Automatizacija financija bilo koje složenosti, unutar vašeg Microsoft 365
Financije koje
rade same.
Očitamo račun, pošaljemo ga na odobrenje, proknjižimo ga, pripremimo plaćanja, uskladimo izvod i proknjižimo tečajnu razliku. Jedan tok, izgrađen na alatima SharePoint i Power Automate u vašem vlastitom Microsoft 365 okruženju. Vaš tim bavi se samo iznimkama.
Besplatno · 30 minuta · videopoziv na engleskom · od utorka do četvrtka, 10:00–16:00 CET
Izgrađeno na onome što već imate
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- Vaš ERP
- Vaša banka
Ne koristite Microsoft? Gradimo i na drugim alatima i iskreno ćemo vam reći koji vam odgovara.
Problem u brojkama
3,1 dana ili 17,4.
Isti račun.
Najbolji odjeli obveza prema dobavljačima obrade račun za otprilike tri dana. Svi ostali trebaju više od dva tjedna i za to plaćaju gotovo pet puta više. Većina te razlike je ručni rad koji automatizirani tok može obaviti.
Kako radi
Jedan tok.
Šest koraka.
Većina rješenja za automatizaciju ulaznih računa staje kad je račun proknjižen. Posao tu ne staje. Mi automatiziramo cijeli ciklus i u njemu zadržavamo svaku kontrolu.
- 01 · Račun
Pretinac se čita sam.
Tok prati poštanski pretinac za ulazne račune. AI čita svaki PDF (dobavljač, OIB / PDV ID, broj, datumi, valuta, iznosi) i za svako polje procjenjuje koliko je siguran. Sve ispod praga ide djelatniku.
- 02 · Odobravanje
Jedan dodir u Teamsu.
Dobavljač se povezuje s matičnim podacima: prvo po OIB-u / PDV ID-u, zatim po IBAN-u, pa po nazivu. Odobravatelj dobiva PDF i podatke jedno uz drugo u Teamsu ili Outlooku. Svaka odluka se bilježi.
- 03 · Knjiženje
Proknjiženo bez tipkanja.
Odobreni računi idu u vaš ERP putem njegova formata za uvoz ili API-ja. Stižu kontirani i s raščlambom PDV-a, arhivirani s potpunim revizijskim tragom.
- 04 · Plaćanje
Plaćanja, pripremljena.
Dospjeli računi grupiraju se po datumu dospijeća i valuti u prijedlog plaćanja. Djelatnik ga odobrava. Zatim tok šalje paket naloga banci.
- 05 · Usklađivanje
Izvodi se zatvaraju sami.
Stiže bankovni izvod. Svaka stavka povezuje se sa svojim plaćanjem po iznosu, pozivu na broj i IBAN-u, a otvorena stavka se zatvara. Do vašeg tima dolaze samo stvarne razlike.
- 06 · Tečaj
Tečajevi ostaju zabilježeni.
Kad se tečaj na dan plaćanja razlikuje od tečaja na računu, ostvarena pozitivna ili negativna tečajna razlika izračunava se i knjiži. Oba tečaja ostaju zabilježena za revizora.
Vaš tim bavi se samo iznimkama. Sve ostalo radi samo.
Mogućnosti
Sve što automatiziramo.
Zaprimanje
- AI očitavanje računaČitamo PDF-ove, skenove i tekst e-pošte, zaglavlje i stavke, s ocjenom pouzdanosti za svako polje.
- Red za provjeruPolja ispod vašeg praga idu djelatniku. Sve ostalo prolazi izravno.
- Otkrivanje duplikataIsti račun ne prolazi dvaput: provjeravamo broj, dobavljača, iznos i datum.
- Spremni za e-računeUz PDF-ove zaprimamo i strukturirane UBL / Peppol račune, pa vas obveze e-računa zateknu spremne.
Dobavljači
- Prepoznavanje dobavljačaPrvo OIB / PDV ID, zatim IBAN, pa naziv. Pravi dobavljač pronalazi se i bez narudžbenice.
- Uvođenje dobavljača uz odobrenjeProvjera PDV ID-a i registara, potvrda bankovnog računa i drugi odobravatelj prije nego što novi dobavljač postane aktivan.
- Kontrola promjene bankovnih podatakaNa promijenjeni IBAN ne plaća se ništa dok nije provjeren i odobren.
Kontiranje i odobravanje
- Pravila kontiranjaKonto, mjesto troška i porezna oznaka PDV-a po stavci, naučeni iz povijesti dobavljača, narudžbenice ili teksta stavke.
- Usmjeravanje odobrenjaPo mjestu troška, iznosu, društvu i dobavljaču, s limitima, odobravanjem u dvije razine i zamjenicima.
- Odobravanje u Teamsu i OutlookuPDF i podaci jedno uz drugo. Odobrite, odbijte ili komentirajte jednim dodirom.
- Podsjetnici i eskalacijeNišta ne čeka neprimijećeno: podsjetnik nakon 24 sata, eskalacija nakon 48. Pravila određujete vi.
- Redovi iznimakaOdbijeni, neupareni ili nejasni računi završavaju u jednom redu, s navedenim razlogom.
Knjiženje
- Izvoz i knjiženje u ERPPutem formata za uvoz ili API-ja vašeg ERP-a: kontirano, s raščlambom PDV-a, arhivirano.
- Obrada PDV-aTuzemni PDV, prijenos porezne obveze i stjecanja unutar EU-a, proknjiženi onako kako vaš računovođa očekuje.
- Više društava, više valutaViše društava, valuta, ERP sustava i bankovnih računa u jednom toku.
- ArhivaPDF, izvučeni podaci i svaka odluka pohranjeni zajedno, onoliko dugo koliko propisuje vaša politika.
Plaćanja
- Prijedlozi plaćanjaDospjeli računi grupirani po datumu, valuti i bankovnom računu, spremni za pregled.
- Odobravaju ljudi, dvostruka kontrolaTok priprema plaćanja. Odobravaju ih ljudi, dvije osobe ako želite.
- Bankovne datotekeSEPA pain.001 i formati koje vaša banka prihvaća.
Usklađivanje i tečajevi
- Usklađivanje s bankovnim izvodimaIzvodi camt.053 ili MT940 upareni po iznosu, pozivu na broj i IBAN-u. Otvorene stavke zatvaraju se same.
- Tečajne razlikeOstvarene razlike izračunate i proknjižene, uz oba zabilježena tečaja.
- Zabilježeni tečajeviTečajevi ESB-a ili vaše banke, zabilježeni uz svako knjiženje u stranoj valuti.
Rad sustava
- Nadzor i ponovni pokušajiSvako izvršavanje se bilježi. Neuspjela izvršavanja automatski se ponavljaju, a odgovorna osoba dobiva upozorenje.
- Nadzorne ploče i izvješćaVrijeme obrade, udio računa bez ručne obrade, iznimke i ušteđeni sati, u Power BI-ju ili jednostavnom izvješću.
- Priručnici i edukacijaUpute za administratore i krajnje korisnike te praktična edukacija za vaš tim ulaznih računa, odobravatelje i administratore.
Sigurnost i povjerenje
Izgrađeno unutar vaših zidova.
U vašem vlasništvu.
- 01
Vaši podaci nikad ne napuštaju tvrtku.
Sve radi unutar vašeg vlastitog Microsoft 365 i Power Platform okruženja (tenanta). Računi, izvučeni podaci, odobrenja i zapisi obrađuju se i pohranjuju ondje. Ne na našim poslužiteljima, ne na platformi treće strane.
- 02
Bez vezanja. Sve je vaše.
Gradimo u vašem okruženju, na vašim licencama. Tokovi, aplikacije, konfiguracija i dokumentacija vaši su od prvog dana. Ništa ne ovisi o nama da bi nastavilo raditi. Održavajte sami ili s kim god odaberete.
- 03
Plaćanja odobravaju ljudi.
Automatizacija nikad ne uklanja kontrolu. Ona čini kontrole jeftinijima. Tok priprema svako plaćanje, sve do bankovne datoteke. Odobrava ga čovjek. Uvijek.
Sve kontrole, jedna po jedna.
Što standardno ugrađujemo u svaki tok.
- U vašem tenantuTokovi rade u vašem Power Platform okruženju, a datoteke ostaju u vašem SharePointu ili Dataverseu.
- Podaci u EU-u, GDPRVrijedi regija vašeg tenanta: za tenante u EU-u podaci ostaju u podatkovnim centrima u EU-u. Radimo na temelju ugovora o obradi podataka.
- Bez treniranja modelaDokumente čitaju Microsoftovi AI servisi prema uvjetima vašeg tenanta. Vaši računi ne koriste se za treniranje modela.
- Pristup prema ulogamaSvatko vidi i radi samo ono što zahtijeva njegova uloga: ulazni računi, odobravatelj, kontroling, riznica, administrator.
- Razdvajanje dužnostiTko unese dobavljača, ne može odobriti njegove račune. Tko odobrava, ne može pustiti plaćanje.
- Četiri oka na matičnim podacimaZa nove dobavljače i promijenjene bankovne podatke potrebna je druga osoba prije nego što se koriste.
- Dvostruka kontrola plaćanjaPlaćanja priprema tok, a odobravaju ljudi. Jedna ili dvije osobe, prema vašem pravilu.
- Potpuni revizijski tragSvaki korak se bilježi: tko, što, kada, odakle i s kojim komentarom. Spremno za revizora.
- Veze s minimalnim ovlastimaNamjenski servisni računi samo s ovlastima koje pojedini tok treba. Bez osobnih računa u produkciji.
- Pristupni podaci izvan tokovaPristupni podaci čuvaju se u zaštićenim varijablama okruženja ili u key vaultu, nikad unutar toka.
- Sprječavanje curenja podatakaPravila za konektore sprječavaju da podaci napuste odobrene servise. Odvojena testna i produkcijska okruženja.
- Šifrirano s kraja na krajMicrosoft 365 šifrira vaše podatke u prijenosu i u mirovanju. Bankovne datoteke nikad ne putuju e-poštom.
- Rok čuvanja određujete viZapisi, dokumenti i odluke čuvaju se točno onoliko koliko zahtijevaju vaša politika i zakon.
- Nadzor i upozorenjaNeuspjela izvršavanja se ponavljaju, javljaju i stavljaju u red. Ništa se ne gubi neprimijećeno.
- Pristup pod vašom kontrolomRadimo putem korisničkih računa koje nam vi dodijelite, uz MFA. Možete ih opozvati u bilo kojem trenutku.
Što dobivate
Počnite s jednim procesom.
Zatim dodajte sljedeći.
Svaki projekt ima fiksni opseg i fiksnu cijenu. Prije početka točno znate što dobivate, a sve što izgradimo vaše je.
Analiza
Vidite kamo odlaze sati.
- Mapa jednog procesa od početka do kraja: tko što radi i koliko to traje
- Kandidati za automatizaciju poredani po ušteđenim satima
- Procjena ušteđenih sati i razdoblje povrata
- Plan licenci s troškovima, prije nego što se obvežete
- Plan razvoja koji možete provesti s nama ili bez nas
Implementacija
Jedan proces. Od početka do kraja.
- Produkcijski tok od računa do usklađenog plaćanja
- AI očitavanje s pragovima pouzdanosti i redom za provjeru
- Odobravanje u Teamsu ili Outlooku, svaka odluka zabilježena
- Knjiženje u ERP, plaćanja, usklađivanje s izvodima, knjiženje tečajnih razlika
- Pisani priručnici: upute za administratore i za krajnje korisnike
- Praktična edukacija za vaš tim ulaznih računa, odobravatelje i administratore
Održavanje
Održavamo ga i stalno poboljšavamo.
- Nadzor i upozorenja za svaki tok
- Ispravci i manje izmjene, bez novog projekta
- Mjesečno izvješće o ušteđenim satima
- Tromjesečni pregled sljedećeg procesa za automatizaciju
Niste sigurni odakle početi?
Prvih 30 minuta je besplatno. Pogledamo jedan proces, obično od računa do plaćanja, i kažemo vam što bismo prvo automatizirali i koliko bi to uštedjelo.
Pitanja koja postavljaju financijski timovi.
Gdje se nalaze naši podaci?
Unutar vaše tvrtke. Sve radi u vašem vlastitom Microsoft 365 i Power Platform okruženju: računi, izvučeni podaci, odobrenja i zapisi obrađuju se i pohranjuju ondje, a ne na našim poslužiteljima ili na platformi treće strane. Radimo putem korisničkih računa koje nam vi dodijelite i možete ih opozvati.
Jesmo li vezani uz vas?
Ne. Gradimo u vašem okruženju, na vašim licencama, i sve je vaše: tokovi, aplikacije, konfiguracija i dokumentacija. Ništa ne ovisi o nama da bi nastavilo raditi. Održavate ga sami ili s kim god odaberete.
Što slijedi nakon puštanja u rad?
Vaš tim dobiva pisane priručnike (upute za administratore i za krajnje korisnike) i praktičnu edukaciju za tim ulaznih računa, odobravatelje i administratore. Nakon toga sustav vodite sami ili ga mi održavamo i poboljšavamo u okviru paketa Održavanje.
Koliko složeno može biti?
Onoliko koliko je složena vaša financijska organizacija: više društava i ERP sustava, više banaka i valuta, transakcije unutar grupe, računi s narudžbenicom i bez nje, odobravanje u više razina. Počinjemo s jednim procesom, dokažemo da radi, a zatim proširujemo.
Ne koristimo Microsoft. Možete li ipak pomoći?
Da. SharePoint i Power Automate naš su standardni izbor jer ih većina financijskih timova već plaća. Ako Microsoft nije vaša platforma ili ga radije ne biste koristili, pogledamo alate koje imate i iskreno vam kažemo na čemu bismo gradili.
Trebamo li novi softver ili licence?
Obično ne mnogo. S Microsoft 365 već imate Outlook, Teams i SharePoint. Premium mogućnosti alata Power Automate i AI obrada dokumenata mogu zahtijevati dodatne licence, ovisno o obujmu. Analiza završava planom licenci i njihovim mjesečnim troškom, prije nego što se obvežete.
S kojim ERP sustavima i bankama radi?
Knjižimo u bilo koji ERP koji prihvaća datoteku za uvoz ili ima API, na primjer Pantheon ili Minimax, i radimo sa svakom bankom koja koristi standardne formate: SEPA pain.001 za plaćanja, camt.053 ili MT940 za izvode.
Donosi li AI financijske odluke?
Ne. AI čita dokumente i predlaže uparivanja i kontiranje. Pragovi određuju što prolazi izravno, a što ide djelatniku. Odobrenja, promjene podataka o dobavljačima i puštanje plaćanja uvijek rade ljudi. Vaši računi ne koriste se za treniranje modela.
Koliko traje dok sustav ne proradi?
Analiza traje jedan do dva tjedna. Prvi proces kreće u rad za dva do šest tjedana, ovisno o obujmu i integracijama.
Što ako se nešto pokvari?
Svaki tok bilježi svaki korak, ponavlja ono što se može ponoviti i upozorava odgovornu osobu. U okviru Održavanja pratimo, popravljamo i mjesečno izvještavamo. Bez Održavanja vaš tim ima priručnike i edukaciju da sustav vodi sam.
Što se događa na besplatnom pregledu?
30 minuta videopoziva, na engleskom jeziku. Pogledamo jedan proces, obično od računa do plaćanja, i kažemo vam što bismo prvo automatizirali i otprilike koliko bi to uštedjelo. Bez prezentacija, bez obveze.