Økonomiautomatisering uansett kompleksitet, i deres egen Microsoft 365
Økonomi som
går av seg selv.
Vi leser fakturaen, sender den til godkjenning, bokfører den, klargjør betalingsforslaget, avstemmer banken og bokfører valutadifferansen. Én flyt, bygget på SharePoint og Power Automate i deres egen tenant. Teamet deres håndterer bare unntakene.
Gratis · 30 minutter · videomøte på engelsk · tir. til tor. kl. 10.00–16.00 CET
Bygget på det dere allerede har
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- ERP-systemet deres
- Banken deres
Bruker dere ikke Microsoft? Vi bygger også på andre verktøy og sier ærlig hvilket som passer.
Problemet i tall
3,1 dager eller 17,4.
Samme faktura.
De beste regnskapsavdelingene behandler en faktura på rundt tre dager. Alle andre bruker mer enn to uker og betaler nesten fem ganger så mye for det. Mesteparten av forskjellen er manuelt arbeid som en flyt kan gjøre.
Slik fungerer det
Én flyt.
Seks steg.
De fleste løsninger for automatisering av leverandørreskontro stopper når fakturaen er bokført. Det gjør ikke arbeidet. Vi automatiserer hele løpet og beholder alle kontroller underveis.
- 01 · Faktura
Innboksen leser seg selv.
En flyt følger med på fakturapostkassen. AI leser hver PDF (leverandør, organisasjonsnummer/MVA-nummer, fakturanummer, datoer, valuta, beløp) og angir hvor sikker den er på hvert felt. Alt under terskelen går til en person.
- 02 · Godkjenning
Ett trykk i Teams.
Leverandøren matches mot leverandørregisteret: først MVA-nummer, så IBAN, så navn. Godkjenneren får PDF og data side om side i Teams eller Outlook. Hver beslutning logges.
- 03 · Bokføring
Bokført uten tasting.
Godkjente fakturaer går til ERP-systemet deres via importformat eller API. De kommer frem kontert og med MVA fordelt, arkivert med fullt revisjonsspor.
- 04 · Betaling
Betalinger, klargjort.
Fakturaer til forfall grupperes etter forfallsdato og valuta i et betalingsforslag. En person godkjenner det. Deretter sender flyten filen til banken.
- 05 · Avstemming
Kontoutskriftene avstemmer seg selv.
Kontoutskriften kommer tilbake. Hver linje matches mot sin betaling på beløp, referanse og IBAN, og den åpne posten lukkes. Bare reelle avvik når teamet deres.
- 06 · Valuta
Kursene lagret.
Når kursen på betalingsdagen avviker fra kursen på fakturaen, beregnes og bokføres realisert valutagevinst eller valutatap. Begge kursene lagres for revisor.
Teamet deres håndterer bare unntakene. Resten går av seg selv.
Funksjoner
Alt vi automatiserer.
Innlesing
- AI-tolking av fakturaerVi leser PDF-er, skannede dokumenter og e-posttekst, hode og linjer, med en sikkerhetsscore på hvert felt.
- KontrollkøFelt under terskelen deres går til en person. Alt annet går rett gjennom.
- DuplikatkontrollVi stopper samme faktura fra å komme inn to ganger: nummer, leverandør, beløp og dato.
- Klar for e-fakturaVi tar imot strukturerte UBL-/Peppol-fakturaer ved siden av PDF-er, så dere er klare når krav om e-faktura kommer.
Leverandører
- LeverandørmatchingFørst MVA-nummer, så IBAN, så navn. Riktig leverandør blir funnet også uten innkjøpsordre.
- Oppretting av leverandører med godkjenningKontroll av MVA-nummer og offentlige registre, bekreftelse av bankkonto og en ekstra godkjenner før en ny leverandør tas i bruk.
- Kontroll av endrede bankopplysningerEt endret IBAN blir aldri brukt til utbetaling før det er verifisert og godkjent.
Kontering og godkjenning
- KonteringsreglerKonto, kostnadssted og MVA-kode per linje, lært fra leverandørhistorikken, innkjøpsordren eller linjeteksten.
- GodkjenningsflytEtter kostnadssted, beløp, selskap og leverandør, med beløpsgrenser, godkjenning i to nivåer og stedfortredere.
- Godkjenning i Teams og OutlookPDF og data side om side. Godkjenn, avvis eller kommenter med ett trykk.
- Påminnelser og eskaleringIngenting blir liggende ubemerket: påminnelse etter 24 timer, eskalering etter 48. Dere bestemmer reglene.
- UnntakskøerAvviste, umatchede eller uklare poster havner i én kø, med årsaken oppgitt.
Bokføring
- Eksport og bokføring i ERPVia importformatet eller API-et til ERP-systemet deres: kontert, MVA-fordelt, arkivert.
- MVA-håndteringInnenlandsk MVA, omvendt avgiftsplikt og kjøp fra EU bokført slik regnskapsføreren deres forventer.
- Flere selskaper, flere valutaerFlere selskaper, valutaer, ERP-systemer og bankkontoer i én flyt.
- ArkivPDF, tolkede data og hver beslutning lagret samlet, så lenge policyen deres tilsier.
Betalinger
- BetalingsforslagFakturaer til forfall gruppert etter dato, valuta og bankkonto, klare for gjennomgang.
- Godkjent av mennesker, dobbel kontrollFlyten klargjør betalingen. Mennesker godkjenner den, to av dem om dere vil.
- BankfilerSEPA pain.001 og formatene banken deres godtar.
Avstemming og valuta
- BankavstemmingKontoutskrifter i camt.053 eller MT940 matches på beløp, referanse og IBAN. Åpne poster lukkes av seg selv.
- Valutagevinst og valutatapRealiserte differanser beregnes og bokføres, med begge kursene lagret.
- Kursene lagretKurser fra ESB eller banken deres, lagret med hver bokføring i utenlandsk valuta.
Drift
- Overvåking og nye forsøkHver kjøring logges. Feil prøves på nytt automatisk og varsles til riktig person.
- Dashbord og rapporteringBehandlingstid, andel uten manuell håndtering, unntak og sparte timer, i Power BI eller en enkel rapport.
- Veiledninger og opplæringVeiledninger for administratorer og sluttbrukere, pluss praktisk opplæring for reskontroteamet, godkjennere og administratorer.
Sikkerhet og tillit
Bygget innenfor deres egne vegger.
Eid av dere.
- 01
Dataene deres forlater aldri selskapet.
Alt kjører i deres egen Microsoft 365- og Power Platform-tenant. Fakturaer, tolkede data, godkjenninger og logger behandles og lagres der. Ikke på våre servere, ikke på noen tredjepartsplattform.
- 02
Ingen innlåsing. Dere eier alt.
Vi bygger i deres miljø, på deres lisenser. Flyter, apper, konfigurasjon og dokumentasjon er deres fra dag én. Ingenting er avhengig av oss for å fortsette å kjøre. Vedlikehold det selv, eller med hvem dere vil.
- 03
Bare mennesker godkjenner utbetalinger.
Automatisering fjerner aldri en kontroll. Den gjør kontrollene billigere å gjennomføre. Flyten klargjør hver betaling, helt ned til bankfilen. En person godkjenner den. Alltid.
Alle kontroller, én etter én.
Dette bygger vi inn i hver flyt som standard.
- I deres tenantFlytene kjører i Power Platform-miljøet deres; filene blir i SharePoint eller Dataverse hos dere.
- Data i EU, GDPRTenantens region gjelder: for EU-tenanter blir dataene i datasentre i EU. Vi jobber under en databehandleravtale.
- Ingen modelltreningDokumentene leses av Microsofts AI-tjenester under tenantens vilkår. Fakturaene deres brukes ikke til å trene modeller.
- Rollebasert tilgangHver person ser og gjør bare det rollen krever: reskontro, godkjenner, controller, treasury, administrator.
- ArbeidsdelingDen som oppretter en leverandør, kan ikke godkjenne leverandørens fakturaer. Den som godkjenner, kan ikke frigi betalingen.
- Fire øyne på stamdataNye leverandører og endrede bankopplysninger krever en ekstra person før de tas i bruk.
- Dobbel kontroll på betalingerBetalinger klargjøres av flyten og godkjennes av mennesker. Én eller to, etter deres regel.
- Fullt revisjonssporHvert steg logges: hvem, hva, når, hvorfra og med hvilken kommentar. Klart for revisor.
- Minste nødvendige tilgangEgne tjenestekontoer med bare de rettighetene hver flyt trenger. Ingen personlige kontoer i produksjon.
- Hemmeligheter holdes utenfor flytenePåloggingsinformasjon ligger i sikre miljøvariabler eller et nøkkelhvelv, aldri i en flyt.
- Forebygging av datatapRetningslinjer for koblinger hindrer data i å forlate godkjente tjenester. Atskilte test- og produksjonsmiljøer.
- Kryptert hele veienMicrosoft 365 krypterer dataene deres under overføring og ved lagring. Bankfiler sendes aldri på e-post.
- Lagringstid dere bestemmerLogger, dokumenter og beslutninger lagres nøyaktig så lenge policyen deres og loven krever.
- Overvåking og varslerMislykkede kjøringer prøves på nytt, varsles og legges i kø. Ingenting forsvinner i stillhet.
- Tilgang dere styrerVi jobber via kontoer dere gir oss, med MFA. Dere kan trekke dem tilbake når som helst.
Dette får dere
Start med én prosess.
Legg så til den neste.
Hvert oppdrag har fast omfang og fast pris. Dere vet nøyaktig hva dere får før vi starter, og alt vi bygger, er deres.
Kartlegging
Se hvor timene går.
- Et kart over én prosess fra start til slutt: hvem gjør hva, og hvor lang tid det tar
- Kandidater for automatisering rangert etter sparte timer
- Anslag over sparte timer og tilbakebetalingstid
- Lisensplan med kostnader, før dere forplikter dere
- Et veikart dere kan følge med eller uten oss
Bygg
Én prosess. Hele veien.
- En flyt i produksjon fra faktura til avstemt betaling
- AI-tolking med sikkerhetsterskler og kontrollkø
- Godkjenning i Teams eller Outlook, hver beslutning logget
- Bokføring i ERP, betalingsforslag, bankavstemming, valutabokføring
- Skriftlige veiledninger: en administratorveiledning og sluttbrukerveiledninger
- Praktisk opplæring for reskontroteamet, godkjennere og administratorer
Drift
Vi holder det i gang og gjør det bedre.
- Overvåking og varsler på hver flyt
- Feilrettinger og små endringer, uten nytt prosjekt
- En månedlig rapport om sparte timer
- En kvartalsvis gjennomgang av neste prosess å automatisere
Usikre på hvor dere skal begynne?
De første 30 minuttene er gratis. Vi ser på én prosess, som regel fra faktura til betaling, og sier hva vi ville automatisert først og hva det ville spart.
Spørsmål økonomiavdelinger stiller.
Hvor ligger dataene våre?
Inne i selskapet deres. Alt kjører i deres egen Microsoft 365- og Power Platform-tenant: fakturaer, tolkede data, godkjenninger og logger behandles og lagres der, ikke på våre servere eller noen tredjepartsplattform. Vi jobber via kontoer dere gir oss og kan trekke tilbake.
Blir vi låst til dere?
Nei. Vi bygger i deres miljø, på deres lisenser, og dere eier alt: flyter, apper, konfigurasjon og dokumentasjon. Ingenting er avhengig av oss for å fortsette å kjøre. Dere vedlikeholder det selv, eller med hvem dere vil.
Hva skjer etter produksjonssetting?
Teamet deres får skriftlige veiledninger (en administratorveiledning og sluttbrukerveiledninger) og praktisk opplæring for reskontroteamet, godkjennere og administratorer. Deretter drifter dere det selv, eller vi holder det i gang og forbedrer det gjennom Drift.
Hvor komplekst kan det bli?
Så komplekst som økonomioppsettet deres: flere selskaper og ERP-systemer, flere banker og valutaer, konserninterne transaksjoner, fakturaer med og uten innkjøpsordre, godkjenning i flere nivåer. Vi starter med én prosess, viser at den fungerer, og bygger deretter ut.
Vi bruker ikke Microsoft. Kan dere likevel hjelpe?
Ja. SharePoint og Power Automate er vårt standardvalg fordi de fleste økonomiavdelinger allerede betaler for dem. Hvis Microsoft ikke er plattformen deres, eller dere helst vil unngå det, ser vi på verktøyene dere har og sier ærlig hva vi ville bygget på.
Trenger vi ny programvare eller nye lisenser?
Vanligvis ikke mye. Med Microsoft 365 har dere allerede Outlook, Teams og SharePoint. Premiumfunksjoner i Power Automate og AI-basert dokumentbehandling kan kreve ekstra lisenser, avhengig av volum. Kartleggingen avsluttes med en lisensplan og månedlig kostnad, før dere forplikter dere.
Hvilke ERP-systemer og banker fungerer?
Vi bokfører i alle ERP-systemer som tar imot en importfil eller har et API, for eksempel Tripletex, Visma eller PowerOffice, og jobber med alle banker som bruker standardformater: SEPA pain.001 for betalinger, camt.053 eller MT940 for kontoutskrifter.
Tar AI økonomiske beslutninger?
Nei. AI leser dokumenter og foreslår matching og kontering. Terskler avgjør hva som går rett gjennom og hva som går til en person. Godkjenninger, endringer på leverandører og frigivelse av betalinger gjøres alltid av mennesker. Fakturaene deres brukes ikke til å trene modeller.
Hvor lang tid tar det før det kjører?
Kartleggingen tar én til to uker. En første prosess settes i produksjon etter to til seks uker, avhengig av volum og integrasjoner.
Hva skjer når noe går galt?
Hver flyt logger hvert steg, prøver på nytt der det er mulig og varsler riktig person. Gjennom Drift overvåker vi, retter feil og rapporterer månedlig. Uten Drift har teamet deres veiledningene og opplæringen som trengs for å ta ansvaret selv.
Hva skjer i den gratis gjennomgangen?
30 minutter på et videomøte, på engelsk. Vi ser på én prosess, som regel fra faktura til betaling, og sier hva vi ville automatisert først og omtrent hva det ville spart. Ingen lysbilder, ingen forpliktelser.