Automatización financiera de cualquier complejidad, dentro de su propio Microsoft 365
Finanzas que
funcionan solas.
Capturamos la factura, gestionamos la aprobación, la contabilizamos, preparamos la remesa de pagos, conciliamos el banco y contabilizamos la diferencia de cambio. Un solo flujo, construido sobre SharePoint y Power Automate en su propio tenant. Su equipo solo se ocupa de las excepciones.
Gratis · 30 minutos · videollamada en inglés · de mar. a jue., de 10:00 a 16:00 CET
Construido sobre lo que ya tiene
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- Su ERP
- Su banco
¿No usa Microsoft? También trabajamos con otras herramientas y le decimos con franqueza cuál encaja.
El problema, en cifras
3,1 días o 17,4.
La misma factura.
Los mejores equipos de cuentas por pagar procesan una factura en unos tres días. El resto tarda más de dos semanas y paga casi cinco veces más por ello. La mayor parte de esa diferencia es trabajo manual que puede hacer un flujo.
Cómo funciona
Un flujo.
Seis pasos.
La mayoría de las soluciones de cuentas por pagar se detienen cuando la factura está contabilizada. El trabajo no. Automatizamos todo el ciclo y mantenemos cada control.
- 01 · Factura
El buzón se lee solo.
Un flujo vigila el buzón de proveedores. La IA lee cada PDF (proveedor, NIF-IVA, número, fechas, divisa, importes) y puntúa su nivel de confianza en cada campo. Todo lo que queda por debajo del umbral pasa a una persona.
- 02 · Aprobación
Un clic en Teams.
El proveedor se identifica en el maestro de proveedores: primero por NIF-IVA, después por IBAN y después por nombre. El aprobador ve el PDF y los datos uno al lado del otro en Teams u Outlook. Cada decisión queda registrada.
- 03 · Contabilización
Contabilizada sin teclear.
Las facturas aprobadas llegan a su ERP mediante su formato de importación o su API. Llegan imputadas y con el IVA desglosado, archivadas con la pista de auditoría completa.
- 04 · Pago
Remesas de pago, preparadas.
Las facturas que vencen se agrupan por fecha de vencimiento y divisa en una propuesta de pago. Una persona la autoriza. Después, el flujo envía la remesa al banco.
- 05 · Conciliación
Los extractos se puntean solos.
Llega el extracto bancario. Cada línea se casa con su pago por importe, referencia e IBAN, y la partida abierta se cierra. A su equipo solo llegan las diferencias reales.
- 06 · Divisas
Tipos de cambio registrados.
Cuando el tipo de cambio del día de pago difiere del de la factura, se calcula y contabiliza la diferencia de cambio realizada, positiva o negativa. Ambos tipos quedan registrados para el auditor.
Su equipo solo se ocupa de las excepciones. Todo lo demás funciona solo.
Funcionalidades
Todo lo que automatizamos.
Captura
- Captura de facturas con IALeemos PDF, escaneos y cuerpos de correo, cabecera y líneas, con una puntuación de confianza en cada campo.
- Cola de revisiónLos campos por debajo de su umbral pasan a una persona. Todo lo demás sigue directamente.
- Detección de duplicadosEvitamos que la misma factura entre dos veces: número, proveedor, importe y fecha.
- Preparado para la factura electrónicaAceptamos facturas estructuradas UBL / Peppol junto a los PDF, para que esté preparado ante las obligaciones de facturación electrónica.
Proveedores
- Identificación de proveedoresPrimero NIF-IVA, después IBAN, después nombre. Se encuentra al proveedor correcto incluso sin pedido.
- Alta de proveedores con aprobaciónComprobación del NIF-IVA y del registro, confirmación de la cuenta bancaria y un segundo aprobador antes de que un proveedor nuevo quede activo.
- Control de cambios de cuenta bancariaUn IBAN modificado nunca se paga hasta que esté verificado y aprobado.
Imputación y aprobación
- Reglas de imputaciónCuenta contable, centro de coste y código de IVA por línea, aprendidos del historial del proveedor, del pedido o del texto de la línea.
- Circuito de aprobaciónPor centro de coste, importe, sociedad y proveedor, con límites, aprobaciones en dos niveles y suplentes.
- Aprobaciones en Teams y OutlookPDF y datos uno al lado del otro. Aprobar, rechazar o comentar con un clic.
- Recordatorios y escaladosNada queda esperando sin que nadie lo vea: recordatorio a las 24 horas, escalado a las 48. Usted fija las reglas.
- Colas de excepcionesLo rechazado, sin casar o poco claro va a una sola cola, con el motivo indicado.
Contabilización
- Exportación y contabilización en el ERPMediante el formato de importación o la API de su ERP: imputado, con el IVA desglosado, archivado.
- Tratamiento del IVAIVA nacional, inversión del sujeto pasivo y adquisiciones intracomunitarias contabilizados como espera su asesor contable.
- Multisociedad, multidivisaVarias sociedades, divisas, ERP y cuentas bancarias en un solo flujo.
- ArchivoPDF, datos extraídos y cada decisión guardados juntos, durante el tiempo que marque su política.
Pagos
- Propuestas de pagoFacturas que vencen agrupadas por fecha, divisa y cuenta bancaria, listas para revisar.
- Autorización humana, doble controlEl flujo prepara la remesa. Las personas la autorizan, dos si así lo quiere.
- Ficheros bancariosSEPA pain.001 y los formatos que acepte su banco.
Conciliación y divisas
- Conciliación bancariaExtractos camt.053 o MT940 casados por importe, referencia e IBAN. Las partidas abiertas se cierran solas.
- Diferencias de cambioDiferencias positivas y negativas realizadas, calculadas y contabilizadas, con ambos tipos registrados.
- Tipos de cambio registradosTipos del BCE o de su banco, guardados con cada asiento en moneda extranjera.
Operación
- Monitorización y reintentosCada ejecución queda registrada. Los fallos se reintentan automáticamente y se avisa a la persona adecuada.
- Cuadros de mando e informesTiempo de ciclo, tasa de procesamiento sin intervención, excepciones y horas ahorradas, en Power BI o en un informe sencillo.
- Manuales y formaciónGuías para administradores y usuarios finales, más formación práctica para su equipo de cuentas por pagar, aprobadores y administradores.
Seguridad y confianza
Construido dentro de su empresa.
Y de su propiedad.
- 01
Sus datos nunca salen de su empresa.
Todo funciona dentro de su propio tenant de Microsoft 365 y Power Platform. Facturas, datos extraídos, aprobaciones y registros se procesan y almacenan allí. No en nuestros servidores ni en ninguna plataforma de terceros.
- 02
Sin dependencia. Todo es suyo.
Construimos en su entorno, con sus licencias. Flujos, aplicaciones, configuración y documentación son suyos desde el primer día. Nada depende de nosotros para seguir funcionando. Manténgalo usted mismo o con quien elija.
- 03
El dinero lo liberan las personas.
La automatización nunca elimina un control. Hace que los controles cuesten menos. El flujo prepara cada remesa de pagos, hasta el fichero bancario. Una persona la autoriza. Siempre.
Todos los controles, uno a uno.
Lo que incorporamos por defecto en cada flujo.
- En su tenantLos flujos se ejecutan en su entorno de Power Platform; los archivos permanecen en su SharePoint o Dataverse.
- Datos en la UE, RGPDSe aplica la región de su tenant: en tenants de la UE, los datos permanecen en centros de datos de la UE. Trabajamos con un contrato de encargo del tratamiento.
- Sin entrenamiento de modelosLos documentos los leen servicios de IA de Microsoft según las condiciones de su tenant. Sus facturas no se usan para entrenar modelos.
- Acceso por rolesCada persona ve y hace solo lo que su rol necesita: cuentas por pagar, aprobador, controller, tesorería, administrador.
- Segregación de funcionesQuien da de alta un proveedor no puede aprobar sus facturas. Quien aprueba no puede autorizar el pago.
- Cuatro ojos en los datos maestrosLos proveedores nuevos y los datos bancarios modificados necesitan una segunda persona antes de usarse.
- Doble control en los pagosEl flujo prepara las remesas de pago y las autorizan personas. Una o dos, según su norma.
- Pista de auditoría completaCada paso registrado: quién, qué, cuándo, desde dónde y con qué comentario. Lista para el auditor.
- Conexiones con mínimo privilegioCuentas de servicio dedicadas, con solo los permisos que necesita cada flujo. Ninguna cuenta personal en producción.
- Credenciales fuera de los flujosLas credenciales se guardan en variables de entorno seguras o en un almacén de claves, nunca dentro de un flujo.
- Prevención de pérdida de datosLas directivas de conectores impiden que los datos salgan de los servicios aprobados. Entornos de prueba y producción separados.
- Cifrado de extremo a extremoMicrosoft 365 cifra sus datos en tránsito y en reposo. Los ficheros bancarios nunca viajan por correo electrónico.
- Conservación según sus reglasRegistros, documentos y decisiones se conservan exactamente el tiempo que exigen su política y la ley.
- Monitorización y alertasLas ejecuciones fallidas se reintentan, se notifican y se ponen en cola. Nada se pierde en silencio.
- Acceso bajo su controlTrabajamos con cuentas que usted nos concede, con MFA. Puede revocarlas en cualquier momento.
Qué obtiene
Empiece por un proceso.
Después, añada el siguiente.
Cada proyecto tiene un alcance cerrado y un precio cerrado. Sabe exactamente qué obtiene antes de empezar, y todo lo que construimos es suyo.
Auditoría
Vea a dónde se van las horas.
- El mapa de un proceso de principio a fin: quién interviene en qué y cuánto tarda
- Candidatos a automatizar, ordenados por horas ahorradas
- Estimación de horas ahorradas y plazo de retorno de la inversión
- Plan de licencias con costes, antes de comprometerse
- Una hoja de ruta que puede ejecutar con o sin nosotros
Implantación
Un proceso. De principio a fin.
- Un flujo en producción, de la factura al pago conciliado
- Captura con IA, umbrales de confianza y cola de revisión
- Aprobaciones en Teams u Outlook, cada decisión registrada
- Contabilización en el ERP, remesas de pago, conciliación bancaria, contabilización de diferencias de cambio
- Manuales por escrito: una guía de administración y guías para usuarios finales
- Formación práctica para su equipo de cuentas por pagar, aprobadores y administradores
Operación
Lo mantenemos en marcha y lo seguimos mejorando.
- Monitorización y alertas en cada flujo
- Correcciones y pequeños cambios, sin abrir un proyecto nuevo
- Un informe mensual de horas ahorradas
- Una revisión trimestral del siguiente proceso a automatizar
¿No sabe por dónde empezar?
Los primeros 30 minutos son gratis. Analizamos un proceso, normalmente de la factura al pago, y le decimos qué automatizaríamos primero y cuánto le ahorraría.
Lo que preguntan los equipos financieros.
¿Dónde están nuestros datos?
Dentro de su empresa. Todo funciona en su propio tenant de Microsoft 365 y Power Platform: facturas, datos extraídos, aprobaciones y registros se procesan y almacenan allí, no en nuestros servidores ni en plataformas de terceros. Trabajamos con cuentas que usted nos concede y puede revocar.
¿Quedamos atados a ustedes?
No. Construimos en su entorno, con sus licencias, y todo es suyo: flujos, aplicaciones, configuración y documentación. Nada depende de nosotros para seguir funcionando. Puede mantenerlo su propio equipo o quien usted elija.
¿Qué pasa después de la puesta en marcha?
Su equipo recibe manuales por escrito (una guía de administración y guías para usuarios finales) y formación práctica para el equipo de cuentas por pagar, los aprobadores y los administradores. Después, lo gestiona su equipo, o nosotros lo mantenemos en marcha y lo mejoramos con el servicio Operación.
¿Hasta qué punto puede ser complejo?
Tanto como su estructura financiera: varias sociedades y ERP, varios bancos y divisas, operaciones intragrupo, facturas con y sin pedido, aprobaciones en varios niveles. Empezamos por un proceso, demostramos que funciona y después ampliamos.
No usamos Microsoft. ¿Pueden ayudarnos igualmente?
Sí. SharePoint y Power Automate son nuestra opción por defecto porque la mayoría de los equipos financieros ya pagan por ellos. Si Microsoft no es su plataforma, o prefiere no usarla, revisamos las herramientas que tiene y le decimos con franqueza sobre qué construiríamos.
¿Necesitamos software o licencias nuevas?
Normalmente, poco. Con Microsoft 365 ya tiene Outlook, Teams y SharePoint. Las funciones premium de Power Automate y el procesamiento de documentos con IA pueden requerir licencias adicionales, según el volumen. La Auditoría termina con un plan de licencias y su coste mensual, antes de que se comprometa.
¿Con qué ERP y bancos funciona?
Contabilizamos en cualquier ERP que acepte un fichero de importación o tenga API, por ejemplo Sage, a3ERP o Holded, y trabajamos con cualquier banco que use formatos estándar: SEPA pain.001 para pagos, camt.053 o MT940 para extractos.
¿La IA toma decisiones financieras?
No. La IA lee documentos y sugiere emparejamientos e imputaciones. Los umbrales deciden qué pasa directamente y qué va a una persona. Las aprobaciones, los cambios de proveedores y la autorización de pagos siempre son humanos. Sus facturas no se usan para entrenar modelos.
¿Cuánto tarda en funcionar?
La Auditoría dura de una a dos semanas. Un primer proceso entra en producción en un plazo de dos a seis semanas, según el volumen y las integraciones.
¿Qué pasa si algo falla?
Cada flujo registra cada paso, reintenta lo que se puede reintentar y avisa a la persona adecuada. Con el servicio Operación, monitorizamos, corregimos e informamos cada mes. Sin él, su equipo tiene los manuales y la formación para hacerse cargo.
¿Qué incluye el diagnóstico gratuito?
30 minutos por videollamada, en inglés. Analizamos un proceso, normalmente de la factura al pago, y le decimos qué automatizaríamos primero y, aproximadamente, cuánto le ahorraría. Sin presentaciones, sin compromiso.