Automazione finanziaria di qualsiasi complessità, dentro il suo Microsoft 365
Una finanza che
va da sola.
Acquisiamo la fattura, la mandiamo in approvazione, la registriamo, prepariamo la distinta di pagamento, riconciliamo la banca e contabilizziamo la differenza cambi. Un unico flusso, costruito su SharePoint e Power Automate nel suo tenant. Il suo team gestisce solo le eccezioni.
Gratuita · 30 minuti · videochiamata in inglese · da mar. a gio., dalle 10:00 alle 16:00 CET
Costruito su ciò che ha già
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- Il suo ERP
- La sua banca
Non usa Microsoft? Lavoriamo anche con altri strumenti e le diciamo con franchezza quale fa al caso suo.
Il problema, in numeri
3,1 giorni o 17,4.
Stessa fattura.
I migliori uffici contabilità fornitori lavorano una fattura in circa tre giorni. Tutti gli altri impiegano più di due settimane e la pagano quasi cinque volte tanto. Gran parte di questa differenza è lavoro manuale che un flusso può svolgere.
Come funziona
Un flusso.
Sei passaggi.
La maggior parte delle soluzioni per il ciclo passivo si ferma alla registrazione della fattura. Il lavoro no. Noi automatizziamo l’intero ciclo e manteniamo ogni controllo.
- 01 · Fattura
La casella si legge da sola.
Un flusso monitora la casella email della contabilità fornitori. L’AI legge ogni PDF (fornitore, partita IVA, numero, date, valuta, importi) e assegna un punteggio di affidabilità a ogni campo. Tutto ciò che è sotto la soglia passa a una persona.
- 02 · Approvazione
Un clic in Teams.
Il fornitore viene abbinato all’anagrafica: prima per partita IVA, poi per IBAN, poi per nome. L’approvatore vede PDF e dati affiancati in Teams o Outlook. Ogni decisione viene registrata.
- 03 · Registrazione
Registrata senza digitare.
Le fatture approvate entrano nel suo ERP tramite il formato di importazione o l’API. Arrivano già imputate e con l’IVA ripartita, archiviate con l’audit trail completo.
- 04 · Pagamento
Distinte di pagamento già pronte.
Le fatture in scadenza vengono raggruppate per data di scadenza e valuta in una proposta di pagamento. Una persona la autorizza. Poi il flusso invia la distinta alla banca.
- 05 · Riconciliazione
Gli estratti conto si spuntano da soli.
Arriva l’estratto conto. Ogni riga viene abbinata al suo pagamento per importo, riferimento e IBAN, e la partita aperta si chiude. Al suo team arrivano solo le vere differenze.
- 06 · Cambi
Tassi documentati.
Quando il cambio del giorno di pagamento è diverso da quello della fattura, l’utile o la perdita su cambi realizzati vengono calcolati e contabilizzati. Entrambi i tassi restano registrati per il revisore.
Il suo team gestisce solo le eccezioni. Tutto il resto va da sé.
Funzionalità
Tutto ciò che automatizziamo.
Acquisizione
- Acquisizione fatture con AILeggiamo PDF, scansioni e testo delle email, testata e righe, con un punteggio di affidabilità su ogni campo.
- Coda di verificaI campi sotto la sua soglia passano a una persona. Tutto il resto procede direttamente.
- Rilevamento dei duplicatiBlocchiamo la stessa fattura ricevuta due volte: numero, fornitore, importo e data.
- Pronti per la fatturazione elettronicaGestiamo fatture strutturate UBL / Peppol insieme ai PDF, così è pronto per gli obblighi di fatturazione elettronica.
Fornitori
- Abbinamento fornitoriPrima partita IVA, poi IBAN, poi nome. Il fornitore giusto viene trovato anche senza ordine d’acquisto.
- Nuove anagrafiche con approvazioneVerifiche su partita IVA e registro imprese, conferma del conto bancario e un secondo approvatore prima che un nuovo fornitore diventi operativo.
- Controllo sul cambio di coordinate bancarieUn IBAN modificato non viene mai pagato finché non è verificato e approvato.
Imputazione e approvazione
- Regole di imputazioneConto Co.Ge., centro di costo e codice IVA per riga, appresi dallo storico del fornitore, dall’ordine o dal testo della riga.
- Iter di approvazionePer centro di costo, importo, società e fornitore, con limiti, approvazioni a due livelli e sostituti.
- Approvazioni in Teams e OutlookPDF e dati affiancati. Approvare, rifiutare o commentare con un clic.
- Promemoria ed escalationNiente resta fermo senza che nessuno se ne accorga: promemoria dopo 24 ore, escalation dopo 48. Le regole le decide lei.
- Code delle eccezioniLe voci rifiutate, non abbinate o poco chiare finiscono in un’unica coda, con il motivo indicato.
Registrazione
- Export e registrazione in ERPTramite il formato di importazione o l’API del suo ERP: imputata, con IVA ripartita, archiviata.
- Gestione IVAIVA nazionale, reverse charge e acquisti intracomunitari contabilizzati nel modo in cui il suo commercialista se lo aspetta.
- Multi-società, multi-valutaPiù società, valute, ERP e conti bancari in un unico flusso.
- ArchivioPDF, dati estratti e ogni decisione conservati insieme, per tutto il tempo previsto dalla sua policy.
Pagamenti
- Proposte di pagamentoFatture in scadenza raggruppate per data, valuta e conto bancario, pronte per la verifica.
- Autorizzazione umana, doppio controlloIl flusso prepara la distinta. Sono le persone ad autorizzarla, anche in due se lo desidera.
- File bancariSEPA pain.001 e i formati accettati dalla sua banca.
Riconciliazione e cambi
- Riconciliazione bancariaEstratti conto camt.053 o MT940 abbinati per importo, riferimento e IBAN. Le partite aperte si chiudono da sole.
- Utili e perdite su cambiDifferenze realizzate calcolate e contabilizzate, con entrambi i tassi registrati.
- Tassi documentatiTassi BCE o della sua banca, registrati con ogni scrittura in valuta estera.
Gestione operativa
- Monitoraggio e nuovi tentativiOgni esecuzione viene registrata. Gli errori vengono ritentati automaticamente e segnalati alla persona giusta.
- Dashboard e reportisticaTempi di ciclo, quota di fatture senza intervento manuale, eccezioni e ore risparmiate, in Power BI o in un semplice report.
- Manuali e formazioneGuide per amministratori e utenti finali, più formazione pratica per il suo team contabilità fornitori, gli approvatori e gli amministratori.
Sicurezza e fiducia
Costruito dentro la sua azienda.
Di sua proprietà.
- 01
I suoi dati non lasciano mai l’azienda.
Tutto gira nel suo tenant Microsoft 365 e Power Platform. Fatture, dati estratti, approvazioni e log vengono elaborati e conservati lì. Non sui nostri server, non su piattaforme di terzi.
- 02
Nessun vincolo. Tutto è suo.
Costruiamo nel suo ambiente, sulle sue licenze. Flussi, app, configurazione e documentazione sono suoi dal primo giorno. Nulla dipende da noi per continuare a funzionare. Può gestirlo internamente o con chi preferisce.
- 03
Il denaro lo autorizzano le persone.
L’automazione non elimina mai un controllo. Lo rende meno costoso. Il flusso prepara ogni distinta di pagamento, fino al file per la banca. Una persona la autorizza. Sempre.
Tutti i controlli, uno per uno.
Cosa integriamo di default in ogni flusso.
- Nel suo tenantI flussi girano nel suo ambiente Power Platform; i file restano nel suo SharePoint o Dataverse.
- Dati nell’UE, GDPRVale la regione del suo tenant: per i tenant UE, i dati restano in data center nell’UE. Lavoriamo con un accordo sul trattamento dei dati (DPA).
- Nessun addestramento di modelliI documenti vengono letti dai servizi AI di Microsoft secondo le condizioni del suo tenant. Le sue fatture non vengono usate per addestrare modelli.
- Accesso basato sui ruoliOgnuno vede e fa solo ciò che serve al suo ruolo: contabilità fornitori, approvatore, controller, tesoreria, amministratore.
- Separazione dei compitiChi inserisce un fornitore non può approvarne le fatture. Chi approva non può autorizzare il pagamento.
- Quattro occhi sull’anagraficaNuovi fornitori e coordinate bancarie modificate richiedono una seconda persona prima di essere usati.
- Doppio controllo sui pagamentiLe distinte di pagamento sono preparate dal flusso e autorizzate dalle persone. Una o due, secondo la sua regola.
- Audit trail completoOgni passaggio registrato: chi, cosa, quando, da dove, con quale commento. Pronto per il revisore.
- Connessioni con privilegi minimiAccount di servizio dedicati, con i soli permessi che ogni flusso richiede. Nessun account personale in produzione.
- Credenziali fuori dai flussiLe credenziali stanno in variabili d’ambiente protette o in un key vault, mai dentro un flusso.
- Prevenzione della perdita di datiLe policy sui connettori impediscono ai dati di uscire dai servizi autorizzati. Ambienti di test e produzione separati.
- Crittografia end-to-endMicrosoft 365 cifra i suoi dati in transito e a riposo. I file bancari non viaggiano mai via email.
- Conservazione decisa da leiLog, documenti e decisioni vengono conservati esattamente per il tempo richiesto dalla sua policy e dalla legge.
- Monitoraggio e alertLe esecuzioni fallite vengono ritentate, segnalate e messe in coda. Niente va perso in silenzio.
- Accessi sotto il suo controlloLavoriamo tramite account che ci concede lei, con MFA. Può revocarli in qualsiasi momento.
Cosa ottiene
Si parte da un processo.
Poi si aggiunge il successivo.
Ogni incarico ha un perimetro definito e un prezzo fisso. Sa esattamente cosa ottiene prima di iniziare, e tutto ciò che costruiamo è suo.
Audit
Capire dove vanno le ore.
- La mappa di un processo, dall’inizio alla fine: chi fa cosa e quanto tempo richiede
- Le attività da automatizzare, ordinate per ore risparmiate
- Stima delle ore risparmiate e tempo di rientro dell’investimento
- Piano licenze con i costi, prima di impegnarsi
- Una roadmap da seguire con o senza di noi
Realizzazione
Un processo. Dall’inizio alla fine.
- Un flusso in produzione, dalla fattura al pagamento riconciliato
- Acquisizione con AI, soglie di affidabilità e coda di verifica
- Approvazioni in Teams o Outlook, ogni decisione registrata
- Registrazione in ERP, distinte di pagamento, riconciliazione bancaria, contabilizzazione delle differenze cambi
- Manuali scritti: una guida per amministratori e guide per gli utenti finali
- Formazione pratica per il suo team contabilità fornitori, gli approvatori e gli amministratori
Gestione
Lo teniamo in funzione e lo miglioriamo.
- Monitoraggio e alert su ogni flusso
- Correzioni e piccole modifiche, senza aprire un nuovo progetto
- Un report mensile sulle ore risparmiate
- Ogni trimestre, un’analisi del prossimo processo da automatizzare
Non sa da dove cominciare?
I primi 30 minuti sono gratuiti. Esaminiamo un processo, di solito dalla fattura al pagamento, e le diciamo cosa automatizzeremmo per primo e quanto le farebbe risparmiare.
Le domande dei team amministrazione e finanza.
Dove risiedono i nostri dati?
In azienda. Tutto gira nel suo tenant Microsoft 365 e Power Platform: fatture, dati estratti, approvazioni e log vengono elaborati e conservati lì, non sui nostri server né su piattaforme di terzi. Lavoriamo tramite account che ci concede lei e che può revocare.
Restiamo vincolati a voi?
No. Costruiamo nel suo ambiente, sulle sue licenze, e tutto è suo: flussi, app, configurazione e documentazione. Nulla dipende da noi per continuare a funzionare. Può gestirlo internamente o con chi preferisce.
Cosa succede dopo l’avvio?
Il suo team riceve manuali scritti (una guida per amministratori e guide per gli utenti finali) e formazione pratica per il team contabilità fornitori, gli approvatori e gli amministratori. Poi può gestirlo internamente, oppure lo teniamo in funzione e lo miglioriamo con il servizio Gestione.
Quanto può essere complesso?
Quanto la sua struttura amministrativa: più società ed ERP, più banche e valute, operazioni infragruppo, fatture con e senza ordine, approvazioni su più livelli. Partiamo da un processo, ne dimostriamo il funzionamento, poi estendiamo.
Non usiamo Microsoft. Potete aiutarci lo stesso?
Sì. SharePoint e Power Automate sono la nostra scelta predefinita perché la maggior parte dei team finance li paga già. Se Microsoft non è la sua piattaforma, o preferisce non usarla, valutiamo gli strumenti che ha e le diciamo con franchezza su cosa costruiremmo.
Servono nuovi software o licenze?
Di solito poco. Con Microsoft 365 ha già Outlook, Teams e SharePoint. Le funzionalità premium di Power Automate e l’elaborazione dei documenti con AI possono richiedere licenze aggiuntive, a seconda dei volumi. L’Audit si chiude con un piano licenze e il relativo costo mensile, prima di impegnarsi.
Con quali ERP e banche funziona?
Registriamo in qualsiasi ERP che accetti un file di importazione o abbia un’API, per esempio TeamSystem o Zucchetti, e lavoriamo con qualsiasi banca che usi formati standard: SEPA pain.001 per i pagamenti, camt.053 o MT940 per gli estratti conto.
L’AI prende decisioni finanziarie?
No. L’AI legge i documenti e suggerisce abbinamenti e imputazioni. Le soglie decidono cosa procede direttamente e cosa passa a una persona. Approvazioni, modifiche ai fornitori e autorizzazioni di pagamento restano sempre umane. Le sue fatture non vengono usate per addestrare modelli.
Quanto tempo serve per partire?
L’Audit richiede da una a due settimane. Un primo processo va in produzione in un periodo da due a sei settimane, a seconda dei volumi e delle integrazioni.
Cosa succede se qualcosa si blocca?
Ogni flusso registra ogni passaggio, ritenta ciò che si può ritentare e avvisa la persona giusta. Con il servizio Gestione monitoriamo, correggiamo e facciamo un report mensile. Senza Gestione, il suo team ha i manuali e la formazione per gestirlo in autonomia.
Cosa succede nell’analisi gratuita?
30 minuti in videochiamata, in inglese. Esaminiamo un processo, di solito dalla fattura al pagamento, e le diciamo cosa automatizzeremmo per primo e, a grandi linee, quanto le farebbe risparmiare. Niente slide, nessun impegno.