Αυτοματοποίηση οικονομικών διαδικασιών κάθε πολυπλοκότητας, μέσα στο δικό σας Microsoft 365
Οικονομικά που
τρέχουν μόνα τους.
Διαβάζουμε το τιμολόγιο, το στέλνουμε για έγκριση, το καταχωρούμε, ετοιμάζουμε τις πληρωμές, συμφωνούμε την τράπεζα και καταχωρούμε τη συναλλαγματική διαφορά. Μία ροή, χτισμένη σε SharePoint και Power Automate μέσα στο δικό σας περιβάλλον Microsoft 365. Η ομάδα σας ασχολείται μόνο με τις εξαιρέσεις.
Δωρεάν · 30 λεπτά · βιντεοκλήση στα αγγλικά · Τρίτη έως Πέμπτη, 10:00–16:00 CET
Χτισμένο πάνω σε ό,τι ήδη έχετε
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- Το ERP σας
- Η τράπεζά σας
Δεν χρησιμοποιείτε Microsoft; Χτίζουμε και σε άλλα εργαλεία και σας λέμε ειλικρινά ποιο ταιριάζει.
Το πρόβλημα σε αριθμούς
3,1 ημέρες ή 17,4.
Το ίδιο τιμολόγιο.
Τα κορυφαία τμήματα πληρωτέων λογαριασμών επεξεργάζονται ένα τιμολόγιο σε περίπου τρεις ημέρες. Όλοι οι άλλοι χρειάζονται πάνω από δύο εβδομάδες και πληρώνουν σχεδόν πέντε φορές περισσότερο. Το μεγαλύτερο μέρος αυτής της διαφοράς είναι χειροκίνητη δουλειά που μπορεί να κάνει μια αυτοματοποιημένη ροή.
Πώς λειτουργεί
Μία ροή.
Έξι βήματα.
Οι περισσότερες λύσεις αυτοματοποίησης σταματούν μόλις καταχωρηθεί το τιμολόγιο. Η δουλειά όμως δεν σταματά εκεί. Εμείς αυτοματοποιούμε ολόκληρο τον κύκλο και κρατάμε μέσα του κάθε έλεγχο.
- 01 · Τιμολόγιο
Τα εισερχόμενα διαβάζονται μόνα τους.
Μια ροή παρακολουθεί το γραμματοκιβώτιο τιμολογίων. Το AI διαβάζει κάθε PDF (προμηθευτής, ΑΦΜ, αριθμός, ημερομηνίες, νόμισμα, ποσά) και βαθμολογεί πόσο σίγουρο είναι για κάθε πεδίο. Ό,τι είναι κάτω από το όριο πηγαίνει σε άνθρωπο.
- 02 · Έγκριση
Ένα πάτημα στο Teams.
Ο προμηθευτής αντιστοιχίζεται με το μητρώο προμηθευτών: πρώτα με ΑΦΜ, μετά με IBAN, μετά με επωνυμία. Ο εγκρίνων βλέπει το PDF και τα δεδομένα δίπλα δίπλα στο Teams ή στο Outlook. Κάθε απόφαση καταγράφεται.
- 03 · Καταχώρηση
Καταχώρηση χωρίς πληκτρολόγηση.
Τα εγκεκριμένα τιμολόγια περνούν στο ERP σας μέσω του αρχείου εισαγωγής του ή του API. Φτάνουν με λογαριασμούς και ανάλυση ΦΠΑ, αρχειοθετημένα με πλήρες ίχνος ελέγχου.
- 04 · Πληρωμή
Πληρωμές, έτοιμες.
Τα τιμολόγια που λήγουν ομαδοποιούνται κατά ημερομηνία λήξης και νόμισμα σε πρόταση πληρωμής. Ένας άνθρωπος την εγκρίνει. Μετά η ροή στέλνει το πακέτο πληρωμών στην τράπεζα.
- 05 · Συμφωνία
Οι κινήσεις συμφωνούν μόνες τους.
Έρχεται η κίνηση του τραπεζικού λογαριασμού. Κάθε γραμμή αντιστοιχίζεται με την πληρωμή της κατά ποσό, αιτιολογία και IBAN, και η ανοιχτή εγγραφή κλείνει. Στην ομάδα σας φτάνουν μόνο οι πραγματικές διαφορές.
- 06 · Συνάλλαγμα
Οι ισοτιμίες καταγράφονται.
Όταν η ισοτιμία την ημέρα πληρωμής διαφέρει από την ισοτιμία του τιμολογίου, η πραγματοποιηθείσα συναλλαγματική διαφορά, θετική ή αρνητική, υπολογίζεται και καταχωρείται. Και οι δύο ισοτιμίες μένουν καταγεγραμμένες για τον ελεγκτή.
Η ομάδα σας ασχολείται μόνο με τις εξαιρέσεις. Όλα τα υπόλοιπα τρέχουν μόνα τους.
Δυνατότητες
Όλα όσα αυτοματοποιούμε.
Παραλαβή
- Ανάγνωση τιμολογίων με AIΔιαβάζουμε PDF, σαρωμένα έγγραφα και κείμενο email, κεφαλίδα και γραμμές, με βαθμό βεβαιότητας σε κάθε πεδίο.
- Ουρά ελέγχουΤα πεδία κάτω από το όριό σας πηγαίνουν σε άνθρωπο. Όλα τα υπόλοιπα περνούν απευθείας.
- Εντοπισμός διπλοεγγραφώνΤο ίδιο τιμολόγιο δεν περνά δύο φορές: ελέγχουμε αριθμό, προμηθευτή, ποσό και ημερομηνία.
- Έτοιμοι για ηλεκτρονική τιμολόγησηΔεχόμαστε δομημένα τιμολόγια UBL / Peppol μαζί με τα PDF, ώστε οι υποχρεώσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης να σας βρουν έτοιμους.
Προμηθευτές
- Αντιστοίχιση προμηθευτήΠρώτα ΑΦΜ, μετά IBAN, μετά επωνυμία. Ο σωστός προμηθευτής βρίσκεται και χωρίς παραγγελία αγοράς.
- Ένταξη προμηθευτή με έγκρισηΈλεγχος ΑΦΜ και μητρώων, επιβεβαίωση τραπεζικού λογαριασμού και δεύτερος εγκρίνων πριν ενεργοποιηθεί ένας νέος προμηθευτής.
- Έλεγχος αλλαγής τραπεζικών στοιχείωνΈνα αλλαγμένο IBAN δεν πληρώνεται ποτέ πριν επαληθευτεί και εγκριθεί.
Λογαριασμοί και έγκριση
- Κανόνες λογιστικής αντιστοίχισηςΛογαριασμός γενικής λογιστικής, κέντρο κόστους και κωδικός ΦΠΑ ανά γραμμή, που μαθαίνονται από το ιστορικό του προμηθευτή, την παραγγελία ή το κείμενο της γραμμής.
- Δρομολόγηση εγκρίσεωνΚατά κέντρο κόστους, ποσό, εταιρεία και προμηθευτή, με όρια, έγκριση δύο επιπέδων και αναπληρωτές.
- Εγκρίσεις στο Teams και στο OutlookPDF και δεδομένα δίπλα δίπλα. Εγκρίνετε, απορρίψτε ή σχολιάστε με ένα πάτημα.
- Υπενθυμίσεις και κλιμάκωσηΤίποτα δεν περιμένει απαρατήρητο: υπενθύμιση μετά από 24 ώρες, κλιμάκωση μετά από 48. Τους κανόνες τους ορίζετε εσείς.
- Ουρές εξαιρέσεωνΌ,τι απορρίφθηκε, δεν αντιστοιχίστηκε ή είναι ασαφές καταλήγει σε μία ουρά, μαζί με τον λόγο.
Καταχώρηση
- Εξαγωγή και καταχώρηση στο ERPΜέσω του αρχείου εισαγωγής ή του API του ERP σας: με λογαριασμούς, ανάλυση ΦΠΑ και αρχειοθέτηση.
- Χειρισμός ΦΠΑΕγχώριος ΦΠΑ, αντίστροφη επιβάρυνση και ενδοκοινοτικές αποκτήσεις, καταχωρημένα όπως τα περιμένει ο λογιστής σας.
- Πολλές εταιρείες, πολλά νομίσματαΠολλές εταιρείες, νομίσματα, ERP και τραπεζικοί λογαριασμοί σε μία ροή.
- ΑρχείοPDF, εξαγόμενα δεδομένα και κάθε απόφαση αποθηκεύονται μαζί, για όσο διάστημα ορίζει η πολιτική σας.
Πληρωμές
- Προτάσεις πληρωμώνΤα τιμολόγια που λήγουν, ομαδοποιημένα κατά ημερομηνία, νόμισμα και τραπεζικό λογαριασμό, έτοιμα για έλεγχο.
- Έγκριση από ανθρώπους, διπλός έλεγχοςΗ ροή ετοιμάζει τις πληρωμές. Τις εγκρίνουν άνθρωποι, δύο αν το θέλετε.
- Αρχεία τράπεζαςSEPA pain.001 και οι μορφές που δέχεται η τράπεζά σας.
Συμφωνία και συνάλλαγμα
- Συμφωνία τραπεζώνΚινήσεις camt.053 ή MT940 αντιστοιχισμένες κατά ποσό, αιτιολογία και IBAN. Οι ανοιχτές εγγραφές κλείνουν μόνες τους.
- Συναλλαγματικές διαφορέςΟι πραγματοποιηθείσες διαφορές υπολογίζονται και καταχωρούνται, με καταγεγραμμένες και τις δύο ισοτιμίες.
- Καταγεγραμμένες ισοτιμίεςΙσοτιμίες της ΕΚΤ ή της τράπεζάς σας, καταγεγραμμένες σε κάθε εγγραφή σε ξένο νόμισμα.
Λειτουργία
- Παρακολούθηση και επαναλήψειςΚάθε εκτέλεση καταγράφεται. Οι αποτυχίες επαναλαμβάνονται αυτόματα και ειδοποιείται ο σωστός άνθρωπος.
- Πίνακες ελέγχου και αναφορέςΧρόνος κύκλου, ποσοστό χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση, εξαιρέσεις και ώρες που εξοικονομήθηκαν, στο Power BI ή σε μια απλή αναφορά.
- Εγχειρίδια και εκπαίδευσηΟδηγοί για διαχειριστές και τελικούς χρήστες, μαζί με πρακτική εκπαίδευση για την ομάδα πληρωτέων λογαριασμών, τους εγκρίνοντες και τους διαχειριστές.
Ασφάλεια και εμπιστοσύνη
Χτισμένο μέσα στους τοίχους σας.
Ανήκει σε εσάς.
- 01
Τα δεδομένα σας δεν φεύγουν ποτέ από την εταιρεία σας.
Όλα τρέχουν μέσα στο δικό σας περιβάλλον (tenant) Microsoft 365 και Power Platform. Τιμολόγια, εξαγόμενα δεδομένα, εγκρίσεις και αρχεία καταγραφής επεξεργάζονται και αποθηκεύονται εκεί. Όχι στους δικούς μας διακομιστές, όχι σε πλατφόρμα τρίτου.
- 02
Χωρίς δέσμευση. Όλα είναι δικά σας.
Χτίζουμε στο δικό σας περιβάλλον, με τις δικές σας άδειες. Ροές, εφαρμογές, ρυθμίσεις και τεκμηρίωση είναι δικά σας από την πρώτη μέρα. Τίποτα δεν εξαρτάται από εμάς για να συνεχίσει να λειτουργεί. Συντηρήστε τα μόνοι σας ή με όποιον επιλέξετε.
- 03
Τις πληρωμές τις εγκρίνουν άνθρωποι.
Η αυτοματοποίηση δεν αφαιρεί ποτέ κανέναν έλεγχο. Κάνει τους ελέγχους φθηνότερους. Η ροή ετοιμάζει κάθε πληρωμή, μέχρι και το αρχείο της τράπεζας. Την εγκρίνει άνθρωπος. Πάντα.
Όλοι οι έλεγχοι, ένας προς έναν.
Τι ενσωματώνουμε σε κάθε ροή, από προεπιλογή.
- Στο δικό σας tenantΟι ροές τρέχουν στο δικό σας περιβάλλον Power Platform. Τα αρχεία μένουν στο SharePoint ή στο Dataverse σας.
- Δεδομένα στην ΕΕ, GDPRΙσχύει η περιοχή του tenant σας: για tenants στην ΕΕ, τα δεδομένα μένουν σε κέντρα δεδομένων της ΕΕ. Εργαζόμαστε με σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων.
- Χωρίς εκπαίδευση μοντέλωνΤα έγγραφα διαβάζονται από υπηρεσίες AI της Microsoft με τους όρους του tenant σας. Τα τιμολόγιά σας δεν χρησιμοποιούνται για εκπαίδευση μοντέλων.
- Πρόσβαση ανά ρόλοΟ καθένας βλέπει και κάνει μόνο ό,τι χρειάζεται ο ρόλος του: πληρωτέοι λογαριασμοί, εγκρίνων, controller, διαχείριση διαθεσίμων, διαχειριστής.
- Διαχωρισμός καθηκόντωνΌποιος καταχωρεί έναν προμηθευτή δεν μπορεί να εγκρίνει τα τιμολόγιά του. Όποιος εγκρίνει δεν μπορεί να αποδεσμεύσει την πληρωμή.
- Τέσσερα μάτια στα βασικά δεδομέναΝέοι προμηθευτές και αλλαγμένα τραπεζικά στοιχεία χρειάζονται δεύτερο άτομο πριν χρησιμοποιηθούν.
- Διπλός έλεγχος στις πληρωμέςΟι πληρωμές ετοιμάζονται από τη ροή και εγκρίνονται από ανθρώπους. Ένας ή δύο, με δικό σας κανόνα.
- Πλήρες ίχνος ελέγχουΚάθε βήμα καταγράφεται: ποιος, τι, πότε, από πού, με ποιο σχόλιο. Έτοιμο για τον ελεγκτή.
- Συνδέσεις με ελάχιστα δικαιώματαΑποκλειστικοί λογαριασμοί υπηρεσίας μόνο με τα δικαιώματα που χρειάζεται κάθε ροή. Κανένας προσωπικός λογαριασμός στην παραγωγή.
- Μυστικά εκτός ροώνΤα διαπιστευτήρια φυλάσσονται σε ασφαλείς μεταβλητές περιβάλλοντος ή σε key vault, ποτέ μέσα σε ροή.
- Πρόληψη απώλειας δεδομένωνΠολιτικές για τους connectors εμποδίζουν τα δεδομένα να βγουν από τις εγκεκριμένες υπηρεσίες. Ξεχωριστά περιβάλλοντα δοκιμών και παραγωγής.
- Κρυπτογράφηση από άκρο σε άκροΤο Microsoft 365 κρυπτογραφεί τα δεδομένα σας κατά τη μεταφορά και την αποθήκευση. Τα αρχεία τράπεζας δεν ταξιδεύουν ποτέ με email.
- Διατήρηση που ορίζετε εσείςΑρχεία καταγραφής, έγγραφα και αποφάσεις διατηρούνται ακριβώς για όσο απαιτούν η πολιτική σας και ο νόμος.
- Παρακολούθηση και ειδοποιήσειςΟι αποτυχημένες εκτελέσεις επαναλαμβάνονται, στέλνουν ειδοποίηση και μπαίνουν σε ουρά. Τίποτα δεν χάνεται σιωπηλά.
- Πρόσβαση υπό τον έλεγχό σαςΔουλεύουμε μέσω λογαριασμών που μας παραχωρείτε, με MFA. Μπορείτε να τους ανακαλέσετε οποιαδήποτε στιγμή.
Τι παίρνετε
Ξεκινήστε με μία διαδικασία.
Μετά προσθέστε την επόμενη.
Κάθε συνεργασία έχει σταθερό εύρος και σταθερή τιμή. Ξέρετε ακριβώς τι παίρνετε πριν ξεκινήσουμε, και ό,τι χτίζουμε είναι δικό σας.
Ανάλυση
Δείτε πού πηγαίνουν οι ώρες.
- Χάρτης μίας διαδικασίας από την αρχή ως το τέλος: ποιος κάνει τι και πόσο χρόνο παίρνει
- Σημεία για αυτοματοποίηση, ταξινομημένα κατά ώρες που εξοικονομούνται
- Εκτίμηση εξοικονόμησης ωρών και χρόνος απόσβεσης
- Πλάνο αδειών με το κόστος τους, πριν δεσμευτείτε
- Οδικός χάρτης που μπορείτε να υλοποιήσετε με ή χωρίς εμάς
Υλοποίηση
Μία διαδικασία. Από την αρχή ως το τέλος.
- Ροή σε παραγωγή, από το τιμολόγιο ως τη συμφωνημένη πληρωμή
- Ανάγνωση με AI, με όρια βεβαιότητας και ουρά ελέγχου
- Εγκρίσεις στο Teams ή στο Outlook, με καταγραφή κάθε απόφασης
- Καταχώρηση στο ERP, πληρωμές, συμφωνία τραπεζών, καταχώρηση συναλλαγματικών διαφορών
- Γραπτά εγχειρίδια: οδηγός διαχειριστή και οδηγοί τελικών χρηστών
- Πρακτική εκπαίδευση για την ομάδα πληρωτέων λογαριασμών, τους εγκρίνοντες και τους διαχειριστές
Υποστήριξη
Το κρατάμε σε λειτουργία και το βελτιώνουμε.
- Παρακολούθηση και ειδοποιήσεις σε κάθε ροή
- Διορθώσεις και μικρές αλλαγές, χωρίς νέο έργο
- Μηνιαία αναφορά για τις ώρες που εξοικονομήθηκαν
- Τριμηνιαία ματιά στην επόμενη διαδικασία προς αυτοματοποίηση
Δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε;
Τα πρώτα 30 λεπτά είναι δωρεάν. Εξετάζουμε μία διαδικασία, συνήθως από το τιμολόγιο ως την πληρωμή, και σας λέμε τι θα αυτοματοποιούσαμε πρώτα και τι θα εξοικονομούσατε.
Ερωτήσεις που κάνουν οι οικονομικές διευθύνσεις.
Πού βρίσκονται τα δεδομένα μας;
Μέσα στην εταιρεία σας. Όλα τρέχουν στο δικό σας περιβάλλον Microsoft 365 και Power Platform: τιμολόγια, εξαγόμενα δεδομένα, εγκρίσεις και αρχεία καταγραφής επεξεργάζονται και αποθηκεύονται εκεί, όχι στους δικούς μας διακομιστές ή σε πλατφόρμα τρίτου. Δουλεύουμε μέσω λογαριασμών που μας παραχωρείτε και μπορείτε να ανακαλέσετε.
Δεσμευόμαστε μαζί σας;
Όχι. Χτίζουμε στο δικό σας περιβάλλον, με τις δικές σας άδειες, και όλα ανήκουν σε εσάς: ροές, εφαρμογές, ρυθμίσεις και τεκμηρίωση. Τίποτα δεν εξαρτάται από εμάς για να συνεχίσει να λειτουργεί. Το συντηρείτε μόνοι σας ή με όποιον επιλέξετε.
Τι γίνεται μετά την έναρξη λειτουργίας;
Η ομάδα σας παίρνει γραπτά εγχειρίδια (οδηγό διαχειριστή και οδηγούς τελικών χρηστών) και πρακτική εκπαίδευση για την ομάδα πληρωτέων λογαριασμών, τους εγκρίνοντες και τους διαχειριστές. Μετά το λειτουργείτε μόνοι σας ή το κρατάμε εμείς σε λειτουργία και το βελτιώνουμε με το πακέτο Υποστήριξη.
Πόσο σύνθετο μπορεί να γίνει;
Όσο σύνθετη είναι η οικονομική σας δομή: πολλές εταιρείες και ERP, πολλές τράπεζες και νομίσματα, ενδοομιλικές συναλλαγές, τιμολόγια με και χωρίς παραγγελία, εγκρίσεις πολλών επιπέδων. Ξεκινάμε με μία διαδικασία, αποδεικνύουμε ότι δουλεύει και μετά επεκτείνουμε.
Δεν χρησιμοποιούμε Microsoft. Μπορείτε να βοηθήσετε;
Ναι. Το SharePoint και το Power Automate είναι η προεπιλογή μας, επειδή οι περισσότερες οικονομικές ομάδες ήδη πληρώνουν για αυτά. Αν η Microsoft δεν είναι η πλατφόρμα σας ή προτιμάτε να μην τη χρησιμοποιήσετε, εξετάζουμε τα εργαλεία που έχετε και σας λέμε ειλικρινά πάνω σε τι θα χτίζαμε.
Χρειαζόμαστε νέο λογισμικό ή άδειες;
Συνήθως όχι πολλά. Με το Microsoft 365 έχετε ήδη Outlook, Teams και SharePoint. Οι premium λειτουργίες του Power Automate και η επεξεργασία εγγράφων με AI μπορεί να χρειαστούν επιπλέον άδειες, ανάλογα με τον όγκο. Η Ανάλυση ολοκληρώνεται με πλάνο αδειών και το μηνιαίο κόστος τους, πριν δεσμευτείτε.
Με ποια ERP και τράπεζες λειτουργεί;
Καταχωρούμε σε οποιοδήποτε ERP δέχεται αρχείο εισαγωγής ή έχει API, για παράδειγμα SoftOne ή Entersoft, και δουλεύουμε με κάθε τράπεζα που χρησιμοποιεί τυποποιημένες μορφές: SEPA pain.001 για πληρωμές, camt.053 ή MT940 για κινήσεις λογαριασμών.
Παίρνει το AI οικονομικές αποφάσεις;
Όχι. Το AI διαβάζει έγγραφα και προτείνει αντιστοιχίσεις και λογαριασμούς. Τα όρια αποφασίζουν τι περνά απευθείας και τι πηγαίνει σε άνθρωπο. Εγκρίσεις, αλλαγές προμηθευτών και αποδέσμευση πληρωμών γίνονται πάντα από ανθρώπους. Τα τιμολόγιά σας δεν χρησιμοποιούνται για εκπαίδευση μοντέλων.
Πόσο χρόνο θέλει μέχρι να λειτουργήσει;
Η Ανάλυση διαρκεί μία έως δύο εβδομάδες. Μια πρώτη διαδικασία μπαίνει σε λειτουργία σε δύο έως έξι εβδομάδες, ανάλογα με τον όγκο και τις διασυνδέσεις.
Τι γίνεται όταν κάτι χαλάσει;
Κάθε ροή καταγράφει κάθε βήμα, επαναλαμβάνει ό,τι μπορεί να επαναληφθεί και ειδοποιεί τον σωστό άνθρωπο. Με την Υποστήριξη παρακολουθούμε, διορθώνουμε και σας ενημερώνουμε κάθε μήνα. Χωρίς Υποστήριξη, η ομάδα σας έχει τα εγχειρίδια και την εκπαίδευση για να το διαχειριστεί η ίδια.
Τι γίνεται στη δωρεάν αξιολόγηση;
30 λεπτά σε βιντεοκλήση, στα αγγλικά. Εξετάζουμε μία διαδικασία, συνήθως από το τιμολόγιο ως την πληρωμή, και σας λέμε τι θα αυτοματοποιούσαμε πρώτα και περίπου τι θα εξοικονομούσατε. Χωρίς παρουσιάσεις, χωρίς δέσμευση.