Automatização financeira de qualquer complexidade, dentro do seu próprio Microsoft 365
Finanças que
funcionam sozinhas.
Lemos a fatura, enviamo-la para aprovação, fazemos o lançamento, preparamos o lote de pagamentos, reconciliamos o banco e registamos a diferença de câmbio. Um único fluxo, construído em SharePoint e Power Automate no seu próprio tenant. A sua equipa só trata das exceções.
Gratuita · 30 minutos · videochamada em inglês · de 3.ª a 5.ª feira, das 10:00 às 16:00 CET
Construído sobre o que já tem
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- O seu ERP
- O seu banco
Não usa Microsoft? Também trabalhamos com outras ferramentas e dizemos-lhe com franqueza qual é a mais adequada.
O problema, em números
3,1 dias ou 17,4.
A mesma fatura.
As melhores equipas de contas a pagar processam uma fatura em cerca de três dias. As restantes demoram mais de duas semanas e pagam quase cinco vezes mais por isso. A maior parte dessa diferença é trabalho manual que um fluxo pode fazer.
Como funciona
Um fluxo.
Seis passos.
A maior parte da automatização de contas a pagar termina quando a fatura é lançada. O trabalho não termina aí. Automatizamos o ciclo completo e mantemos todos os controlos pelo caminho.
- 01 · Fatura
A caixa de correio lê-se sozinha.
Um fluxo vigia a caixa de correio de contas a pagar. A IA lê cada PDF (fornecedor, NIF, número, datas, moeda, valores) e atribui um grau de confiança a cada campo. Tudo o que fica abaixo do limiar vai para uma pessoa.
- 02 · Aprovação
Um toque no Teams.
O fornecedor é identificado nos dados mestre: primeiro pelo NIF, depois pelo IBAN, depois pelo nome. O aprovador recebe o PDF e os dados lado a lado no Teams ou no Outlook. Cada decisão fica registada.
- 03 · Lançamento
Contabilizado sem digitar.
As faturas aprovadas seguem para o seu ERP através do formato de importação ou da API. Chegam já classificadas, com o IVA discriminado, e arquivadas com a pista de auditoria completa.
- 04 · Pagamento
Pagamentos preparados.
As faturas a pagar são agrupadas por data de vencimento e moeda numa proposta de pagamento. Uma pessoa autoriza-a. Depois, o fluxo envia o lote para o banco.
- 05 · Reconciliação
Extratos que se conferem sozinhos.
O extrato bancário regressa. Cada linha é associada ao respetivo pagamento por valor, referência e IBAN, e a partida em aberto fica fechada. Só as diferenças reais chegam à sua equipa.
- 06 · Câmbio
Taxas registadas.
Quando a taxa do dia do pagamento difere da taxa da fatura, calcula-se e contabiliza-se o ganho ou a perda cambial realizada. As duas taxas ficam registadas para o auditor.
A sua equipa só trata das exceções. Tudo o resto funciona sozinho.
Funcionalidades
Tudo o que automatizamos.
Captura
- Leitura de faturas com IALemos PDFs, digitalizações e o corpo dos e-mails, cabeçalho e linhas, com um grau de confiança em cada campo.
- Fila de revisãoOs campos abaixo do seu limiar vão para uma pessoa. Tudo o resto segue diretamente.
- Deteção de duplicadosImpedimos que a mesma fatura entre duas vezes: número, fornecedor, valor e data.
- Pronto para a faturação eletrónicaRecebemos faturas estruturadas UBL / Peppol a par dos PDFs, para que as obrigações de faturação eletrónica o encontrem preparado.
Fornecedores
- Identificação do fornecedorPrimeiro o NIF, depois o IBAN, depois o nome. O fornecedor certo é encontrado mesmo sem nota de encomenda.
- Criação de fornecedores com aprovaçãoValidação do NIF e do registo comercial, confirmação da conta bancária e um segundo aprovador antes de um novo fornecedor ficar ativo.
- Controlo de alterações de dados bancáriosUm IBAN alterado nunca recebe pagamentos antes de ser verificado e aprovado.
Classificação e aprovação
- Regras de classificaçãoConta contabilística, centro de custo e código de IVA por linha, aprendidos com o histórico do fornecedor, a nota de encomenda ou o texto da linha.
- Circuito de aprovaçãoPor centro de custo, valor, empresa e fornecedor, com limites, aprovação em dois níveis e substitutos.
- Aprovações no Teams e no OutlookPDF e dados lado a lado. Aprovar, rejeitar ou comentar com um toque.
- Lembretes e escalamentosNada fica esquecido: lembrete após 24 horas, escalamento após 48. As regras são definidas por si.
- Filas de exceçõesItens rejeitados, sem correspondência ou pouco claros vão para uma única fila, com o motivo indicado.
Lançamento
- Exportação e lançamento no ERPAtravés do formato de importação ou da API do seu ERP: classificado, com o IVA discriminado, arquivado.
- Tratamento do IVAIVA nacional, autoliquidação e aquisições intracomunitárias contabilizados como o seu contabilista espera.
- Multiempresa e multimoedaVárias empresas, moedas, ERPs e contas bancárias num só fluxo.
- ArquivoPDF, dados extraídos e todas as decisões guardados em conjunto, durante o tempo que a sua política definir.
Pagamentos
- Propostas de pagamentoFaturas a pagar agrupadas por data, moeda e conta bancária, prontas para revisão.
- Autorização humana, controlo duploO fluxo prepara o lote. São pessoas que o autorizam, duas se assim quiser.
- Ficheiros bancáriosSEPA pain.001 e os formatos que o seu banco aceita.
Reconciliação e câmbio
- Reconciliação bancáriaExtratos camt.053 ou MT940 cruzados por valor, referência e IBAN. As partidas em aberto fecham-se sozinhas.
- Ganhos e perdas cambiaisDiferenças realizadas calculadas e contabilizadas, com as duas taxas registadas.
- Taxas registadasTaxas do BCE ou do seu banco, guardadas com cada lançamento em moeda estrangeira.
Operação
- Monitorização e novas tentativasCada execução fica registada. As falhas são repetidas automaticamente e comunicadas à pessoa certa.
- Painéis e relatóriosTempo de ciclo, taxa de processamento sem intervenção, exceções e horas poupadas, em Power BI ou num relatório simples.
- Manuais e formaçãoGuias para administradores e utilizadores finais, mais formação prática para a sua equipa de contas a pagar, aprovadores e administradores.
Segurança e confiança
Construído dentro de portas.
E tudo é seu.
- 01
Os seus dados nunca saem da empresa.
Tudo corre dentro do seu próprio tenant de Microsoft 365 e Power Platform. Faturas, dados extraídos, aprovações e registos são processados e guardados aí. Não nos nossos servidores, nem em qualquer plataforma de terceiros.
- 02
Sem dependência. Tudo é seu.
Construímos no seu ambiente, com as suas licenças. Fluxos, aplicações, configuração e documentação são seus desde o primeiro dia. Nada depende de nós para continuar a funcionar. Pode mantê-lo internamente ou com quem quiser.
- 03
Só pessoas autorizam pagamentos.
A automatização nunca elimina um controlo. Torna-o mais barato de executar. O fluxo prepara cada lote de pagamentos, até ao ficheiro bancário. Uma pessoa autoriza-o. Sempre.
Todos os controlos, um a um.
O que incluímos de raiz em cada fluxo.
- No seu tenantOs fluxos correm no seu ambiente Power Platform; os ficheiros ficam no seu SharePoint ou Dataverse.
- Dados na UE, RGPDAplica-se a região do seu tenant: em tenants da UE, os dados ficam em centros de dados na UE. Trabalhamos ao abrigo de um acordo de tratamento de dados.
- Sem treino de modelosOs documentos são lidos pelos serviços de IA da Microsoft nos termos do seu tenant. As suas faturas não são usadas para treinar modelos.
- Acesso por perfilCada pessoa vê e faz apenas o que o seu perfil exige: contas a pagar, aprovador, controller, tesouraria, administrador.
- Segregação de funçõesQuem cria um fornecedor não pode aprovar as faturas dele. Quem aprova não pode autorizar o pagamento.
- Quatro olhos nos dados mestreNovos fornecedores e dados bancários alterados precisam de uma segunda pessoa antes de serem usados.
- Controlo duplo nos pagamentosOs lotes de pagamento são preparados pelo fluxo e autorizados por pessoas. Uma ou duas, conforme a sua regra.
- Pista de auditoria completaCada passo fica registado: quem, o quê, quando, de onde e com que comentário. Pronta para o auditor.
- Ligações com privilégios mínimosContas de serviço dedicadas, apenas com as permissões de que cada fluxo precisa. Sem contas pessoais em produção.
- Credenciais fora dos fluxosAs credenciais ficam em variáveis de ambiente seguras ou num cofre de chaves, nunca dentro de um fluxo.
- Prevenção de perda de dadosPolíticas de conectores impedem que os dados saiam dos serviços aprovados. Ambientes de teste e de produção separados.
- Encriptação de ponta a pontaO Microsoft 365 encripta os seus dados em trânsito e em repouso. Os ficheiros bancários nunca circulam por e-mail.
- Retenção definida por siRegistos, documentos e decisões são guardados exatamente durante o tempo que a sua política e a lei exigem.
- Monitorização e alertasAs execuções falhadas são repetidas, sinalizadas e colocadas em fila. Nada se perde em silêncio.
- Acesso controlado por siTrabalhamos com contas que nos concede, com MFA. Pode revogá-las a qualquer momento.
O que recebe
Comece por um processo.
Depois junte o seguinte.
Cada projeto tem âmbito e preço fixos. Sabe exatamente o que recebe antes de começarmos, e tudo o que construímos é seu.
Diagnóstico
Veja para onde vão as horas.
- Um mapa de um processo, de ponta a ponta: quem faz o quê e quanto tempo demora
- Tarefas a automatizar, ordenadas por horas poupadas
- Estimativa de horas poupadas e prazo de retorno
- Plano de licenças com custos, antes de se comprometer
- Um roteiro que pode seguir connosco ou sem nós
Implementação
Um processo. De ponta a ponta.
- Um fluxo em produção, da fatura ao pagamento reconciliado
- Leitura com IA, com limiares de confiança e fila de revisão
- Aprovações no Teams ou no Outlook, com cada decisão registada
- Lançamento no ERP, lotes de pagamento, reconciliação bancária, contabilização cambial
- Manuais escritos: um guia de administração e guias para utilizadores finais
- Formação prática para a sua equipa de contas a pagar, aprovadores e administradores
Manutenção
Mantemos tudo a funcionar e a melhorar.
- Monitorização e alertas em todos os fluxos
- Correções e pequenas alterações, sem novo projeto
- Um relatório mensal de horas poupadas
- Uma análise trimestral do próximo processo a automatizar
Não sabe por onde começar?
Os primeiros 30 minutos são gratuitos. Olhamos para um processo, normalmente da fatura ao pagamento, e dizemos-lhe o que automatizaríamos primeiro e quanto pouparia.
Perguntas que as equipas financeiras fazem.
Onde ficam os nossos dados?
Dentro da sua empresa. Tudo corre no seu próprio tenant de Microsoft 365 e Power Platform: faturas, dados extraídos, aprovações e registos são processados e guardados aí, não nos nossos servidores nem em qualquer plataforma de terceiros. Trabalhamos com contas que nos concede e que pode revogar.
Ficamos dependentes de vocês?
Não. Construímos no seu ambiente, com as suas licenças, e tudo é seu: fluxos, aplicações, configuração e documentação. Nada depende de nós para continuar a funcionar. Pode mantê-lo internamente ou com quem quiser.
O que acontece depois da entrada em produção?
A sua equipa recebe manuais escritos (um guia de administração e guias para utilizadores finais) e formação prática para a equipa de contas a pagar, aprovadores e administradores. A partir daí, gere tudo internamente, ou nós mantemos tudo a funcionar e a melhorar no âmbito da Manutenção.
Até que ponto pode ser complexo?
Tão complexo como a sua estrutura financeira: várias empresas e ERPs, vários bancos e moedas, operações intragrupo, faturas com e sem nota de encomenda, aprovações em vários níveis. Começamos por um processo, provamos que funciona e depois alargamos.
Não usamos Microsoft. Podem ajudar na mesma?
Sim. SharePoint e Power Automate são a nossa opção habitual porque a maioria das equipas financeiras já paga por eles. Se a Microsoft não faz parte do seu ambiente, ou se prefere não a usar, analisamos as ferramentas que tem e dizemos-lhe com franqueza em que ferramenta construiríamos.
Precisamos de software ou licenças novas?
Normalmente, pouco. Com o Microsoft 365 já tem Outlook, Teams e SharePoint. As funcionalidades premium do Power Automate e o processamento de documentos com IA podem exigir licenças adicionais, consoante o volume. O Diagnóstico termina com um plano de licenças e o respetivo custo mensal, antes de se comprometer.
Que ERPs e bancos são compatíveis?
Fazemos lançamentos em qualquer ERP que aceite um ficheiro de importação ou tenha API, por exemplo PHC ou Primavera, e trabalhamos com qualquer banco que use formatos-padrão: SEPA pain.001 para pagamentos, camt.053 ou MT940 para extratos.
A IA toma decisões financeiras?
Não. A IA lê documentos e sugere correspondências e classificações. Os limiares decidem o que segue diretamente e o que vai para uma pessoa. Aprovações, alterações de fornecedores e autorizações de pagamento são sempre humanas. As suas faturas não são usadas para treinar modelos.
Quanto tempo até estar a funcionar?
O Diagnóstico demora uma a duas semanas. Um primeiro processo entra em produção em duas a seis semanas, consoante o volume e as integrações.
O que acontece quando algo falha?
Cada fluxo regista cada passo, repete o que pode ser repetido e alerta a pessoa certa. Na Manutenção, monitorizamos, corrigimos e enviamos um relatório mensal. Sem Manutenção, a sua equipa tem os manuais e a formação para assumir o sistema.
O que acontece na análise gratuita?
30 minutos numa videochamada, em inglês. Olhamos para um processo, normalmente da fatura ao pagamento, e dizemos-lhe o que automatizaríamos primeiro e, aproximadamente, quanto pouparia. Sem apresentações, sem compromisso.