsų nereikia. Prižiūrėkite patys arba su bet kuriuo pasirinktu partneriu.
- 03
Mokėjimus pasirašo žmonės.
Automatizavimas niekada nepanaikina patikros. Jis daro patikras pigesnes. Procesas paruošia kiekvieną mokėjimų paketą iki pat banko failo. Pasirašo žmogus. Visada.
Visos kontrolės priemonės.
Ką pagal nutylėjimą įdiegiame į kiekvieną procesą.
- Jūsų aplinkojeProcesai veikia Jūsų Power Platform aplinkoje, failai lieka Jūsų SharePoint arba Dataverse.
- Duomenys ES, BDARTaikomas Jūsų Microsoft 365 aplinkos regionas: ES aplinkose duomenys lieka ES duomenų centruose. Dirbame pagal duomenų tvarkymo sutartį.
- Modeliai nemokomiDokumentus skaito Microsoft DI paslaugos pagal Jūsų aplinkos sąlygas. Jūsų sąskaitos nenaudojamos modeliams mokyti.
- Prieiga pagal vaidmenisKiekvienas mato ir daro tik tai, ko reikia jo vaidmeniui: mokėtinų sumų buhalteris, tvirtintojas, kontrolierius, iždas, administratorius.
- Pareigų atskyrimasKas įveda tiekėją, negali tvirtinti jo sąskaitų. Kas tvirtina sąskaitas, negali pasirašyti mokėjimo.
- Keturių akių principas pagrindiniams duomenimsNauji tiekėjai ir pakeisti banko rekvizitai naudojami tik juos patikrinus antram žmogui.
- Dviguba mokėjimų kontrolėMokėjimų paketus paruošia procesas, pasirašo žmonės. Vienas ar du, kaip nuspręsite Jūs.
- Visas audito pėdsakasKiekvienas žingsnis užfiksuojamas: kas, ką, kada, iš kur ir su kokiu komentaru. Paruošta auditoriui.
- Mažiausios būtinos teisėsAtskiros tarnybinės paskyros tik su tomis teisėmis, kurių reikia kiekvienam procesui. Jokių asmeninių paskyrų gamybinėje aplinkoje.
- Prisijungimo duomenys ne procesuosePrisijungimo duomenys saugomi saugiuose aplinkos kintamuosiuose arba raktų saugykloje, niekada ne proceso viduje.
- Duomenų praradimo prevencijaJungčių politikos neleidžia duomenims palikti patvirtintų paslaugų. Atskiros testavimo ir gamybinė aplinkos.
- Šifruota visą keliąMicrosoft 365 šifruoja Jūsų duomenis perdavimo ir saugojimo metu. Banko failai niekada nesiunčiami el. paštu.
- Saugojimo terminus nustatote JūsŽurnalai, dokumentai ir sprendimai saugomi tiksliai tiek, kiek reikalauja Jūsų politika ir įstatymai.
- Stebėsena ir įspėjimaiNepavykę vykdymai kartojami, apie juos įspėjama, jie patenka į eilę. Niekas nedingsta nepastebėtas.
- Prieiga Jūsų kontrolėjeDirbame per Jūsų suteiktas paskyras su MFA. Galite jas atšaukti bet kada.
Ką gaunate
Pradėkite nuo vieno proceso.
Tada pridėkite kitą.
Kiekvienas projektas turi fiksuotą apimtį ir fiksuotą kainą. Dar prieš mums pradedant tiksliai žinote, ką gausite, o viskas, ką sukuriame, priklauso Jums.
Auditas
Pamatykite, kur dingsta valandos.
- Vieno proceso žemėlapis nuo pradžios iki galo: kas ką daro ir kiek tai užtrunka
- Automatizavimo galimybės, surikiuotos pagal sutaupomas valandas
- Sutaupomų valandų įvertis ir atsipirkimo laikotarpis
- Licencijų planas su kaštais, prieš Jums priimant sprendimą
- Veiksmų planas, kurį galite įgyvendinti su mumis arba be mūsų
Diegimas
Vienas procesas. Nuo pradžios iki galo.
- Veikiantis procesas nuo sąskaitos iki suderinto mokėjimo
- Nuskaitymas su DI, patikimumo ribomis ir peržiūros eile
- Tvirtinimas Teams arba Outlook, kiekvienas sprendimas užfiksuotas
- Registravimas ERP, mokėjimų paketai, banko išrašų suderinimas, valiutų kursų skirtumų apskaita
- Rašytiniai vadovai: administratoriaus vadovas ir naudotojų vadovai
- Praktiniai mokymai Jūsų mokėtinų sumų komandai, tvirtintojams ir administratoriams
Priežiūra
Prižiūrime ir tobuliname.
- Kiekvieno proceso stebėsena ir įspėjimai
- Pataisymai ir nedideli pakeitimai be naujo projekto
- Mėnesinė sutaupytų valandų ataskaita
- Kas ketvirtį: kito automatizuotino proceso įvertinimas
Nežinote, nuo ko pradėti?
Pirmos 30 minučių nemokamos. Peržiūrime vieną procesą, dažniausiai nuo sąskaitos iki mokėjimo, ir pasakome, ką automatizuotume pirmiausia ir kiek tai sutaupytų.
Ko klausia finansų komandos.
Kur saugomi mūsų duomenys?
Jūsų įmonėje. Viskas veikia Jūsų pačių Microsoft 365 ir Power Platform aplinkoje (tenant): sąskaitos, nuskaityti duomenys, patvirtinimai ir žurnalai apdorojami ir saugomi ten, o ne mūsų serveriuose ar trečiųjų šalių platformose. Dirbame per paskyras, kurias suteikiate Jūs ir galite atšaukti.
Ar tapsime priklausomi nuo jūsų?
Ne. Kuriame Jūsų aplinkoje, su Jūsų licencijomis, ir viskas priklauso Jums: procesai, programos, konfigūracija ir dokumentacija. Kad viskas veiktų toliau, mūsų nereikia. Prižiūrite patys arba su bet kuriuo pasirinktu partneriu.
Kas vyksta po paleidimo?
Jūsų komanda gauna rašytinius vadovus (administratoriaus vadovą ir naudotojų vadovus) bei praktinius mokymus mokėtinų sumų komandai, tvirtintojams ir administratoriams. Toliau sistemą valdote patys arba mes ją prižiūrime ir tobuliname pagal „Priežiūros“ paslaugą.
Kiek sudėtinga tai gali būti?
Tiek, kiek sudėtinga Jūsų finansų struktūra: kelios įmonės ir ERP, keli bankai ir valiutos, grupės vidaus sandoriai, sąskaitos su užsakymu ir be jo, kelių lygių tvirtinimas. Pradedame nuo vieno proceso, įrodome rezultatą, tada plečiame.
Nenaudojame Microsoft. Ar vis tiek galite padėti?
Taip. SharePoint ir Power Automate yra mūsų numatytasis pasirinkimas, nes dauguma finansų komandų už juos jau moka. Jei Microsoft nėra Jūsų technologijos arba nenorite jų naudoti, peržiūrime Jūsų turimus įrankius ir sąžiningai pasakome, ant ko kurtume.
Ar reikės naujos programinės įrangos ar licencijų?
Paprastai nedaug. Su Microsoft 365 jau turite Outlook, Teams ir SharePoint. Premium Power Automate funkcijoms ir dokumentų apdorojimui su DI gali prireikti papildomų licencijų, priklausomai nuo apimties. Auditas baigiasi licencijų planu ir jo mėnesine kaina, prieš Jums priimant sprendimą.
Su kokiomis ERP ir bankais tai veikia?
Registruojame į bet kurią ERP, kuri priima importo failą arba turi API, pavyzdžiui, Rivilę ar Agnum, ir dirbame su bet kuriuo banku, naudojančiu standartinius formatus: SEPA pain.001 mokėjimams, camt.053 arba MT940 išrašams.
Ar DI priima finansinius sprendimus?
Ne. DI skaito dokumentus ir siūlo susiejimą bei kontavimą. Ribos nusprendžia, kas praeina iš karto, o kas keliauja žmogui. Tvirtinimai, tiekėjų duomenų pakeitimai ir mokėjimų pasirašymas visada lieka žmonėms. Jūsų sąskaitos nenaudojamos modeliams mokyti.
Per kiek laiko tai pradės veikti?
Auditas trunka nuo vienos iki dviejų savaičių. Pirmasis procesas pradeda veikti per 2–6 savaites, priklausomai nuo apimties ir integracijų.
Kas nutinka, kai kas nors sugenda?
Kiekvienas procesas užfiksuoja kiekvieną žingsnį, pakartoja tai, ką galima pakartoti, ir įspėja atsakingą žmogų. Pagal „Priežiūros“ paslaugą stebime, taisome ir kas mėnesį teikiame ataskaitą. Be jos Jūsų komanda turi vadovus ir mokymus, kad galėtų viską valdyti pati.
Kas vyksta nemokamos apžvalgos metu?
30 minučių vaizdo skambutis anglų kalba. Peržiūrime vieną procesą, dažniausiai nuo sąskaitos iki mokėjimo, ir pasakome, ką automatizuotume pirmiausia ir apytiksliai kiek tai sutaupytų. Jokių skaidrių, jokių įsipareigojimų.