Awtomazzjoni finanzjarja ta' kull kumplessità, ġewwa l-Microsoft 365 tagħkom stess
Finanzi li
jimxu waħedhom.
Naqraw il-fattura, nibagħtuha għall-approvazzjoni, nirreġistrawha, nippreparaw il-lott tal-pagamenti, nirrikonċiljaw il-bank u nirreġistraw id-differenza fil-kambju. Fluss wieħed, mibni fuq SharePoint u Power Automate fit-tenant tagħkom stess. It-tim tagħkom jieħu ħsieb l-eċċezzjonijiet biss.
B'xejn · 30 minuta · video call bl-Ingliż · mit-Tlieta sal-Ħamis, 10:00 sa 16:00 CET
Mibni fuq dak li diġà għandkom
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- L-ERP tagħkom
- Il-bank tagħkom
M'intomx fuq Microsoft? Nibnu fuq għodod oħra wkoll u ngħidulkom b'onestà liema waħda taqbel għalikom.
Il-problema, f'numri
3.1 jiem jew 17.4.
L-istess fattura.
L-aqwa timijiet tal-AP jipproċessaw fattura f'madwar tlett ijiem. Il-bqija jieħdu aktar minn ġimagħtejn u jħallsu kważi ħames darbiet aktar. Il-biċċa l-kbira ta' din id-differenza hija xogħol manwali li fluss jista' jagħmel.
Kif jaħdem
Fluss wieħed.
Sitt passi.
Il-biċċa l-kbira tal-awtomazzjoni tal-AP tieqaf hekk kif il-fattura tiġi rreġistrata. Ix-xogħol ma jieqafx hemm. Aħna nawtomatizzaw iċ-ċiklu kollu u nżommu kull kontroll fih.
- 01 · Fattura
L-inbox jaqra waħdu.
Fluss isegwi l-mailbox tal-AP. L-AI jaqra kull PDF (fornitur, numru tal-VAT, numru, dati, munita, ammonti) u jagħti punteġġ ta' fiduċja lil kull qasam. Kull ma jkun taħt il-limitu jmur għand persuna.
- 02 · Approvazzjoni
Klikk wieħed fuq Teams.
Il-fornitur jitqabbel mal-master data: l-ewwel bin-numru tal-VAT, imbagħad bl-IBAN, imbagħad bl-isem. Min japprova jirċievi l-PDF u d-data ħdejn xulxin fuq Teams jew Outlook. Kull deċiżjoni tiġi rreġistrata.
- 03 · Reġistrazzjoni
Irreġistrati mingħajr ittajpjar.
Il-fatturi approvati jmorru fl-ERP tagħkom permezz tal-format tal-importazzjoni jew tal-API tiegħu. Jaslu kodifikati u bil-VAT maqsum, u jiġu arkivjati bl-audit trail sħiħ.
- 04 · Pagament
Il-pagamenti, ippreparati.
Il-fatturi dovuti jinġabru skont id-data tal-iskadenza u l-munita fi proposta ta' pagament. Persuna tirrilaxxaha. Imbagħad il-fluss jibgħat il-lott lill-bank.
- 05 · Rikonċiljazzjoni
Statements li jirrikonċiljaw waħedhom.
Jasal lura l-istatement tal-bank. Kull linja titqabbel mal-pagament tagħha skont l-ammont, ir-referenza u l-IBAN, u l-entrata miftuħa tingħalaq. Id-differenzi reali biss jaslu għand it-tim tagħkom.
- 06 · FX
Ir-rati rreġistrati.
Meta r-rata fil-jum tal-pagament tkun differenti mir-rata fuq il-fattura, il-qligħ jew it-telf realizzat jiġi kkalkulat u rreġistrat. Iż-żewġ rati jibqgħu rreġistrati għall-awditur.
It-tim tagħkom jieħu ħsieb l-eċċezzjonijiet biss. Il-bqija jimxi waħdu.
Karatteristiċi
Dak kollu li nawtomatizzaw.
Qari
- Qari tal-fatturi bl-AINaqraw PDFs, skens u t-test tal-emails, l-intestatura u l-linji, b'punteġġ ta' fiduċja fuq kull qasam.
- Kju ta' reviżjoniL-oqsma taħt il-limitu tagħkom imorru għand persuna. Il-bqija jgħaddi dritt.
- Sejba ta' duplikatiMa nħallux l-istess fattura tgħaddi darbtejn: numru, fornitur, ammont u data.
- Lesti għall-e-invoicingNieħdu fatturi strutturati UBL / Peppol flimkien mal-PDFs, biex ir-rekwiżiti tal-e-invoicing isibukom lesti.
Fornituri
- Tqabbil tal-fornituriL-ewwel in-numru tal-VAT, imbagħad l-IBAN, imbagħad l-isem. Il-fornitur it-tajjeb jinstab anke mingħajr PO.
- Fornituri ġodda b'approvazzjoniVerifiki tal-VAT u tar-reġistru, konferma tal-kont bankarju u t-tieni persuna li tapprova qabel ma fornitur ġdid jibda jintuża.
- Kontroll fuq tibdil fid-dettalji bankarjiIBAN mibdul qatt ma jitħallas qabel ma jiġi vverifikat u approvat.
Kodifikazzjoni u approvazzjoni
- Regoli ta' kodifikazzjoniKont tal-GL, ċentru tal-ispejjeż u kodiċi tal-VAT għal kull linja, mitgħallma mill-istorja tal-fornitur, mill-PO jew mit-test tal-linja.
- Rotot ta' approvazzjoniSkont iċ-ċentru tal-ispejjeż, l-ammont, l-entità u l-fornitur, b'limiti, approvazzjoni fuq żewġ livelli u sostituti.
- Approvazzjonijiet fuq Teams u OutlookPDF u data ħdejn xulxin. Approvaw, irrifjutaw jew ikkummentaw bi klikk wieħed.
- Tfakkiriet u eskalazzjonijietXejn ma jibqa' jistenna bla ma ħadd jinduna: tfakkira wara 24 siegħa, eskalazzjoni wara 48. Ir-regoli tiddeċiduhom intom.
- Kjuwijiet tal-eċċezzjonijietDokumenti rrifjutati, mhux imqabbla jew mhux ċari jispiċċaw f'kju wieħed, bir-raġuni mehmuża.
Reġistrazzjoni
- Esportazzjoni u reġistrazzjoni fl-ERPPermezz tal-format tal-importazzjoni jew tal-API tal-ERP tagħkom: kodifikati, bil-VAT maqsum, arkivjati.
- Trattament tal-VATVAT domestiku, reverse charge u akkwisti intra-UE rreġistrati kif jistenna l-accountant tagħkom.
- Diversi entitajiet, diversi munitiDiversi kumpaniji, muniti, ERPs u kontijiet bankarji f'fluss wieħed.
- ArkivjuPDF, data estratta u kull deċiżjoni maħżuna flimkien, għal kemm tgħid il-politika tagħkom.
Pagamenti
- Proposti ta' pagamentFatturi dovuti miġbura skont id-data, il-munita u l-kont bankarju, lesti għar-reviżjoni.
- Rilaxx minn persuna, kontroll doppjuIl-fluss jipprepara l-lott. Persuni jirrilaxxawh, tnejn jekk tridu.
- Fajls tal-bankSEPA pain.001 u l-formati li jaċċetta l-bank tagħkom.
Rikonċiljazzjoni u FX
- Rikonċiljazzjoni bankarjaStatements camt.053 jew MT940 imqabbla skont l-ammont, ir-referenza u l-IBAN. L-entrati miftuħa jingħalqu waħedhom.
- Qligħ u telf fil-kambjuDifferenzi realizzati kkalkulati u rreġistrati, biż-żewġ rati rreġistrati.
- Rati rreġistratiRati tal-ECB jew tal-bank tagħkom, maqbuda ma' kull reġistrazzjoni f'munita barranija.
Operat
- Monitoraġġ u tentattivi mill-ġdidKull run jiġi rreġistrat. Il-fallimenti jerġgħu jiġu ppruvati awtomatikament u l-persuna t-tajba tiġi avżata.
- Dashboards u rappurtarĦin taċ-ċiklu, rata ta' fatturi mingħajr intervent manwali, eċċezzjonijiet u sigħat iffrankati, f'Power BI jew f'rapport sempliċi.
- Manwali u taħriġGwidi għall-amministraturi u għall-utenti, flimkien ma' taħriġ prattiku għat-tim tal-AP tagħkom, għal min japprova u għall-amministraturi.
Sigurtà u fiduċja
Mibni ġewwa l-ħitan tagħkom.
Proprjetà tagħkom.
- 01
Id-data tagħkom qatt ma toħroġ mill-kumpanija.
Kollox jaħdem ġewwa t-tenant tagħkom stess ta' Microsoft 365 u Power Platform. Il-fatturi, id-data estratta, l-approvazzjonijiet u l-logs jiġu pproċessati u maħżuna hemm. Mhux fuq is-servers tagħna, u lanqas fuq xi pjattaforma ta' terzi.
- 02
L-ebda lock-in. Kollox tagħkom.
Nibnu fl-ambjent tagħkom, fuq il-liċenzji tagħkom. Il-flussi, l-apps, il-konfigurazzjoni u d-dokumentazzjoni huma tagħkom mill-ewwel jum. Xejn ma jiddependi minna biex jibqa' jaħdem. Żommuh intom, jew ma' min tagħżlu.
- 03
In-nies jirrilaxxaw il-flus.
L-awtomazzjoni qatt ma tneħħi verifika. Tagħmel il-verifiki orħos. Il-fluss jipprepara kull lott ta' pagamenti, sal-fajl tal-bank. Persuna tirrilaxxah. Dejjem.
Kull kontroll, elenkat.
Dak li nibnu f'kull fluss, b'mod standard.
- Fit-tenant tagħkomIl-flussi jaħdmu fl-ambjent tal-Power Platform tagħkom; il-fajls jibqgħu fis-SharePoint jew fid-Dataverse tagħkom.
- Data fl-UE, GDPRJapplika r-reġjun tat-tenant tagħkom: għal tenants fl-UE, id-data tibqa' f'datacenters fl-UE. Naħdmu taħt ftehim dwar l-ipproċessar tad-data.
- L-ebda taħriġ ta' mudelliId-dokumenti jinqraw mis-servizzi tal-AI ta' Microsoft taħt it-termini tat-tenant tagħkom. Il-fatturi tagħkom ma jintużawx biex jitħarrġu mudelli.
- Aċċess skont ir-rwolKull persuna tara u tagħmel biss dak li jeħtieġ ir-rwol tagħha: AP, min japprova, controller, teżorerija, amministratur.
- Segregazzjoni tad-dmirijietMin idaħħal fornitur ma jistax japprova l-fatturi tiegħu. Min japprova ma jistax jirrilaxxa l-pagament.
- Erba' għajnejn fuq il-master dataFornituri ġodda u dettalji bankarji mibdula jeħtieġu t-tieni persuna qabel ma jintużaw.
- Kontroll doppju fuq il-pagamentiIl-lottijiet tal-pagamenti jippreparahom il-fluss u jirrilaxxawhom in-nies. Wieħed jew tnejn, kif tiddeċiedu intom.
- Audit trail sħiħKull pass irreġistrat: min, x'inhu, meta, minn fejn, b'liema kumment. Lest għall-awditur.
- Konnessjonijiet bl-inqas privileġġService accounts apposta b'dawk il-permessi biss li jeħtieġ kull fluss. L-ebda kont personali fil-produzzjoni.
- Sigrieti barra mill-flussiIl-kredenzjali jinżammu f'environment variables siguri jew f'key vault, qatt ġewwa fluss.
- Prevenzjoni tat-telf tad-dataIl-politiki tal-connectors iżommu d-data milli toħroġ minn servizzi approvati. Ambjenti separati għall-ittestjar u għall-produzzjoni.
- Kriptaġġ minn tarf għal tarfMicrosoft 365 jikkripta d-data tagħkom waqt it-trażmissjoni u fil-ħażna. Il-fajls tal-bank qatt ma jintbagħtu bl-email.
- Żamma li tiddeċiduha intomIl-logs, id-dokumenti u d-deċiżjonijiet jinżammu eżatt għal kemm jeħtieġu l-politika tagħkom u l-liġi.
- Monitoraġġ u twissijietRuns li jfallu jerġgħu jiġu ppruvati, jinbagħtu twissijiet u jidħlu f'kju. Xejn ma jintilef fis-skiet.
- Aċċess taħt il-kontroll tagħkomNaħdmu permezz ta' kontijiet li tagħtuna intom, b'MFA. Tistgħu tirrevokawhom meta tridu.
X'tieħdu
Ibdew bi proċess wieħed.
Imbagħad żidu l-ieħor.
Kull inkarigu għandu ambitu fiss u prezz fiss. Tkunu tafu eżatt x'se tieħdu qabel nibdew, u kull ma nibnu huwa tagħkom.
Awditu
Araw fejn imorru s-sigħat.
- Mappa ta' proċess wieħed, minn tarf għal tarf: min jieħu ħsieb xiex, u kemm jieħu żmien
- Opportunitajiet għall-awtomazzjoni kklassifikati skont is-sigħat iffrankati
- Stima tas-sigħat iffrankati u tal-perjodu ta' rkupru tal-investiment
- Pjan tal-liċenzji bl-ispejjeż, qabel ma tieħdu impenn
- Roadmap li tistgħu timxu biha magħna jew mingħajrna
Bini
Proċess wieħed. Minn tarf għal tarf.
- Fluss f'produzzjoni mill-fattura sal-pagament rikonċiljat
- Qari bl-AI b'limiti ta' fiduċja u kju ta' reviżjoni
- Approvazzjonijiet fuq Teams jew Outlook, kull deċiżjoni rreġistrata
- Reġistrazzjoni fl-ERP, lottijiet ta' pagamenti, rikonċiljazzjoni bankarja, reġistrazzjoni tal-FX
- Manwali bil-miktub: gwida għall-amministratur u gwidi għall-utenti
- Taħriġ prattiku għat-tim tal-AP tagħkom, għal min japprova u għall-amministraturi
Tħaddim
Inżommuh għaddej u ntejbuh.
- Monitoraġġ u twissijiet fuq kull fluss
- Tiswijiet u bidliet żgħar, mingħajr proġett ġdid
- Rapport ta' kull xahar dwar is-sigħat iffrankati
- Ħarsa kull tliet xhur lejn il-proċess li jmiss għall-awtomazzjoni
M'intomx ċerti minn fejn tibdew?
L-ewwel 30 minuta huma b'xejn. Inħarsu lejn proċess wieħed, normalment mill-fattura sal-pagament, u ngħidulkom x'nawtomatizzaw l-ewwel u kemm jiffranka.
Mistoqsijiet li jagħmlu t-timijiet tal-finanzi.
Fejn tinżamm id-data tagħna?
Ġewwa l-kumpanija tagħkom. Kollox jaħdem fit-tenant tagħkom stess ta' Microsoft 365 u Power Platform: il-fatturi, id-data estratta, l-approvazzjonijiet u l-logs jiġu pproċessati u maħżuna hemm, mhux fuq is-servers tagħna jew fuq xi pjattaforma ta' terzi. Naħdmu permezz ta' kontijiet li tagħtuna intom u li tistgħu tirrevokaw.
Se nibqgħu marbuta magħkom?
Le. Nibnu fl-ambjent tagħkom, fuq il-liċenzji tagħkom, u kollox huwa tagħkom: flussi, apps, konfigurazzjoni u dokumentazzjoni. Xejn ma jiddependi minna biex jibqa' jaħdem. Iżżommuh intom, jew ma' min tagħżlu.
X'jiġri wara l-go-live?
It-tim tagħkom jirċievi manwali bil-miktub (gwida għall-amministratur u gwidi għall-utenti) u taħriġ prattiku għat-tim tal-AP, għal min japprova u għall-amministraturi. Imbagħad tħaddmuh intom, jew inżommuh għaddej u ntejbuh aħna taħt Tħaddim.
Kemm jista' jkun kumpless?
Kemm hi kumplessa l-istruttura finanzjarja tagħkom: diversi entitajiet u ERPs, diversi banek u muniti, intercompany, fatturi b'PO u mingħajr PO, approvazzjonijiet f'diversi livelli. Nibdew bi proċess wieħed, nippruvawh, u mbagħad inkabbru.
Ma nużawx Microsoft. Xorta tistgħu tgħinuna?
Iva. SharePoint u Power Automate huma l-għażla standard tagħna għax il-biċċa l-kbira tat-timijiet tal-finanzi diġà jħallsu għalihom. Jekk Microsoft mhux is-sistema tagħkom, jew tippreferu ma tużawhx, inħarsu lejn l-għodod li għandkom u ngħidulkom b'onestà fuq xiex nibnu.
Għandna bżonn software jew liċenzji ġodda?
Normalment mhux ħafna. B'Microsoft 365 diġà għandkom Outlook, Teams u SharePoint. Il-funzjonijiet premium ta' Power Automate u l-ipproċessar tad-dokumenti bl-AI jistgħu jeħtieġu liċenzji addizzjonali, skont il-volum. L-Awditu jintemm bi pjan tal-liċenzji u l-ispiża ta' kull xahar tiegħu, qabel ma tieħdu impenn.
Liema ERPs u banek jaħdmu?
Nirreġistraw f'kull ERP li jaċċetta fajl ta' importazzjoni jew li għandu API, u naħdmu ma' kull bank li juża formati standard: SEPA pain.001 għall-pagamenti, camt.053 jew MT940 għall-istatements.
L-AI jieħu deċiżjonijiet finanzjarji?
Le. L-AI jaqra d-dokumenti u jissuġġerixxi tqabbil u kodifikazzjoni. Il-limiti jiddeċiedu x'jgħaddi dritt u x'imur għand persuna. L-approvazzjonijiet, it-tibdil fil-fornituri u r-rilaxx tal-pagamenti dejjem isiru minn persuni. Il-fatturi tagħkom ma jintużawx biex jitħarrġu mudelli.
Kemm iddum biex jibda jaħdem?
L-Awditu jieħu bejn ġimgħa u ġimagħtejn. L-ewwel proċess jibda jaħdem fi żmien bejn ġimagħtejn u sitt ġimgħat, skont il-volum u l-integrazzjonijiet.
X'jiġri meta xi ħaġa tinkiser?
Kull fluss jirreġistra kull pass, jerġa' jipprova dak li jista' jerġa' jiġi ppruvat u javża lill-persuna t-tajba. Taħt Tħaddim, aħna nimmonitorjaw, insewwu u nirrappurtaw kull xahar. Mingħajr Tħaddim, it-tim tagħkom għandu l-manwali u t-taħriġ biex jieħu ħsiebu hu stess.
X'jiġri fir-reviżjoni b'xejn?
30 minuta fuq video call, bl-Ingliż. Inħarsu lejn proċess wieħed, normalment mill-fattura sal-pagament, u ngħidulkom x'nawtomatizzaw l-ewwel u bejn wieħed u ieħor kemm jiffranka. Bla slides, bla obbligu.