Automatizare financiară de orice complexitate, în propriul dumneavoastră Microsoft 365
Finanțe care
merg singure.
Preluăm factura, o trimitem la aprobare, o înregistrăm, pregătim lotul de plăți, reconciliem extrasul bancar și înregistrăm diferența de curs. Un singur flux, construit pe SharePoint și Power Automate, în propriul dumneavoastră mediu Microsoft 365. Echipa dumneavoastră se ocupă doar de excepții.
Gratuit · 30 de minute · apel video în limba engleză · Ma–Jo, 10:00–16:00 CET (11:00–17:00 ora României)
Construit pe ce aveți deja
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- ERP-ul dumneavoastră
- Banca dumneavoastră
Nu folosiți Microsoft? Construim și pe alte instrumente și vă spunem sincer care se potrivește.
Problema, în cifre
3,1 zile sau 17,4.
Aceeași factură.
Cele mai performante echipe de contabilitate furnizori procesează o factură în aproximativ trei zile. Toți ceilalți au nevoie de peste două săptămâni și plătesc pentru asta de aproape cinci ori mai mult. Cea mai mare parte a diferenței este muncă manuală pe care o poate face un flux.
Cum funcționează
Un singur flux.
Șase pași.
Majoritatea soluțiilor de automatizare se opresc după înregistrarea facturii. Munca, nu. Noi automatizăm întregul ciclu și păstrăm în el fiecare control.
- 01 · Factura
Căsuța de e-mail se citește singură.
Un flux monitorizează căsuța de e-mail pentru facturi. AI-ul citește fiecare PDF (furnizor, cod de TVA, număr, date, monedă, sume) și acordă un scor de încredere fiecărui câmp. Tot ce este sub prag ajunge la o persoană.
- 02 · Aprobare
Un singur clic în Teams.
Furnizorul este identificat în datele de bază: întâi după codul de TVA, apoi după IBAN, apoi după nume. Aprobatorul vede PDF-ul și datele una lângă alta în Teams sau Outlook. Fiecare decizie este înregistrată.
- 03 · Înregistrare
Înregistrată fără tastare.
Facturile aprobate ajung în ERP-ul dumneavoastră prin formatul de import sau API-ul acestuia. Sosesc cu conturile alocate și TVA-ul defalcat, arhivate cu pista de audit completă.
- 04 · Plată
Loturi de plăți pregătite.
Facturile scadente sunt grupate după data scadenței și monedă într-o propunere de plată. O persoană o autorizează. Apoi fluxul trimite lotul la bancă.
- 05 · Reconciliere
Extrasele se bifează singure.
Extrasul bancar revine. Fiecare linie este potrivită cu plata ei după sumă, referință și IBAN, iar poziția deschisă se închide. Doar diferențele reale ajung la echipa dumneavoastră.
- 06 · Curs valutar
Cursuri documentate.
Când cursul din ziua plății diferă de cel de pe factură, diferența de curs realizată, favorabilă sau nefavorabilă, este calculată și înregistrată. Ambele cursuri rămân documentate pentru auditor.
Echipa dumneavoastră se ocupă doar de excepții. Restul merge singur.
Funcționalități
Tot ce automatizăm.
Preluare
- Citirea facturilor cu AICitim PDF-uri, documente scanate și textul e-mailurilor, antet și linii, cu scor de încredere pentru fiecare câmp.
- Coadă de verificareCâmpurile sub pragul stabilit de dumneavoastră ajung la o persoană. Restul trece direct.
- Detectarea duplicatelorNu lăsăm aceeași factură să treacă de două ori: număr, furnizor, sumă și dată.
- Pregătit pentru e-facturarePe lângă PDF-uri, preluăm și facturi structurate UBL / Peppol, astfel încât obligațiile de e-facturare vă găsesc pregătiți.
Furnizori
- Identificarea furnizoruluiÎntâi codul de TVA, apoi IBAN-ul, apoi numele. Furnizorul corect este găsit chiar și fără comandă de achiziție.
- Înrolarea furnizorilor cu aprobareVerificări de TVA și în registre, confirmarea contului bancar și un al doilea aprobator înainte ca un furnizor nou să fie activat.
- Controlul modificării datelor bancareUn IBAN modificat nu primește nicio plată până nu este verificat și aprobat.
Alocare contabilă și aprobare
- Reguli de alocare contabilăCont contabil, centru de cost și cod de TVA pe fiecare linie, învățate din istoricul furnizorului, din comandă sau din textul liniei.
- Circuitul de aprobareDupă centru de cost, sumă, companie și furnizor, cu limite, aprobare pe două niveluri și înlocuitori.
- Aprobări în Teams și OutlookPDF-ul și datele una lângă alta. Aprobați, respingeți sau comentați dintr-un singur clic.
- Mementouri și escaladăriNimic nu așteaptă neobservat: memento după 24 de ore, escaladare după 48. Regulile le stabiliți dumneavoastră.
- Cozi de excepțiiElementele respinse, neidentificate sau neclare ajung într-o singură coadă, cu motivul atașat.
Înregistrare
- Export și înregistrare în ERPPrin formatul de import sau API-ul ERP-ului dumneavoastră: cu conturi alocate, TVA defalcat, arhivate.
- Tratamentul TVATVA intern, taxare inversă și achiziții intracomunitare înregistrate așa cum se așteaptă contabilul dumneavoastră.
- Mai multe companii, mai multe monedeMai multe companii, monede, ERP-uri și conturi bancare într-un singur flux.
- ArhivăPDF-ul, datele extrase și fiecare decizie, păstrate împreună atât timp cât prevede politica dumneavoastră.
Plăți
- Propuneri de platăFacturile scadente grupate după dată, monedă și cont bancar, pregătite pentru verificare.
- Autorizare umană, control dubluFluxul pregătește lotul. Oamenii îl autorizează, două persoane dacă doriți.
- Fișiere bancareSEPA pain.001 și formatele acceptate de banca dumneavoastră.
Reconciliere și curs valutar
- Reconcilierea bancarăExtrase camt.053 sau MT940 potrivite după sumă, referință și IBAN. Pozițiile deschise se închid singure.
- Diferențe de cursDiferențele realizate sunt calculate și înregistrate, cu ambele cursuri documentate.
- Cursuri documentateCursul BCE sau al băncii dumneavoastră, salvat la fiecare înregistrare în valută.
Funcționare
- Monitorizare și reîncercăriFiecare rulare este înregistrată. Erorile sunt reîncercate automat și semnalate persoanei potrivite.
- Dashboarduri și raportareDurata ciclului, rata de procesare fără intervenție manuală, excepții și ore economisite, în Power BI sau într-un raport simplu.
- Manuale și instruireGhiduri pentru administratori și utilizatori, plus instruire practică pentru echipa de contabilitate furnizori, aprobatori și administratori.
Securitate și încredere
Construit în compania dumneavoastră.
Deținut de dumneavoastră.
- 01
Datele nu părăsesc niciodată compania dumneavoastră.
Totul rulează în propriul dumneavoastră mediu Microsoft 365 și Power Platform. Facturile, datele extrase, aprobările și jurnalele sunt procesate și stocate acolo. Nu pe serverele noastre și nici pe vreo platformă terță.
- 02
Fără dependență. Totul vă aparține.
Construim în mediul dumneavoastră, pe licențele dumneavoastră. Fluxurile, aplicațiile, configurația și documentația sunt ale dumneavoastră din prima zi. Nimic nu depinde de noi pentru a funcționa în continuare. Le puteți întreține singuri sau cu oricine alegeți.
- 03
Oamenii decid plățile.
Automatizarea nu elimină niciodată un control. Îl face mai ieftin de aplicat. Fluxul pregătește fiecare lot de plăți, până la fișierul bancar. O persoană îl autorizează. Întotdeauna.
Toate controalele, pe listă.
Ce includem implicit în fiecare flux.
- În mediul dumneavoastrăFluxurile rulează în mediul dumneavoastră Power Platform, iar fișierele rămân în SharePoint sau Dataverse, la dumneavoastră.
- Date în UE, GDPRSe aplică regiunea mediului dumneavoastră Microsoft 365: pentru mediile din UE, datele rămân în centre de date din UE. Lucrăm pe baza unui acord de prelucrare a datelor.
- Fără antrenarea modelelorDocumentele sunt citite de serviciile AI Microsoft, în condițiile contractului dumneavoastră cu Microsoft. Facturile dumneavoastră nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor.
- Acces pe roluriFiecare persoană vede și face doar ce îi cere rolul: contabilitate furnizori, aprobator, controller, trezorerie, administrator.
- Separarea atribuțiilorCine introduce un furnizor nu îi poate aproba facturile. Cine aprobă nu poate autoriza plata.
- Principiul celor patru ochi pentru datele de bazăFurnizorii noi și datele bancare modificate au nevoie de o a doua persoană înainte de a fi folosite.
- Control dublu la plățiLoturile de plăți sunt pregătite de flux și autorizate de oameni. Una sau două persoane, după regula dumneavoastră.
- Pistă de audit completăFiecare pas înregistrat: cine, ce, când, de unde, cu ce comentariu. Pregătit pentru auditor.
- Conexiuni cu privilegii minimeConturi de serviciu dedicate, doar cu permisiunile de care are nevoie fiecare flux. Niciun cont personal în producție.
- Parole și chei în afara fluxurilorDatele de autentificare stau în variabile de mediu securizate sau într-un seif de chei, niciodată în interiorul unui flux.
- Prevenirea pierderii datelorPoliticile pentru conectori împiedică ieșirea datelor din serviciile aprobate. Medii separate de test și de producție.
- Criptare cap la capMicrosoft 365 criptează datele dumneavoastră în tranzit și la stocare. Fișierele bancare nu circulă niciodată prin e-mail.
- Retenție stabilită de dumneavoastrăJurnalele, documentele și deciziile sunt păstrate exact atât cât cer politica dumneavoastră și legea.
- Monitorizare și alerteRulările eșuate sunt reîncercate, semnalate și puse în coadă. Nimic nu se pierde pe tăcute.
- Acces controlat de dumneavoastrăLucrăm prin conturi pe care ni le acordați, cu MFA. Le puteți revoca oricând.
Ce primiți
Începeți cu un singur proces.
Apoi adăugați următorul.
Fiecare proiect are un scop fix și un preț fix. Știți exact ce primiți înainte să începem, iar tot ce construim vă aparține.
Audit
Vedeți unde se duc orele.
- O hartă a unui proces, cap-coadă: cine ce face și cât durează
- Candidați pentru automatizare, ordonați după orele economisite
- Estimarea orelor economisite și perioada de recuperare a investiției
- Plan de licențe cu costuri, înainte să vă angajați
- O foaie de parcurs pe care o puteți urma cu sau fără noi
Implementare
Un proces. Cap-coadă.
- Un flux în producție, de la factură la plata reconciliată
- Citire cu AI, cu praguri de încredere și coadă de verificare
- Aprobări în Teams sau Outlook, fiecare decizie înregistrată
- Înregistrare în ERP, loturi de plăți, reconciliere bancară, înregistrarea diferențelor de curs
- Manuale scrise: un ghid pentru administrator și ghiduri pentru utilizatori
- Instruire practică pentru echipa de contabilitate furnizori, aprobatori și administratori
Operare
Menținem soluția funcțională și o îmbunătățim.
- Monitorizare și alerte pentru fiecare flux
- Remedieri și modificări mici, fără un proiect nou
- Un raport lunar privind orele economisite
- O analiză trimestrială a următorului proces de automatizat
Nu știți de unde să începeți?
Primele 30 de minute sunt gratuite. Ne uităm la un proces, de obicei de la factură la plată, și vă spunem ce am automatiza mai întâi și cât ați economisi.
Întrebări pe care le pun echipele financiare.
Unde sunt stocate datele noastre?
În compania dumneavoastră. Totul rulează în propriul dumneavoastră mediu Microsoft 365 și Power Platform: facturile, datele extrase, aprobările și jurnalele sunt procesate și stocate acolo, nu pe serverele noastre sau pe vreo platformă terță. Lucrăm prin conturi pe care ni le acordați și pe care le puteți revoca.
Devenim dependenți de dumneavoastră?
Nu. Construim în mediul dumneavoastră, pe licențele dumneavoastră, iar totul vă aparține: fluxuri, aplicații, configurație și documentație. Nimic nu depinde de noi pentru a funcționa în continuare. Le întrețineți singuri sau cu oricine alegeți.
Ce se întâmplă după lansare?
Echipa dumneavoastră primește manuale scrise (un ghid pentru administrator și ghiduri pentru utilizatori) și instruire practică pentru echipa de contabilitate furnizori, aprobatori și administratori. Apoi operați soluția singuri sau noi o menținem funcțională și o îmbunătățim prin pachetul Operare.
Cât de complex poate fi?
Atât de complex cât este zona dumneavoastră financiară: mai multe companii și ERP-uri, mai multe bănci și monede, tranzacții intragrup, facturi cu și fără comandă, aprobări pe mai multe niveluri. Începem cu un proces, demonstrăm că funcționează, apoi extindem.
Nu folosim Microsoft. Ne puteți ajuta totuși?
Da. SharePoint și Power Automate sunt alegerea noastră implicită, pentru că majoritatea echipelor financiare plătesc deja pentru ele. Dacă nu lucrați cu Microsoft sau preferați să nu îl folosiți, analizăm instrumentele pe care le aveți și vă spunem sincer pe ce am construi.
Avem nevoie de software sau licențe noi?
De obicei, nu prea multe. Cu Microsoft 365 aveți deja Outlook, Teams și SharePoint. Funcțiile premium din Power Automate și procesarea documentelor cu AI pot necesita licențe suplimentare, în funcție de volum. Auditul se încheie cu un plan de licențe și costul lunar aferent, înainte să vă angajați.
Cu ce ERP-uri și bănci funcționează?
Înregistrăm în orice ERP care acceptă un fișier de import sau are API, de exemplu SAGA sau WinMentor, și lucrăm cu orice bancă ce folosește formate standard: SEPA pain.001 pentru plăți, camt.053 sau MT940 pentru extrase.
Ia AI-ul decizii financiare?
Nu. AI-ul citește documentele și propune potriviri și alocări contabile. Pragurile decid ce trece direct și ce ajunge la o persoană. Aprobările, modificările de furnizori și autorizarea plăților sunt întotdeauna făcute de oameni. Facturile dumneavoastră nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor.
Cât durează până funcționează?
Auditul durează una-două săptămâni. Primul proces intră în producție în două până la șase săptămâni, în funcție de volum și integrări.
Ce se întâmplă când ceva nu funcționează?
Fiecare flux înregistrează fiecare pas, reîncearcă ce se poate reîncerca și alertează persoana potrivită. Prin Operare monitorizăm, remediem și raportăm lunar. Fără Operare, echipa dumneavoastră are manualele și instruirea necesare pentru a gestiona singură soluția.
Ce se întâmplă în analiza gratuită?
30 de minute într-un apel video, în limba engleză. Ne uităm la un proces, de obicei de la factură la plată, și vă spunem ce am automatiza mai întâi și cam cât ați economisi. Fără prezentări, fără obligații.