Automatizace financí jakékoli složitosti, přímo ve vašem Microsoft 365
Finance, které
běží samy.
Fakturu vytěžíme, pošleme ke schválení, zaúčtujeme, připravíme platební dávku, spárujeme bankovní výpis a zaúčtujeme kurzový rozdíl. Jeden tok postavený na SharePointu a Power Automate ve vašem vlastním prostředí Microsoft 365. Váš tým řeší jen výjimky.
Zdarma · 30 minut · videohovor v angličtině · út–čt, 10:00–16:00 SEČ
Postaveno na tom, co už máte
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- Váš ERP
- Vaše banka
Nepoužíváte Microsoft? Stavíme i na jiných nástrojích a otevřeně vám řekneme, který se hodí.
Problém v číslech
3,1 dne nebo 17,4.
Stejná faktura.
Nejlepší týmy závazků zpracují fakturu zhruba za tři dny. Ostatním to trvá přes dva týdny a platí za to téměř pětkrát víc. Většinu rozdílu tvoří ruční práce, kterou zvládne tok.
Jak to funguje
Jeden tok.
Šest kroků.
Většina automatizace závazků končí zaúčtováním faktury. Práce ale ne. Automatizujeme celý cyklus a zachováme v něm každou kontrolu.
- 01 · Faktura
Schránka se čte sama.
Tok hlídá e-mailovou schránku pro faktury. AI přečte každé PDF (dodavatel, DIČ, číslo, data, měna, částky) a u každého pole vyhodnotí míru jistoty. Vše pod prahem jde k člověku.
- 02 · Schválení
Jedno klepnutí v Teams.
Dodavatel se dohledá v kmenových datech: nejdřív podle DIČ, pak podle IBAN, nakonec podle názvu. Schvalovatel vidí PDF a data vedle sebe v Teams nebo Outlooku. Každé rozhodnutí se zaznamená.
- 03 · Zaúčtování
Zaúčtováno bez přepisování.
Schválené faktury jdou do vašeho ERP přes jeho importní formát nebo API. Přicházejí s předkontací a rozpisem DPH, archivované s kompletní auditní stopou.
- 04 · Platba
Platební dávky připravené.
Splatné faktury se seskupí podle data splatnosti a měny do návrhu plateb. Člověk ho autorizuje. Pak tok odešle dávku do banky.
- 05 · Párování
Výpisy se spárují samy.
Přijde bankovní výpis. Každý řádek se spáruje s platbou podle částky, variabilního symbolu a IBAN a otevřená položka se uzavře. K vašemu týmu se dostanou jen skutečné rozdíly.
- 06 · Kurzy
Kurzy zdokumentované.
Když se kurz v den platby liší od kurzu na faktuře, realizovaný kurzový zisk nebo ztráta se vypočte a zaúčtuje. Oba kurzy zůstávají zaznamenané pro auditora.
Váš tým řeší jen výjimky. Všechno ostatní běží samo.
Funkce
Vše, co automatizujeme.
Vytěžování
- Vytěžování faktur pomocí AIČteme PDF, skeny i text e-mailů, hlavičku i řádky, s mírou jistoty u každého pole.
- Fronta ke kontrolePole pod vaším prahem jdou k člověku. Vše ostatní projde rovnou.
- Detekce duplicitStejnou fakturu nepustíme dvakrát: číslo, dodavatel, částka a datum.
- Připraveno na e-fakturyKromě PDF přijímáme i strukturované faktury UBL / Peppol, takže povinná e-fakturace vás zastihne připravené.
Dodavatelé
- Párování dodavatelůNejdřív DIČ, pak IBAN, nakonec název. Správného dodavatele najdeme i bez objednávky.
- Zakládání dodavatelů se schválenímKontrola DPH a rejstříků, ověření bankovního účtu a druhý schvalovatel, než se nový dodavatel aktivuje.
- Kontrola změn bankovních údajůNa změněný IBAN neodejde žádná platba, dokud není ověřen a schválen.
Předkontace a schvalování
- Pravidla předkontaceÚčet, středisko a kód DPH pro každý řádek, naučené z historie dodavatele, objednávky nebo textu řádku.
- Schvalovací postupPodle střediska, částky, společnosti a dodavatele, s limity, dvoustupňovým schvalováním a zástupy.
- Schvalování v Teams a OutlookuPDF a data vedle sebe. Schválit, zamítnout nebo okomentovat jedním klepnutím.
- Připomínky a eskalaceNic nečeká bez povšimnutí: připomínka po 24 hodinách, eskalace po 48. Pravidla určujete vy.
- Fronty výjimekZamítnuté, nespárované nebo nejasné položky skončí v jedné frontě i s důvodem.
Zaúčtování
- Export a zaúčtování do ERPPřes importní formát nebo API vašeho ERP: s předkontací, rozpisem DPH, archivované.
- Zpracování DPHTuzemské DPH, přenesená daňová povinnost a pořízení zboží z EU zaúčtované tak, jak to očekává váš účetní.
- Více společností, více měnNěkolik společností, měn, ERP a bankovních účtů v jednom toku.
- ArchivPDF, vytěžená data a každé rozhodnutí uložené pohromadě, tak dlouho, jak určuje vaše směrnice.
Platby
- Návrhy platebSplatné faktury seskupené podle data, měny a bankovního účtu, připravené ke kontrole.
- Autorizace člověkem, dvojí kontrolaTok připraví dávku. Autorizují ji lidé, pokud chcete, tak dva.
- Bankovní souborySEPA pain.001 a formáty, které přijímá vaše banka.
Párování a kurzy
- Párování bankovních výpisůVýpisy camt.053 nebo MT940 párované podle částky, variabilního symbolu a IBAN. Otevřené položky se uzavírají samy.
- Kurzové zisky a ztrátyRealizované kurzové rozdíly vypočtené a zaúčtované, s oběma kurzy v záznamu.
- Kurzy v záznamuKurzy ECB nebo vaší banky, zachycené u každého zaúčtování v cizí měně.
Správa
- Monitoring a opakováníKaždý běh se zaznamená. Chyby se automaticky opakují a upozornění dostane správná osoba.
- Dashboardy a reportingDoba zpracování, podíl faktur bez ručního zásahu, výjimky a ušetřené hodiny, v Power BI nebo v jednoduchém reportu.
- Manuály a školeníPříručky pro administrátory a uživatele a praktické školení pro váš tým závazků, schvalovatele a administrátory.
Bezpečnost a důvěra
Postaveno u vás.
Patří vám.
- 01
Vaše data nikdy neopustí vaši firmu.
Vše běží ve vašem vlastním prostředí Microsoft 365 a Power Platform. Faktury, vytěžená data, schválení a logy se zpracovávají a ukládají tam. Ne na našich serverech, ne na žádné platformě třetí strany.
- 02
Žádná závislost. Vše patří vám.
Stavíme ve vašem prostředí, na vašich licencích. Toky, aplikace, konfigurace i dokumentace jsou vaše od prvního dne. Nic nepotřebuje nás, aby to dál běželo. Spravujte si to sami, nebo s kýmkoli, koho si vyberete.
- 03
O penězích rozhodují lidé.
Automatizace nikdy neodstraní kontrolu. Jen ji zlevní. Tok připraví každou platební dávku až po bankovní soubor. Autorizuje ji člověk. Vždy.
Všechny kontroly v přehledu.
Co standardně zabudováváme do každého toku.
- Ve vašem prostředíToky běží ve vašem prostředí Power Platform, soubory zůstávají ve vašem SharePointu nebo Dataverse.
- Data v EU, GDPRPlatí region vašeho prostředí Microsoft 365: u prostředí v EU zůstávají data v datových centrech v EU. Pracujeme na základě smlouvy o zpracování osobních údajů.
- Žádné trénování modelůDokumenty čtou AI služby Microsoftu za podmínek vaší smlouvy s Microsoftem. Vaše faktury se nepoužívají k trénování modelů.
- Přístup podle rolíKaždý vidí a dělá jen to, co potřebuje jeho role: závazky, schvalovatel, controller, treasury, administrátor.
- Oddělení povinnostíKdo zakládá dodavatele, nemůže schvalovat jeho faktury. Kdo schvaluje, nemůže autorizovat platbu.
- Princip čtyř očí u kmenových datNoví dodavatelé a změněné bankovní údaje potřebují druhou osobu, než se použijí.
- Dvojí kontrola platebPlatební dávky připravuje tok a autorizují lidé. Jeden nebo dva, podle vašeho pravidla.
- Kompletní auditní stopaKaždý krok zaznamenaný: kdo, co, kdy, odkud a s jakým komentářem. Připraveno pro auditora.
- Připojení s minimálními oprávněnímiVyhrazené servisní účty jen s oprávněními, která daný tok potřebuje. Žádné osobní účty v produkci.
- Hesla a klíče mimo tokyPřihlašovací údaje jsou v zabezpečených proměnných prostředí nebo v trezoru klíčů, nikdy přímo v toku.
- Ochrana před únikem datZásady konektorů brání tomu, aby data opustila schválené služby. Oddělené testovací a produkční prostředí.
- Šifrováno od začátku do konceMicrosoft 365 šifruje vaše data při přenosu i při uložení. Bankovní soubory nikdy nejdou e-mailem.
- Doba uchování podle vásLogy, dokumenty a rozhodnutí uchováváme přesně tak dlouho, jak vyžaduje vaše směrnice a zákon.
- Monitoring a upozorněníNeúspěšné běhy se opakují, hlásí a řadí do fronty. Nic nezmizí potichu.
- Přístup pod vaší kontrolouPracujeme přes účty, které nám přidělíte, s MFA. Kdykoli je můžete odebrat.
Co dostanete
Začněte jedním procesem.
Pak přidejte další.
Každá zakázka má pevný rozsah a pevnou cenu. Před začátkem přesně víte, co dostanete, a vše, co postavíme, je vaše.
Audit
Uvidíte, kam mizí hodiny.
- Mapa jednoho procesu od začátku do konce: kdo na co sahá a jak dlouho to trvá
- Kandidáti na automatizaci seřazení podle ušetřených hodin
- Odhad ušetřených hodin a doba návratnosti
- Plán licencí s náklady, než se zavážete
- Plán dalšího postupu, který zvládnete s námi i bez nás
Implementace
Jeden proces. Od začátku do konce.
- Produkční tok od faktury po spárovanou platbu
- Vytěžování pomocí AI s prahy jistoty a frontou ke kontrole
- Schvalování v Teams nebo Outlooku, každé rozhodnutí zaznamenané
- Zaúčtování do ERP, platební dávky, párování výpisů, zaúčtování kurzových rozdílů
- Písemné manuály: příručka pro administrátora a příručky pro uživatele
- Praktické školení pro váš tým závazků, schvalovatele a administrátory
Provoz
Udržujeme vše v chodu a zlepšujeme to.
- Monitoring a upozornění u každého toku
- Opravy a drobné změny bez nového projektu
- Měsíční report ušetřených hodin
- Čtvrtletní pohled na další proces k automatizaci
Nevíte, kde začít?
Prvních 30 minut je zdarma. Podíváme se na jeden proces, obvykle od faktury po platbu, a řekneme vám, co bychom automatizovali jako první a kolik by to ušetřilo.
Na co se ptají finanční týmy.
Kde jsou naše data?
U vás ve firmě. Vše běží ve vašem vlastním prostředí Microsoft 365 a Power Platform: faktury, vytěžená data, schválení a logy se zpracovávají a ukládají tam, ne na našich serverech ani na platformě třetí strany. Pracujeme přes účty, které nám přidělíte a které můžete odebrat.
Budeme na vás závislí?
Ne. Stavíme ve vašem prostředí, na vašich licencích, a vše patří vám: toky, aplikace, konfigurace i dokumentace. Nic nepotřebuje nás, aby to dál běželo. Spravujete to sami, nebo s kýmkoli, koho si vyberete.
Co se děje po spuštění?
Váš tým dostane písemné manuály (příručku pro administrátora a příručky pro uživatele) a praktické školení pro tým závazků, schvalovatele a administrátory. Pak to provozujete sami, nebo to v rámci služby Provoz udržujeme v chodu a zlepšujeme my.
Jak složité to může být?
Tak složité jako vaše finance: několik společností a ERP, více bank a měn, vnitroskupinové transakce, faktury s objednávkou i bez ní, víceúrovňové schvalování. Začneme jedním procesem, ověříme ho v praxi a pak rozšíříme.
Nepoužíváme Microsoft. Pomůžete nám i tak?
Ano. SharePoint a Power Automate jsou naše výchozí volba, protože za ně většina finančních týmů už platí. Pokud Microsoft nepoužíváte nebo ho používat nechcete, podíváme se na nástroje, které máte, a otevřeně řekneme, na čem bychom stavěli.
Potřebujeme nový software nebo licence?
Obvykle nijak moc. S Microsoft 365 už máte Outlook, Teams a SharePoint. Prémiové funkce Power Automate a zpracování dokumentů pomocí AI mohou podle objemu vyžadovat další licence. Audit končí plánem licencí a jejich měsíčními náklady, než se zavážete.
S jakými ERP a bankami to funguje?
Účtujeme do jakéhokoli ERP, které přijímá importní soubor nebo má API, například Pohoda, Money S3 nebo Helios, a spolupracujeme s jakoukoli bankou, která používá standardní formáty: SEPA pain.001 pro platby, camt.053 nebo MT940 pro výpisy.
Rozhoduje AI o financích?
Ne. AI čte dokumenty a navrhuje párování a předkontaci. O tom, co projde rovnou a co jde k člověku, rozhodují prahy. Schvalování, změny dodavatelů a autorizace plateb jsou vždy na lidech. Vaše faktury se nepoužívají k trénování modelů.
Za jak dlouho to poběží?
Audit trvá jeden až dva týdny. První proces se spustí za dva až šest týdnů, podle objemu a integrací.
Co když se něco pokazí?
Každý tok zaznamenává každý krok, opakuje, co se opakovat dá, a upozorní správnou osobu. V rámci služby Provoz monitorujeme, opravujeme a každý měsíc reportujeme. Bez ní má váš tým manuály a školení, aby si vše spravoval sám.
Jak probíhá bezplatné posouzení?
30 minut na videohovoru, v angličtině. Podíváme se na jeden proces, obvykle od faktury po platbu, a řekneme vám, co bychom automatizovali jako první a zhruba kolik by to ušetřilo. Žádné prezentace, žádný závazek.