Bármilyen összetettségű pénzügyi automatizálás, a saját Microsoft 365 környezetében
Pénzügy, amely
magától működik.
Beolvassuk a számlát, jóváhagyásra továbbítjuk, lekönyveljük, előkészítjük az utalási csomagot, egyeztetjük a bankkivonatot és lekönyveljük az árfolyam-különbözetet. Egyetlen munkafolyamat SharePointon és Power Automate-en, az Ön saját Microsoft 365 környezetében. A csapata csak a kivételekkel foglalkozik.
Ingyenes · 30 perc · videóhívás angol nyelven · K–Cs, 10:00–16:00 CET
Arra építünk, ami már az Öné
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- Az Ön ERP-je
- Az Ön bankja
Nem Microsoftot használ? Más eszközökre is építünk, és őszintén megmondjuk, melyik illik Önhöz.
A probléma számokban
3,1 nap vagy 17,4.
Ugyanaz a számla.
A legjobb szállítói számlákat kezelő csapatok nagyjából három nap alatt dolgoznak fel egy számlát. Mindenki másnak ez több mint két hét, és közel ötször annyiba kerül. A különbség nagy része kézi munka, amelyet egy munkafolyamat el tud végezni.
Hogyan működik
Egy munkafolyamat.
Hat lépés.
A legtöbb számlaautomatizálás a számla lekönyvelésével véget ér. A munka nem. Mi a teljes kört automatizáljuk, és minden kontrollt megtartunk benne.
- 01 · Számla
A postafiók magától dolgozik.
Egy munkafolyamat figyeli a számlafogadó postafiókot. Az AI minden PDF-et kiolvas (szállító, adószám, számlaszám, dátumok, pénznem, összegek), és minden mezőhöz megbízhatósági pontszámot rendel. Ami a küszöb alatt van, emberhez kerül.
- 02 · Jóváhagyás
Egy koppintás a Teamsben.
A szállítót a törzsadatokból azonosítjuk: először adószám, aztán IBAN, végül név alapján. A jóváhagyó egymás mellett látja a PDF-et és az adatokat a Teamsben vagy az Outlookban. Minden döntés naplózva van.
- 03 · Könyvelés
Lekönyvelve, gépelés nélkül.
A jóváhagyott számlák az ERP importformátumán vagy API-ján keresztül jutnak be. Kontírozva, áfa szerint bontva érkeznek, a teljes audit nyomvonallal együtt archiválva.
- 04 · Utalás
Előkészített utalások.
Az esedékes számlákat fizetési határidő és pénznem szerint utalási javaslatba csoportosítjuk. Egy ember engedélyezi. Ezután a munkafolyamat elküldi a köteget a banknak.
- 05 · Egyeztetés
A kivonat magától egyezik.
Megérkezik a bankkivonat. Minden tételt összeg, közlemény és IBAN alapján párosítunk a kifizetéssel, és a nyitott tétel lezárul. Csak a valódi eltérések jutnak el a csapatához.
- 06 · Árfolyam
Rögzített árfolyamok.
Ha a fizetés napi árfolyam eltér a számlán szereplőtől, a realizált árfolyamnyereséget vagy -veszteséget kiszámítjuk és lekönyveljük. Mindkét árfolyam rögzítve marad a könyvvizsgáló számára.
A csapata csak a kivételekkel foglalkozik. Minden más magától fut.
Funkciók
Minden, amit automatizálunk.
Beolvasás
- AI-alapú számlabeolvasásPDF-eket, szkennelt dokumentumokat és e-mail-szövegeket olvasunk be, fejlécet és tételsorokat, minden mezőhöz megbízhatósági pontszámmal.
- Ellenőrzési sorAz Ön küszöbértéke alatti mezők emberhez kerülnek. Minden más egyenesen átmegy.
- DuplikációszűrésUgyanazt a számlát nem engedjük át kétszer: számlaszám, szállító, összeg és dátum alapján.
- Felkészülve az e-számlázásraA PDF-ek mellett strukturált UBL / Peppol számlákat is fogadunk, így az e-számlázási kötelezettség felkészülten éri.
Szállítók
- SzállítóazonosításElőször adószám, aztán IBAN, végül név. A megfelelő szállítót megrendelés nélkül is megtaláljuk.
- Szállító felvétele jóváhagyássalAdószám- és cégnyilvántartási ellenőrzés, bankszámla-megerősítés és egy második jóváhagyó, mielőtt az új szállító élesbe kerül.
- Bankszámlaszám-változás ellenőrzéseMegváltozott IBAN-ra addig nem megy utalás, amíg nincs ellenőrizve és jóváhagyva.
Kontírozás és jóváhagyás
- Kontírozási szabályokFőkönyvi szám, költséghely és áfakód soronként, a szállító előzményeiből, a megrendelésből vagy a tételsor szövegéből tanulva.
- Jóváhagyási útvonalakKöltséghely, összeg, cég és szállító szerint, limitekkel, kétszintű jóváhagyással és helyettesekkel.
- Jóváhagyás Teamsben és OutlookbanPDF és adatok egymás mellett. Jóváhagyás, elutasítás vagy megjegyzés egy koppintással.
- Emlékeztetők és eszkalációkSemmi sem vár észrevétlenül: emlékeztető 24 óra után, eszkaláció 48 után. A szabályokat Ön határozza meg.
- Kivételkezelési sorokAz elutasított, nem párosított vagy nem egyértelmű tételek egy sorba kerülnek, az okkal együtt.
Könyvelés
- ERP-export és könyvelésAz ERP importformátumán vagy API-ján keresztül: kontírozva, áfa szerint bontva, archiválva.
- ÁfakezelésBelföldi áfa, fordított adózás és Közösségen belüli beszerzés úgy lekönyvelve, ahogy a könyvelője elvárja.
- Több cég, több pénznemTöbb cég, pénznem, ERP és bankszámla egyetlen munkafolyamatban.
- ArchívumA PDF, a kinyert adatok és minden döntés együtt tárolva, annyi ideig, ameddig a belső szabályzata előírja.
Utalások
- Utalási javaslatokAz esedékes számlák dátum, pénznem és bankszámla szerint csoportosítva, ellenőrzésre készen.
- Emberi engedélyezés, kettős kontrollA munkafolyamat előkészíti a köteget. Emberek engedélyezik, ha szeretné, ketten.
- BankfájlokSEPA pain.001 és a bankja által elfogadott formátumok.
Egyeztetés és árfolyam
- Banki egyeztetéscamt.053 vagy MT940 kivonatok párosítása összeg, közlemény és IBAN alapján. A nyitott tételek maguktól lezárulnak.
- Árfolyamnyereség és -veszteségA realizált különbözet kiszámítva és lekönyvelve, mindkét árfolyam rögzítésével.
- Rögzített árfolyamokAz EKB vagy a bankja árfolyama, minden devizás könyvelésnél rögzítve.
Működés
- Monitorozás és újrapróbálásMinden futás naplózva. A hibás futásokat automatikusan újrapróbáljuk, és a megfelelő személy riasztást kap.
- Dashboardok és riportokÁtfutási idő, kézi beavatkozás nélküli arány, kivételek és megtakarított órák, Power BI-ban vagy egyszerű riportban.
- Kézikönyvek és oktatásAdminisztrátori és felhasználói útmutatók, valamint gyakorlati oktatás a szállítói számlás csapatnak, a jóváhagyóknak és az adminisztrátoroknak.
Biztonság és bizalom
Az Ön falain belül épül.
Az Öné marad.
- 01
Az adatai sosem hagyják el a cégét.
Minden az Ön saját Microsoft 365 és Power Platform környezetében fut. A számlák, a kinyert adatok, a jóváhagyások és a naplók feldolgozása és tárolása is ott történik. Nem a mi szervereinken, és nem harmadik fél platformján.
- 02
Nincs bezártság. Minden az Öné.
Az Ön környezetében, az Ön licenceivel építünk. A munkafolyamatok, alkalmazások, beállítások és a dokumentáció az első naptól az Öné. A további működéshez semmi sem függ tőlünk. Üzemeltesse saját maga, vagy bárkivel, akit választ.
- 03
A pénzről emberek döntenek.
Az automatizálás sosem szüntet meg kontrollt. Csak olcsóbbá teszi a működtetését. A munkafolyamat minden utalási csomagot előkészít, egészen a bankfájlig. Egy ember engedélyezi. Mindig.
Minden kontroll, egy listában.
Amit alapértelmezetten minden munkafolyamatba beépítünk.
- Az Ön környezetébenA munkafolyamatok az Ön Power Platform környezetében futnak, a fájlok az Ön SharePointjában vagy Dataverse-ében maradnak.
- EU-s adatok, GDPRAz Ön Microsoft 365 környezetének régiója érvényes: EU-s környezet esetén az adatok EU-s adatközpontokban maradnak. Adatfeldolgozási szerződés alapján dolgozunk.
- Nincs modelltanításA dokumentumokat a Microsoft AI-szolgáltatásai olvassák be, az Ön Microsoft-szerződésének feltételei szerint. A számláit nem használják modellek tanítására.
- Szerepköralapú hozzáférésMindenki csak azt látja és teszi, amit a szerepköre megkíván: szállítói könyvelés, jóváhagyó, kontroller, treasury, adminisztrátor.
- Feladatkörök szétválasztásaAki felvesz egy szállítót, nem hagyhatja jóvá a számláit. Aki jóváhagy, nem engedélyezheti az utalást.
- Négy szem elve a törzsadatoknálÚj szállítóhoz és megváltozott bankadatokhoz egy második személy jóváhagyása kell, mielőtt használatba kerülnek.
- Kettős kontroll az utalásoknálAz utalási csomagot a munkafolyamat készíti elő, és emberek engedélyezik. Egy vagy két személy, az Ön szabálya szerint.
- Teljes audit nyomvonalMinden lépés naplózva: ki, mit, mikor, honnan, milyen megjegyzéssel. Készen a könyvvizsgálónak.
- Minimális jogosultságú kapcsolatokDedikált szolgáltatásfiókok, csak azokkal a jogosultságokkal, amelyekre az adott munkafolyamatnak szüksége van. Éles környezetben nincsenek személyes fiókok.
- Jelszavak és kulcsok a munkafolyamatokon kívülA hitelesítő adatok biztonságos környezeti változókban vagy kulcstárolóban vannak, sosem magában a munkafolyamatban.
- Adatszivárgás-megelőzésAz összekötő-szabályzatok megakadályozzák, hogy adat elhagyja a jóváhagyott szolgáltatásokat. Külön teszt- és éles környezet.
- Végponttól végpontig titkosítvaA Microsoft 365 titkosítja az adatait átvitel közben és tároláskor is. A bankfájlok sosem utaznak e-mailben.
- Megőrzés az Ön szabályai szerintA naplókat, dokumentumokat és döntéseket pontosan addig őrizzük, ameddig a szabályzata és a jogszabályok előírják.
- Monitorozás és riasztásokA sikertelen futásokat újrapróbáljuk, jelezzük és sorba állítjuk. Semmi sem vész el csendben.
- Ön irányítja a hozzáféréstAz Ön által biztosított fiókokon keresztül dolgozunk, MFA-val. Bármikor visszavonhatja őket.
Amit kap
Kezdje egy folyamattal.
Aztán jöhet a következő.
Minden megbízásnak rögzített a terjedelme és fix az ára. Már a kezdés előtt pontosan tudja, mit kap, és minden, amit építünk, az Öné.
Felmérés
Lássa, hová mennek el az órák.
- Egy folyamat teljes térképe az elejétől a végéig: ki mihez nyúl, és mennyi ideig tart
- Automatizálási lehetőségek a megtakarított órák szerint rangsorolva
- A megtakarított órák becslése és a megtérülési idő
- Licencterv költségekkel, mielőtt elköteleződik
- Ütemterv, amelyet velünk vagy nélkülünk is végrehajthat
Bevezetés
Egy folyamat. Az elejétől a végéig.
- Éles munkafolyamat a számlától az egyeztetett kifizetésig
- AI-alapú beolvasás megbízhatósági küszöbökkel és ellenőrzési sorral
- Jóváhagyás Teamsben vagy Outlookban, minden döntés naplózva
- ERP-könyvelés, utalási csomagok, banki egyeztetés, árfolyam-különbözet könyvelése
- Írásos kézikönyvek: adminisztrátori és felhasználói útmutatók
- Gyakorlati oktatás a szállítói számlás csapatnak, a jóváhagyóknak és az adminisztrátoroknak
Üzemeltetés
Működésben tartjuk és fejlesztjük.
- Monitorozás és riasztások minden munkafolyamaton
- Javítások és kisebb módosítások, új projekt nélkül
- Havi riport a megtakarított órákról
- Negyedéves áttekintés a következő automatizálandó folyamatról
Nem tudja, hol kezdje?
Az első 30 perc ingyenes. Megnézünk egy folyamatot, általában a számlától a kifizetésig, és megmondjuk, mit automatizálnánk először, és mennyit takarítana meg vele.
Kérdések, amelyeket a pénzügyi csapatok feltesznek.
Hol vannak az adataink?
Az Ön cégén belül. Minden az Ön saját Microsoft 365 és Power Platform környezetében fut: a számlák, a kinyert adatok, a jóváhagyások és a naplók feldolgozása és tárolása is ott történik, nem a mi szervereinken vagy harmadik fél platformján. Az Ön által biztosított és visszavonható fiókokon keresztül dolgozunk.
Függővé válunk Önöktől?
Nem. Az Ön környezetében, az Ön licenceivel építünk, és minden az Öné: munkafolyamatok, alkalmazások, beállítások és dokumentáció. A további működéshez semmi sem függ tőlünk. Üzemeltetheti saját maga, vagy bárkivel, akit választ.
Mi történik az élesítés után?
A csapata írásos kézikönyveket kap (adminisztrátori és felhasználói útmutatókat), valamint gyakorlati oktatást a szállítói számlás csapat, a jóváhagyók és az adminisztrátorok számára. Ezután üzemeltetheti saját maga, vagy mi tartjuk működésben és fejlesztjük az Üzemeltetés csomag keretében.
Mennyire lehet összetett?
Annyira, amennyire az Ön pénzügyi működése: több cég és ERP, több bank és pénznem, csoporton belüli tranzakciók, megrendeléses és megrendelés nélküli számlák, többszintű jóváhagyás. Egy folyamattal kezdünk, bizonyítunk, aztán bővítünk.
Nem Microsoftot használunk. Így is tudnak segíteni?
Igen. A SharePoint és a Power Automate az alapértelmezett választásunk, mert a legtöbb pénzügyi csapat már fizet értük. Ha nem Microsoft-környezetben dolgozik, vagy nem szeretné azt használni, megnézzük a meglévő eszközeit, és őszintén megmondjuk, mire építenénk.
Kell új szoftver vagy licenc?
Általában nem sok. A Microsoft 365-tel már megvan az Outlook, a Teams és a SharePoint. A prémium Power Automate funkciókhoz és az AI-alapú dokumentumfeldolgozáshoz a mennyiségtől függően további licencek kellhetnek. A Felmérés egy licenctervvel és annak havi költségével zárul, mielőtt elköteleződik.
Mely ERP-kkel és bankokkal működik?
Bármely ERP-be könyvelünk, amely fogad importfájlt vagy rendelkezik API-val, és bármely bankkal dolgozunk, amely szabványos formátumokat használ: SEPA pain.001 az utalásokhoz, camt.053 vagy MT940 a kivonatokhoz.
Hoz az AI pénzügyi döntéseket?
Nem. Az AI beolvassa a dokumentumokat, és párosítást, illetve kontírozást javasol. Küszöbértékek döntik el, mi megy át egyenesen, és mi kerül emberhez. A jóváhagyás, a szállítói adatok módosítása és az utalások engedélyezése mindig emberi feladat. A számláit nem használják modellek tanítására.
Mennyi idő, amíg működik?
A Felmérés egy-két hétig tart. Az első folyamat két-hat hét alatt élesedik, a mennyiségtől és az integrációktól függően.
Mi történik, ha valami elromlik?
Minden munkafolyamat naplózza az összes lépést, újrapróbálja, ami újrapróbálható, és riasztja a megfelelő személyt. Az Üzemeltetés keretében monitorozunk, javítunk és havonta riportot készítünk. Üzemeltetés nélkül a csapata a kézikönyvek és az oktatás birtokában maga is kezelni tudja.
Mi történik az ingyenes áttekintésen?
30 perc videóhívásban, angol nyelven. Megnézünk egy folyamatot, általában a számlától a kifizetésig, és megmondjuk, mit automatizálnánk először, és nagyjából mennyit takarítana meg vele. Nincs prezentáció, nincs kötelezettség.