Automatizácia financií akejkoľvek zložitosti, priamo vo vašom Microsoft 365
Financie, ktoré
bežia samy.
Faktúru vyťažíme, pošleme na schválenie, zaúčtujeme, pripravíme platobnú dávku, spárujeme bankový výpis a zaúčtujeme kurzový rozdiel. Jeden tok postavený na SharePointe a Power Automate vo vašom vlastnom prostredí Microsoft 365. Váš tím rieši len výnimky.
Zadarmo · 30 minút · videohovor v angličtine · ut–št, 10:00–16:00 SEČ
Postavené na tom, čo už máte
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- Váš ERP
- Vaša banka
Nepoužívate Microsoft? Staviame aj na iných nástrojoch a otvorene vám povieme, ktorý sa hodí.
Problém v číslach
3,1 dňa alebo 17,4.
Rovnaká faktúra.
Najlepšie tímy záväzkov spracujú faktúru zhruba za tri dni. Ostatným to trvá viac ako dva týždne a platia za to takmer päťkrát viac. Väčšinu rozdielu tvorí ručná práca, ktorú zvládne tok.
Ako to funguje
Jeden tok.
Šesť krokov.
Väčšina automatizácie záväzkov končí zaúčtovaním faktúry. Práca však nie. Automatizujeme celý cyklus a zachováme v ňom každú kontrolu.
- 01 · Faktúra
Schránka sa číta sama.
Tok sleduje e-mailovú schránku pre faktúry. AI prečíta každé PDF (dodávateľ, IČ DPH, číslo, dátumy, mena, sumy) a pri každom poli vyhodnotí mieru istoty. Všetko pod prahom ide k človeku.
- 02 · Schválenie
Jedno ťuknutie v Teams.
Dodávateľ sa dohľadá v kmeňových údajoch: najprv podľa IČ DPH, potom podľa IBAN, nakoniec podľa názvu. Schvaľovateľ vidí PDF a údaje vedľa seba v Teams alebo Outlooku. Každé rozhodnutie sa zaznamená.
- 03 · Zaúčtovanie
Zaúčtované bez prepisovania.
Schválené faktúry idú do vášho ERP cez jeho importný formát alebo API. Prichádzajú s predkontáciou a rozpisom DPH, archivované s kompletnou auditnou stopou.
- 04 · Platba
Platobné dávky pripravené.
Splatné faktúry sa zoskupia podľa dátumu splatnosti a meny do návrhu platieb. Človek ho autorizuje. Potom tok odošle dávku do banky.
- 05 · Párovanie
Výpisy sa spárujú samy.
Príde bankový výpis. Každý riadok sa spáruje s platbou podľa sumy, variabilného symbolu a IBAN a otvorená položka sa uzavrie. K vášmu tímu sa dostanú len skutočné rozdiely.
- 06 · Kurzy
Kurzy zdokumentované.
Keď sa kurz v deň platby líši od kurzu na faktúre, realizovaný kurzový zisk alebo strata sa vypočíta a zaúčtuje. Oba kurzy zostávajú zaznamenané pre audítora.
Váš tím rieši len výnimky. Všetko ostatné beží samo.
Funkcie
Všetko, čo automatizujeme.
Vyťažovanie
- Vyťažovanie faktúr pomocou AIČítame PDF, skeny aj text e-mailov, hlavičku aj riadky, s mierou istoty pri každom poli.
- Front na kontroluPolia pod vaším prahom idú k človeku. Všetko ostatné prejde rovno.
- Detekcia duplicítRovnakú faktúru nepustíme dvakrát: číslo, dodávateľ, suma a dátum.
- Pripravené na e-faktúryOkrem PDF prijímame aj štruktúrované faktúry UBL / Peppol, takže povinná e-fakturácia vás zastihne pripravených.
Dodávatelia
- Párovanie dodávateľovNajprv IČ DPH, potom IBAN, nakoniec názov. Správneho dodávateľa nájdeme aj bez objednávky.
- Zakladanie dodávateľov so schválenímKontrola DPH a registrov, overenie bankového účtu a druhý schvaľovateľ skôr, než sa nový dodávateľ aktivuje.
- Kontrola zmien bankových údajovNa zmenený IBAN neodíde žiadna platba, kým nie je overený a schválený.
Predkontácia a schvaľovanie
- Pravidlá predkontácieÚčet, stredisko a kód DPH pre každý riadok, naučené z histórie dodávateľa, objednávky alebo textu riadku.
- Schvaľovací postupPodľa strediska, sumy, spoločnosti a dodávateľa, s limitmi, dvojstupňovým schvaľovaním a zástupmi.
- Schvaľovanie v Teams a OutlookuPDF a údaje vedľa seba. Schváliť, zamietnuť alebo okomentovať jedným ťuknutím.
- Pripomienky a eskalácieNič nečaká bez povšimnutia: pripomienka po 24 hodinách, eskalácia po 48. Pravidlá určujete vy.
- Fronty výnimiekZamietnuté, nespárované alebo nejasné položky skončia v jednom fronte aj s dôvodom.
Zaúčtovanie
- Export a zaúčtovanie do ERPCez importný formát alebo API vášho ERP: s predkontáciou, rozpisom DPH, archivované.
- Spracovanie DPHTuzemská DPH, prenesenie daňovej povinnosti a nadobudnutie tovaru z EÚ zaúčtované tak, ako to očakáva váš účtovník.
- Viac spoločností, viac mienNiekoľko spoločností, mien, ERP a bankových účtov v jednom toku.
- ArchívPDF, vyťažené údaje a každé rozhodnutie uložené spolu, tak dlho, ako určuje vaša smernica.
Platby
- Návrhy platiebSplatné faktúry zoskupené podľa dátumu, meny a bankového účtu, pripravené na kontrolu.
- Autorizácia človekom, dvojitá kontrolaTok pripraví dávku. Autorizujú ju ľudia, ak chcete, tak dvaja.
- Bankové súborySEPA pain.001 a formáty, ktoré prijíma vaša banka.
Párovanie a kurzy
- Párovanie bankových výpisovVýpisy camt.053 alebo MT940 párované podľa sumy, variabilného symbolu a IBAN. Otvorené položky sa uzatvárajú samy.
- Kurzové zisky a stratyRealizované kurzové rozdiely vypočítané a zaúčtované, s oboma kurzami v zázname.
- Kurzy v záznameKurzy ECB alebo vašej banky, zachytené pri každom zaúčtovaní v cudzej mene.
Správa
- Monitoring a opakovanieKaždý beh sa zaznamená. Chyby sa automaticky opakujú a upozornenie dostane správna osoba.
- Dashboardy a reportingČas spracovania, podiel faktúr bez ručného zásahu, výnimky a ušetrené hodiny, v Power BI alebo v jednoduchom reporte.
- Manuály a školeniaPríručky pre administrátorov a používateľov a praktické školenie pre váš tím záväzkov, schvaľovateľov a administrátorov.
Bezpečnosť a dôvera
Postavené u vás.
Patrí vám.
- 01
Vaše údaje nikdy neopustia vašu firmu.
Všetko beží vo vašom vlastnom prostredí Microsoft 365 a Power Platform. Faktúry, vyťažené údaje, schválenia a logy sa spracúvajú a ukladajú tam. Nie na našich serveroch, nie na žiadnej platforme tretej strany.
- 02
Žiadna závislosť. Všetko patrí vám.
Staviame vo vašom prostredí, na vašich licenciách. Toky, aplikácie, konfigurácia aj dokumentácia sú vaše od prvého dňa. Nič nepotrebuje nás, aby to ďalej bežalo. Spravujte si to sami alebo s kýmkoľvek, koho si vyberiete.
- 03
O peniazoch rozhodujú ľudia.
Automatizácia nikdy neodstráni kontrolu. Len ju zlacní. Tok pripraví každú platobnú dávku až po bankový súbor. Autorizuje ju človek. Vždy.
Všetky kontroly v prehľade.
Čo štandardne zabudovávame do každého toku.
- Vo vašom prostredíToky bežia vo vašom prostredí Power Platform, súbory zostávajú vo vašom SharePointe alebo Dataverse.
- Údaje v EÚ, GDPRPlatí región vášho prostredia Microsoft 365: pri prostrediach v EÚ zostávajú údaje v dátových centrách v EÚ. Pracujeme na základe zmluvy o spracúvaní osobných údajov.
- Žiadne trénovanie modelovDokumenty čítajú AI služby Microsoftu za podmienok vašej zmluvy s Microsoftom. Vaše faktúry sa nepoužívajú na trénovanie modelov.
- Prístup podľa rolíKaždý vidí a robí len to, čo potrebuje jeho rola: záväzky, schvaľovateľ, controller, treasury, administrátor.
- Oddelenie povinnostíKto zakladá dodávateľa, nemôže schvaľovať jeho faktúry. Kto schvaľuje, nemôže autorizovať platbu.
- Princíp štyroch očí pri kmeňových údajochNoví dodávatelia a zmenené bankové údaje potrebujú druhú osobu skôr, než sa použijú.
- Dvojitá kontrola platiebPlatobné dávky pripravuje tok a autorizujú ľudia. Jeden alebo dvaja, podľa vášho pravidla.
- Kompletná auditná stopaKaždý krok zaznamenaný: kto, čo, kedy, odkiaľ a s akým komentárom. Pripravené pre audítora.
- Pripojenia s minimálnymi oprávneniamiVyhradené servisné účty len s oprávneniami, ktoré daný tok potrebuje. Žiadne osobné účty v produkcii.
- Heslá a kľúče mimo tokovPrihlasovacie údaje sú v zabezpečených premenných prostredia alebo v trezore kľúčov, nikdy priamo v toku.
- Ochrana pred únikom údajovPravidlá konektorov bránia tomu, aby údaje opustili schválené služby. Oddelené testovacie a produkčné prostredie.
- Šifrované od začiatku do koncaMicrosoft 365 šifruje vaše údaje pri prenose aj pri uložení. Bankové súbory nikdy nejdú e-mailom.
- Doba uchovávania podľa vásLogy, dokumenty a rozhodnutia uchovávame presne tak dlho, ako vyžaduje vaša smernica a zákon.
- Monitoring a upozorneniaNeúspešné behy sa opakujú, hlásia a zaraďujú do frontu. Nič nezmizne potichu.
- Prístup pod vašou kontrolouPracujeme cez účty, ktoré nám pridelíte, s MFA. Kedykoľvek ich môžete odobrať.
Čo dostanete
Začnite jedným procesom.
Potom pridajte ďalší.
Každá zákazka má pevný rozsah a pevnú cenu. Pred začiatkom presne viete, čo dostanete, a všetko, čo postavíme, je vaše.
Audit
Uvidíte, kam miznú hodiny.
- Mapa jedného procesu od začiatku do konca: kto čo robí a ako dlho to trvá
- Kandidáti na automatizáciu zoradení podľa ušetrených hodín
- Odhad ušetrených hodín a doba návratnosti
- Plán licencií s nákladmi, skôr než sa zaviažete
- Plán ďalšieho postupu, ktorý zvládnete s nami aj bez nás
Implementácia
Jeden proces. Od začiatku do konca.
- Produkčný tok od faktúry po spárovanú platbu
- Vyťažovanie pomocou AI s prahmi istoty a frontom na kontrolu
- Schvaľovanie v Teams alebo Outlooku, každé rozhodnutie zaznamenané
- Zaúčtovanie do ERP, platobné dávky, párovanie výpisov, zaúčtovanie kurzových rozdielov
- Písomné manuály: príručka pre administrátora a príručky pre používateľov
- Praktické školenie pre váš tím záväzkov, schvaľovateľov a administrátorov
Prevádzka
Udržiavame všetko v chode a zlepšujeme to.
- Monitoring a upozornenia pri každom toku
- Opravy a drobné zmeny bez nového projektu
- Mesačný report ušetrených hodín
- Štvrťročný pohľad na ďalší proces na automatizáciu
Neviete, kde začať?
Prvých 30 minút je zadarmo. Pozrieme sa na jeden proces, zvyčajne od faktúry po platbu, a povieme vám, čo by sme automatizovali ako prvé a koľko by to ušetrilo.
Na čo sa pýtajú finančné tímy.
Kde sú naše údaje?
U vás vo firme. Všetko beží vo vašom vlastnom prostredí Microsoft 365 a Power Platform: faktúry, vyťažené údaje, schválenia a logy sa spracúvajú a ukladajú tam, nie na našich serveroch ani na platforme tretej strany. Pracujeme cez účty, ktoré nám pridelíte a ktoré môžete odobrať.
Budeme od vás závislí?
Nie. Staviame vo vašom prostredí, na vašich licenciách, a všetko patrí vám: toky, aplikácie, konfigurácia aj dokumentácia. Nič nepotrebuje nás, aby to ďalej bežalo. Spravujete to sami alebo s kýmkoľvek, koho si vyberiete.
Čo sa deje po spustení?
Váš tím dostane písomné manuály (príručku pre administrátora a príručky pre používateľov) a praktické školenie pre tím záväzkov, schvaľovateľov a administrátorov. Potom to prevádzkujete sami, alebo to v rámci služby Prevádzka udržiavame v chode a zlepšujeme my.
Aké zložité to môže byť?
Také zložité ako vaše financie: niekoľko spoločností a ERP, viac bánk a mien, vnútroskupinové transakcie, faktúry s objednávkou aj bez nej, viacúrovňové schvaľovanie. Začneme jedným procesom, overíme ho v praxi a potom rozšírime.
Nepoužívame Microsoft. Pomôžete nám aj tak?
Áno. SharePoint a Power Automate sú naša predvolená voľba, pretože za ne väčšina finančných tímov už platí. Ak Microsoft nepoužívate alebo ho používať nechcete, pozrieme sa na nástroje, ktoré máte, a otvorene povieme, na čom by sme stavali.
Potrebujeme nový softvér alebo licencie?
Zvyčajne nie veľa. S Microsoft 365 už máte Outlook, Teams a SharePoint. Prémiové funkcie Power Automate a spracovanie dokumentov pomocou AI môžu podľa objemu vyžadovať ďalšie licencie. Audit končí plánom licencií a ich mesačnými nákladmi, skôr než sa zaviažete.
S akými ERP a bankami to funguje?
Účtujeme do akéhokoľvek ERP, ktoré prijíma importný súbor alebo má API, napríklad Pohoda, Money S3 alebo Omega, a spolupracujeme s akoukoľvek bankou, ktorá používa štandardné formáty: SEPA pain.001 pre platby, camt.053 alebo MT940 pre výpisy.
Rozhoduje AI o financiách?
Nie. AI číta dokumenty a navrhuje párovanie a predkontáciu. O tom, čo prejde rovno a čo ide k človeku, rozhodujú prahy. Schvaľovanie, zmeny dodávateľov a autorizácia platieb sú vždy na ľuďoch. Vaše faktúry sa nepoužívajú na trénovanie modelov.
Za ako dlho to bude bežať?
Audit trvá jeden až dva týždne. Prvý proces sa spustí za dva až šesť týždňov, podľa objemu a integrácií.
Čo ak sa niečo pokazí?
Každý tok zaznamenáva každý krok, opakuje, čo sa opakovať dá, a upozorní správnu osobu. V rámci služby Prevádzka monitorujeme, opravujeme a každý mesiac reportujeme. Bez nej má váš tím manuály a školenie, aby si všetko spravoval sám.
Ako prebieha bezplatné posúdenie?
30 minút na videohovore, v angličtine. Pozrieme sa na jeden proces, zvyčajne od faktúry po platbu, a povieme vám, čo by sme automatizovali ako prvé a zhruba koľko by to ušetrilo. Žiadne prezentácie, žiadny záväzok.