Igasuguse keerukusega finantsautomaatika teie enda Microsoft 365 keskkonnas
Finantsprotsessid, mis
töötavad ise.
Loeme arve sisse, suuname selle kinnitamisele, kirjendame selle, valmistame ette maksed, sobitame pangaväljavõtte ja kirjendame kursivahe. Üks voog, mis on ehitatud SharePointi ja Power Automate platvormi peale teie enda Microsoft 365 keskkonnas. Teie meeskond tegeleb ainult eranditega.
Tasuta · 30 minutit · videokõne inglise keeles · teisipäevast neljapäevani kell 10.00–16.00 CET
Ehitatud sellele, mis teil juba olemas on
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- Teie ERP
- Teie pank
Te ei kasuta Microsofti? Ehitame ka teistele tööriistadele ja ütleme ausalt, milline teile sobib.
Probleem numbrites
3,1 päeva või 17,4.
Sama arve.
Parimad ostureskontro meeskonnad töötlevad arve umbes kolme päevaga. Kõik teised vajavad selleks üle kahe nädala ja maksavad selle eest peaaegu viis korda rohkem. Suurem osa sellest vahest on käsitsi töö, mida saab teha automaatne voog.
Kuidas see töötab
Üks voog.
Kuus sammu.
Enamik ostuarvete automatiseerimise lahendusi peatub, kui arve on kirjendatud. Töö aga sellega ei lõpe. Meie automatiseerime kogu tsükli ja hoiame selles alles kõik kontrollid.
- 01 · Arve
Postkast loeb end ise.
Voog jälgib ostuarvete postkasti. AI loeb iga PDF-i (tarnija, KMKR number, arve number, kuupäevad, valuuta, summad) ja hindab iga välja puhul, kui kindel ta on. Kõik, mis jääb alla läve, läheb inimesele.
- 02 · Kinnitamine
Üks puudutus Teamsis.
Tarnija leitakse põhiandmetest: kõigepealt KMKR numbri, siis IBAN-i, siis nime järgi. Kinnitaja näeb PDF-i ja andmeid kõrvuti Teamsis või Outlookis. Iga otsus logitakse.
- 03 · Kirjendamine
Kirjendatud ilma trükkimata.
Kinnitatud arved liiguvad teie ERP-sse selle impordiformaadi või API kaudu. Need jõuavad kohale konteeritult ja käibemaksu järgi jaotatult ning arhiveeritakse koos täieliku auditijäljega.
- 04 · Maksmine
Maksed ette valmistatud.
Tasumisele kuuluvad arved rühmitatakse maksetähtaja ja valuuta järgi makseettepanekuks. Inimene kinnitab selle. Seejärel saadab voog maksepaketi panka.
- 05 · Sobitamine
Väljavõte sobitub ise.
Pangaväljavõte jõuab tagasi. Iga rida seotakse oma maksega summa, viitenumbri ja IBAN-i järgi ning avatud kanne suletakse. Teie meeskonnani jõuavad ainult tegelikud erinevused.
- 06 · Valuuta
Kursid on salvestatud.
Kui maksepäeva kurss erineb arve kursist, arvutatakse realiseerunud kursikasum või -kahjum ja kirjendatakse see. Mõlemad kursid jäävad audiitori jaoks alles.
Teie meeskond tegeleb ainult eranditega. Kõik muu käib ise.
Võimalused
Kõik, mida me automatiseerime.
Vastuvõtt
- Ostuarvete AI-tuvastusLoeme PDF-e, skaneeringuid ja e-kirjade sisu, nii päist kui ka ridu, ning anname igale väljale kindlushinnangu.
- Ülevaatuse järjekordVäljad, mis jäävad alla teie läve, lähevad inimesele. Kõik muu liigub otse edasi.
- Topeltarvete tuvastamineSama arve ei lähe läbi kaks korda: kontrollime numbrit, tarnijat, summat ja kuupäeva.
- Valmis e-arveteksVõtame PDF-ide kõrval vastu ka struktureeritud UBL / Peppol arveid, nii et e-arvete nõuded leiavad teid valmis olevat.
Tarnijad
- Tarnija tuvastamineKõigepealt KMKR number, siis IBAN, siis nimi. Õige tarnija leitakse ka ilma ostutellimuseta.
- Uue tarnija lisamine kinnitusegaKMKR numbri ja registriandmete kontroll, pangakonto kinnitamine ja teine kinnitaja enne, kui uus tarnija aktiivseks muutub.
- Pangaandmete muutmise kontrollMuudetud IBAN-ile ei maksta enne, kui see on kontrollitud ja kinnitatud.
Konteerimine ja kinnitamine
- KonteerimisreeglidKonto, kulukoht ja käibemaksukood iga rea kohta, õpitud tarnija ajaloost, ostutellimusest või rea tekstist.
- KinnitusringidKulukoha, summa, ettevõtte ja tarnija järgi, limiitide, kahetasandilise kinnitamise ja asendajatega.
- Kinnitamine Teamsis ja OutlookisPDF ja andmed kõrvuti. Kinnitage, lükake tagasi või kommenteerige ühe puudutusega.
- Meeldetuletused ja eskaleerimineMiski ei jää märkamatult ootama: meeldetuletus 24 tunni pärast, eskaleerimine 48 tunni pärast. Reeglid määrate teie.
- Erandite järjekorradTagasi lükatud, sobitamata või ebaselged arved jõuavad ühte järjekorda koos põhjusega.
Kirjendamine
- Eksport ja kirjendamine ERP-sseTeie ERP impordiformaadi või API kaudu: konteeritud, käibemaksu järgi jaotatud, arhiveeritud.
- Käibemaksu käsitlemineKodumaine käibemaks, pöördmaksustamine ja ühendusesisesed soetused kirjendatakse nii, nagu teie raamatupidaja ootab.
- Mitu ettevõtet, mitu valuutatMitu ettevõtet, valuutat, ERP-d ja pangakontot ühes voos.
- ArhiivPDF, väljaloetud andmed ja iga otsus säilitatakse koos nii kaua, kui teie kord ette näeb.
Maksed
- MakseettepanekudTasumisele kuuluvad arved, rühmitatud kuupäeva, valuuta ja pangakonto järgi, valmis üle vaatamiseks.
- Inimese kinnitus, topeltkontrollVoog valmistab maksed ette. Inimesed kinnitavad need, soovi korral kaks inimest.
- PangafailidSEPA pain.001 ja vormingud, mida teie pank aktsepteerib.
Sobitamine ja valuuta
- Pangaväljavõtte sobitaminecamt.053 või MT940 väljavõtted sobitatakse summa, viitenumbri ja IBAN-i järgi. Avatud kanded suletakse ise.
- Kursikasumid ja -kahjumidRealiseerunud vahed arvutatakse ja kirjendatakse ning mõlemad kursid jäävad salvestatuks.
- Salvestatud kursidEKP või teie panga kursid, salvestatud iga välisvaluutas kirjenduse juurde.
Käitamine
- Jälgimine ja kordusedIga käivitus logitakse. Ebaõnnestunud käivitusi korratakse automaatselt ja õige inimene saab teavituse.
- Töölauad ja aruandlusTöötlusaeg, ilma käsitööta läbitud arvete osakaal, erandid ja säästetud tunnid, Power BI-s või lihtsas aruandes.
- Juhendid ja koolitusAdministraatori ja lõppkasutaja juhendid ning praktiline koolitus teie ostureskontro meeskonnale, kinnitajatele ja administraatoritele.
Turvalisus ja usaldus
Ehitatud teie seinte vahele.
Kuulub teile.
- 01
Teie andmed ei lahku kunagi ettevõttest.
Kõik töötab teie enda Microsoft 365 ja Power Platform keskkonnas (tenant). Arveid, väljaloetud andmeid, kinnitusi ja logisid töödeldakse ja hoitakse seal. Mitte meie serverites ega ühelgi kolmanda osapoole platvormil.
- 02
Ei mingit sõltuvust. Kõik kuulub teile.
Ehitame teie keskkonda, teie litsentsidele. Vood, rakendused, seadistus ja dokumentatsioon on teie omad esimesest päevast. Töös püsimiseks ei sõltu miski meist. Hallake seda ise või kellega iganes soovite.
- 03
Makseid kinnitavad inimesed.
Automatiseerimine ei eemalda kunagi ühtegi kontrolli. See teeb kontrollid odavamaks. Voog valmistab iga makse ette kuni pangafailini välja. Selle kinnitab inimene. Alati.
Kõik kontrollid ühes nimekirjas.
Mida me vaikimisi igasse voogu sisse ehitame.
- Teie tenantisVood töötavad teie Power Platform keskkonnas, failid jäävad teie SharePointi või Dataverse keskkonda.
- Andmed ELis, GDPRKehtib teie tenanti regioon: ELi tenantide puhul jäävad andmed ELi andmekeskustesse. Töötame andmetöötluslepingu alusel.
- Mudeleid ei treenitaDokumente loevad Microsofti AI-teenused teie tenanti tingimuste alusel. Teie arveid ei kasutata mudelite treenimiseks.
- Rollipõhine ligipääsIgaüks näeb ja teeb ainult seda, mida tema roll nõuab: ostureskontro, kinnitaja, kontroller, rahahaldus, administraator.
- Ülesannete lahususKes sisestab tarnija, ei saa kinnitada tema arveid. Kes kinnitab, ei saa makset vabastada.
- Nelja silma põhimõte põhiandmetelUued tarnijad ja muudetud pangaandmed vajavad enne kasutamist teise inimese kinnitust.
- Maksete topeltkontrollMaksed valmistab ette voog ja vabastavad inimesed. Üks või kaks, teie reegli järgi.
- Täielik auditijälgIga samm logitakse: kes, mida, millal, kust ja millise kommentaariga. Valmis audiitori jaoks.
- Vähimate õigustega ühendusedEraldi teenusekontod ainult nende õigustega, mida iga voog vajab. Toodangus isiklikke kontosid ei kasutata.
- Saladused voogudest väljasLigipääsuandmeid hoitakse turvalistes keskkonnamuutujates või võtmehoidlas (key vault), mitte kunagi voo sees.
- Andmelekke ennetamineKonnektorite poliitikad takistavad andmete lahkumist heakskiidetud teenustest. Eraldi test- ja toodangukeskkond.
- Krüpteeritud otsast otsaniMicrosoft 365 krüpteerib teie andmed nii edastamisel kui ka salvestatuna. Pangafailid ei liigu kunagi e-postiga.
- Säilitusaja määrate teieLogisid, dokumente ja otsuseid hoitakse täpselt nii kaua, kui teie kord ja seadus nõuavad.
- Jälgimine ja hoiatusedEbaõnnestunud käivitusi korratakse, neist antakse teada ja need pannakse järjekorda. Midagi ei kao vaikselt.
- Ligipääs teie kontrolli allTöötame kontode kaudu, mille te meile annate, koos MFA-ga. Saate need igal ajal tühistada.
Mida te saate
Alustage ühest protsessist.
Siis lisage järgmine.
Igal projektil on kindel ulatus ja kindel hind. Teate täpselt, mida saate, enne kui alustame, ja kõik, mille ehitame, kuulub teile.
Analüüs
Vaadake, kuhu tunnid kaovad.
- Ühe protsessi kaart algusest lõpuni: kes millega tegeleb ja kui kaua see aega võtab
- Automatiseerimise kandidaadid, järjestatud säästetud tundide järgi
- Säästetud tundide hinnang ja tasuvusaeg
- Litsentsiplaan koos kuludega enne, kui otsustate
- Tegevuskava, mida saate ellu viia meiega või ilma meieta
Juurutus
Üks protsess. Algusest lõpuni.
- Toodangus töötav voog arvest kuni sobitatud makseni
- AI-tuvastus kindluslävede ja ülevaatuse järjekorraga
- Kinnitamine Teamsis või Outlookis, iga otsus logitud
- Kirjendamine ERP-sse, maksed, pangaväljavõtte sobitamine, kursivahede kirjendamine
- Kirjalikud juhendid: administraatori juhend ja lõppkasutaja juhendid
- Praktiline koolitus teie ostureskontro meeskonnale, kinnitajatele ja administraatoritele
Haldus
Hoiame selle töös ja täiustame seda.
- Iga voo jälgimine ja hoiatused
- Parandused ja väikesed muudatused ilma uue projektita
- Igakuine aruanne säästetud tundidest
- Kord kvartalis ülevaade järgmisest protsessist, mida automatiseerida
Pole kindel, kust alustada?
Esimesed 30 minutit on tasuta. Vaatame üle ühe protsessi, tavaliselt arvest maksmiseni, ja ütleme, mida me automatiseeriksime esimesena ja kui palju see säästaks.
Küsimused, mida finantsmeeskonnad küsivad.
Kus meie andmed asuvad?
Teie ettevõttes. Kõik töötab teie enda Microsoft 365 ja Power Platform keskkonnas: arveid, väljaloetud andmeid, kinnitusi ja logisid töödeldakse ja hoitakse seal, mitte meie serverites ega ühelgi kolmanda osapoole platvormil. Töötame kontode kaudu, mille te meile annate ja mida saate tühistada.
Kas me jääme teist sõltuma?
Ei. Ehitame teie keskkonda, teie litsentsidele, ja kõik kuulub teile: vood, rakendused, seadistus ja dokumentatsioon. Töös püsimiseks ei sõltu miski meist. Haldate seda ise või kellega iganes soovite.
Mis saab pärast käivitamist?
Teie meeskond saab kirjalikud juhendid (administraatori juhendi ja lõppkasutaja juhendid) ning praktilise koolituse ostureskontro meeskonnale, kinnitajatele ja administraatoritele. Seejärel haldate seda ise või hoiame meie selle töös ja täiustame seda paketi Haldus raames.
Kui keeruliseks see minna võib?
Nii keeruliseks, kui keeruline on teie finantsstruktuur: mitu ettevõtet ja ERP-d, mitu panka ja valuutat, kontsernisisesed tehingud, ostutellimusega ja ilma ostutellimuseta arved, mitmetasandiline kinnitamine. Alustame ühest protsessist, tõestame, et see töötab, ja siis laiendame.
Me ei kasuta Microsofti. Kas saate ikkagi aidata?
Jah. SharePoint ja Power Automate on meie vaikevalik, sest enamik finantsmeeskondi juba maksab nende eest. Kui Microsoft ei ole teie platvorm või te ei soovi seda kasutada, vaatame üle teie olemasolevad tööriistad ja ütleme ausalt, millele me ehitaksime.
Kas vajame uut tarkvara või litsentse?
Tavaliselt mitte palju. Microsoft 365-ga on teil juba olemas Outlook, Teams ja SharePoint. Power Automate premium-funktsioonid ja dokumentide AI-töötlus võivad olenevalt mahust vajada lisalitsentse. Analüüs lõpeb litsentsiplaaniga ja selle kuukuluga enne, kui otsustate.
Milliste ERP-de ja pankadega see töötab?
Kirjendame igasse ERP-sse, mis võtab vastu impordifaili või millel on API, näiteks Merit Aktiva või Directo, ja töötame iga pangaga, mis kasutab standardvorminguid: SEPA pain.001 maksete jaoks, camt.053 või MT940 väljavõtete jaoks.
Kas AI teeb finantsotsuseid?
Ei. AI loeb dokumente ning pakub välja sobitusi ja konteeringuid. Läved otsustavad, mis läheb otse läbi ja mis inimesele. Kinnitused, tarnijaandmete muudatused ja maksete vabastamine jäävad alati inimeste teha. Teie arveid ei kasutata mudelite treenimiseks.
Kui kaua läheb, kuni see töötab?
Analüüs kestab üks kuni kaks nädalat. Esimene protsess läheb käiku kahe kuni kuue nädalaga, olenevalt mahust ja liidestest.
Mis juhtub, kui midagi katki läheb?
Iga voog logib iga sammu, kordab seda, mida saab korrata, ja teavitab õiget inimest. Paketi Haldus raames jälgime, parandame ja anname igakuiselt aru. Ilma selleta on teie meeskonnal juhendid ja koolitus, et seda ise hallata.
Mis toimub tasuta ülevaatusel?
30 minutit videokõnes, inglise keeles. Vaatame üle ühe protsessi, tavaliselt arvest maksmiseni, ning ütleme, mida me automatiseeriksime esimesena ja umbes kui palju see säästaks. Ilma slaidide ja kohustusteta.