Finance-automatisering van elke complexiteit, binnen uw eigen Microsoft 365
Finance die
vanzelf loopt.
Wij lezen de factuur in, regelen de goedkeuring, boeken hem, zetten de betaalrun klaar, letteren de bank af en boeken het koersverschil. Eén flow, gebouwd op SharePoint en Power Automate in uw eigen tenant. Uw team handelt alleen de uitzonderingen af.
Gratis · 30 minuten · videogesprek in het Engels · di t/m do, 10.00 tot 16.00 uur CET
Gebouwd op wat u al heeft
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- Uw ERP
- Uw bank
Geen Microsoft? Wij bouwen ook op andere tools en zeggen u eerlijk welke past.
Het probleem in cijfers
3,1 dagen of 17,4.
Dezelfde factuur.
De beste crediteurenteams verwerken een factuur in ongeveer drie dagen. De rest doet er meer dan twee weken over en betaalt er bijna vijf keer zoveel voor. Het grootste deel van dat verschil is handwerk dat een flow kan overnemen.
Zo werkt het
Eén flow.
Zes stappen.
De meeste automatisering van de crediteurenadministratie stopt zodra de factuur geboekt is. Het werk niet. Wij automatiseren de hele keten en houden elke controle erin.
- 01 · Factuur
De mailbox leest zichzelf.
Een flow bewaakt de crediteurenmailbox. AI leest elke PDF (leverancier, btw-nummer, factuurnummer, datums, valuta, bedragen) en geeft elk veld een betrouwbaarheidsscore. Alles onder de drempel gaat naar een mens.
- 02 · Goedkeuring
Eén klik in Teams.
De leverancier wordt gekoppeld aan de stamgegevens: eerst op btw-nummer, dan op IBAN, dan op naam. De goedkeurder ziet de PDF en de gegevens naast elkaar in Teams of Outlook. Elke beslissing wordt vastgelegd.
- 03 · Boeken
Geboekt zonder overtypen.
Goedgekeurde facturen gaan via het importformaat of de API naar uw ERP. Ze komen gecodeerd en met btw-splitsing binnen, gearchiveerd met een volledige audittrail.
- 04 · Betaling
Betaalruns, klaargezet.
Te betalen facturen worden op vervaldatum en valuta gegroepeerd in een betaalvoorstel. Een mens geeft het vrij. Daarna stuurt de flow de batch naar de bank.
- 05 · Afletteren
Afschriften letteren zichzelf af.
Het bankafschrift komt binnen. Elke regel wordt op bedrag, referentie en IBAN aan de betaling gekoppeld en de openstaande post wordt afgeletterd. Alleen echte verschillen komen bij uw team terecht.
- 06 · Valuta
Koersen vastgelegd.
Wijkt de koers op de betaaldag af van de koers op de factuur, dan wordt de gerealiseerde koerswinst of het koersverlies berekend en geboekt. Beide koersen blijven vastgelegd voor de accountant.
Uw team handelt alleen de uitzonderingen af. De rest loopt vanzelf.
Functies
Alles wat wij automatiseren.
Inlezen
- AI-factuurherkenningWij lezen PDF’s, scans en e-mailteksten, kop en regels, met een betrouwbaarheidsscore op elk veld.
- ControlewachtrijVelden onder uw drempel gaan naar een mens. De rest gaat direct door.
- Dubbele facturen herkennenWij houden dezelfde factuur twee keer tegen: nummer, leverancier, bedrag en datum.
- Klaar voor e-facturatieWij verwerken gestructureerde UBL- / Peppol-facturen naast PDF’s, zodat u klaar bent voor verplichte e-facturatie.
Leveranciers
- Leveranciers herkennenEerst btw-nummer, dan IBAN, dan naam. De juiste leverancier wordt ook zonder inkooporder gevonden.
- Leveranciers aanmaken met goedkeuringControle van btw-nummer en handelsregister, bevestiging van de bankrekening en een tweede goedkeurder voordat een nieuwe leverancier actief wordt.
- Controle op gewijzigde bankgegevensOp een gewijzigde IBAN wordt nooit betaald voordat die is gecontroleerd en goedgekeurd.
Coderen & goedkeuren
- CoderingsregelsGrootboekrekening, kostenplaats en btw-code per regel, geleerd uit de leveranciershistorie, de inkooporder of de regeltekst.
- GoedkeuringsroutesOp kostenplaats, bedrag, entiteit en leverancier, met limieten, goedkeuring in twee stappen en vervangers.
- Goedkeuren in Teams en OutlookPDF en gegevens naast elkaar. Goedkeuren, afwijzen of reageren met één klik.
- Herinneringen en escalatiesNiets blijft ongemerkt liggen: herinnering na 24 uur, escalatie na 48. U bepaalt de regels.
- UitzonderingswachtrijenAfgewezen, niet-gekoppelde of onduidelijke posten komen in één wachtrij terecht, met de reden erbij.
Boeken
- Export en boeking in uw ERPVia het importformaat of de API van uw ERP: gecodeerd, btw gesplitst, gearchiveerd.
- Btw-verwerkingBinnenlandse btw, verlegde btw en intracommunautaire verwervingen, geboekt zoals uw accountant het verwacht.
- Meerdere entiteiten en valutaMeerdere bedrijven, valuta, ERP’s en bankrekeningen in één flow.
- ArchiefPDF, uitgelezen gegevens en elke beslissing samen bewaard, zo lang als uw beleid voorschrijft.
Betalingen
- BetaalvoorstellenTe betalen facturen gegroepeerd op datum, valuta en bankrekening, klaar voor controle.
- Vrijgave door mensen, vier ogenDe flow zet de betaalrun klaar. Mensen geven hem vrij, desgewenst met z’n tweeën.
- BankbestandenSEPA pain.001 en de formaten die uw bank accepteert.
Afletteren & valuta
- Bankafschriften afletterenAfschriften in camt.053 of MT940, gekoppeld op bedrag, referentie en IBAN. Openstaande posten letteren zichzelf af.
- Koerswinsten en -verliezenGerealiseerde verschillen berekend en geboekt, met beide koersen vastgelegd.
- Koersen vastgelegdECB-koersen of de koersen van uw bank, vastgelegd bij elke boeking in vreemde valuta.
Beheer
- Monitoring en herhalingenElke run wordt gelogd. Mislukte runs worden automatisch opnieuw geprobeerd en gemeld aan de juiste persoon.
- Dashboards en rapportagesDoorlooptijd, aandeel facturen zonder handwerk, uitzonderingen en bespaarde uren, in Power BI of in een eenvoudig rapport.
- Handleidingen en trainingHandleidingen voor beheerders en eindgebruikers, plus praktische training voor uw crediteurenteam, goedkeurders en beheerders.
Beveiliging & vertrouwen
Gebouwd binnen uw muren.
Volledig van u.
- 01
Uw gegevens verlaten uw organisatie nooit.
Alles draait in uw eigen tenant van Microsoft 365 en Power Platform. Facturen, uitgelezen gegevens, goedkeuringen en logs worden daar verwerkt en opgeslagen. Niet op onze servers, niet op een platform van derden.
- 02
Geen lock-in. Alles is van u.
Wij bouwen in uw omgeving, op uw licenties. Flows, apps, configuratie en documentatie zijn vanaf dag één van u. Niets is van ons afhankelijk om te blijven draaien. Beheer het zelf, of met wie u maar wilt.
- 03
Mensen geven geld vrij.
Automatisering haalt nooit een controle weg. Het maakt controles goedkoper. De flow zet elke betaalrun klaar, tot en met het bankbestand. Een mens geeft hem vrij. Altijd.
Elke controle op een rij.
Wat wij standaard in elke flow inbouwen.
- In uw tenantFlows draaien in uw Power Platform-omgeving; bestanden blijven in uw SharePoint of Dataverse.
- EU-data, AVGDe regio van uw tenant geldt: bij EU-tenants blijven de gegevens in EU-datacenters. Wij werken onder een verwerkersovereenkomst.
- Geen modeltrainingDocumenten worden gelezen door AI-diensten van Microsoft, onder de voorwaarden van uw tenant. Uw facturen worden niet gebruikt om modellen te trainen.
- Rolgebaseerde toegangIedereen ziet en doet alleen wat de eigen rol vraagt: crediteuren, goedkeurder, controller, treasury, beheerder.
- FunctiescheidingWie een leverancier aanmaakt, kan diens facturen niet goedkeuren. Wie goedkeurt, kan de betaling niet vrijgeven.
- Vier ogen op stamgegevensNieuwe leveranciers en gewijzigde bankgegevens hebben een tweede persoon nodig voordat ze worden gebruikt.
- Dubbele controle op betalingenBetaalruns worden door de flow klaargezet en door mensen vrijgegeven. Eén of twee, volgens uw regel.
- Volledige audittrailElke stap vastgelegd: wie, wat, wanneer, vanaf waar, met welke opmerking. Klaar voor de accountant.
- Verbindingen met minimale rechtenAparte serviceaccounts met alleen de rechten die elke flow nodig heeft. Geen persoonlijke accounts in productie.
- Geen wachtwoorden in flowsInloggegevens staan in beveiligde omgevingsvariabelen of een key vault, nooit in een flow.
- Preventie van gegevensverliesConnectorbeleid voorkomt dat gegevens goedgekeurde diensten verlaten. Gescheiden test- en productieomgevingen.
- Volledig versleuteldMicrosoft 365 versleutelt uw gegevens tijdens transport en in rust. Bankbestanden gaan nooit per e-mail.
- Bewaartermijnen naar uw keuzeLogs, documenten en beslissingen worden precies zo lang bewaard als uw beleid en de wet vereisen.
- Monitoring en meldingenMislukte runs worden opnieuw geprobeerd, gemeld en in een wachtrij gezet. Niets verdwijnt ongemerkt.
- Toegang onder uw controleWij werken via accounts die u ons geeft, met MFA. U kunt ze op elk moment intrekken.
Wat u krijgt
Begin met één proces.
Voeg daarna het volgende toe.
Elke opdracht heeft een vaste scope en een vaste prijs. U weet precies wat u krijgt voordat we beginnen, en alles wat we bouwen is van u.
Audit
Zie waar de uren naartoe gaan.
- Een overzicht van één proces, van begin tot eind: wie wat doet en hoe lang het duurt
- Kansen voor automatisering, gerangschikt op bespaarde uren
- Schatting van de bespaarde uren en de terugverdientijd
- Licentieplan met kosten, voordat u zich vastlegt
- Een roadmap die u met of zonder ons kunt uitvoeren
Bouw
Eén proces. Van begin tot eind.
- Een productieflow van factuur tot afgeletterde betaling
- AI-herkenning met betrouwbaarheidsdrempels en een controlewachtrij
- Goedkeuringen in Teams of Outlook, elke beslissing vastgelegd
- Boeken in uw ERP, betaalruns, afletteren, boeken van koersverschillen
- Geschreven handleidingen: een beheerdershandleiding en gebruikershandleidingen
- Praktische training voor uw crediteurenteam, goedkeurders en beheerders
Beheer
Wij houden het draaiende en verbeteren het.
- Monitoring en meldingen op elke flow
- Fixes en kleine wijzigingen, zonder nieuw project
- Een maandrapport over bespaarde uren
- Elk kwartaal een blik op het volgende proces om te automatiseren
Weet u niet waar u moet beginnen?
De eerste 30 minuten zijn gratis. We bekijken één proces, meestal van factuur tot betaling, en vertellen u wat wij als eerste zouden automatiseren en wat het oplevert.
Vragen die financeteams stellen.
Waar staan onze gegevens?
Binnen uw organisatie. Alles draait in uw eigen tenant van Microsoft 365 en Power Platform: facturen, uitgelezen gegevens, goedkeuringen en logs worden daar verwerkt en opgeslagen, niet op onze servers of op een platform van derden. Wij werken via accounts die u ons geeft en kunt intrekken.
Zitten we dan aan u vast?
Nee. Wij bouwen in uw omgeving, op uw licenties, en alles is van u: flows, apps, configuratie en documentatie. Niets is van ons afhankelijk om te blijven draaien. U beheert het zelf, of met wie u maar wilt.
Wat gebeurt er na de livegang?
Uw team krijgt geschreven handleidingen (een beheerdershandleiding en gebruikershandleidingen) en praktische training voor het crediteurenteam, goedkeurders en beheerders. Daarna draait u het zelf, of wij houden het draaiende en verbeteren het onder Beheer.
Hoe complex kan het worden?
Zo complex als uw financiële inrichting: meerdere entiteiten en ERP’s, meerdere banken en valuta, intercompany, facturen met en zonder inkooporder, goedkeuring in meerdere lagen. We beginnen met één proces, bewijzen dat het werkt en breiden dan uit.
Wij gebruiken geen Microsoft. Kunt u toch helpen?
Ja. SharePoint en Power Automate zijn onze standaard, omdat de meeste financeteams er al voor betalen. Is Microsoft niet uw platform, of gebruikt u het liever niet, dan kijken we naar de tools die u heeft en zeggen we u eerlijk waarop wij zouden bouwen.
Hebben we nieuwe software of licenties nodig?
Meestal niet veel. Met Microsoft 365 heeft u Outlook, Teams en SharePoint al. Premiumfuncties van Power Automate en AI-documentverwerking kunnen extra licenties vragen, afhankelijk van het volume. De Audit eindigt met een licentieplan en de maandelijkse kosten, voordat u zich vastlegt.
Welke ERP’s en banken werken?
Wij boeken in elk ERP dat een importbestand accepteert of een API heeft, zoals Exact, AFAS of Twinfield, en werken met elke bank die standaardformaten gebruikt: SEPA pain.001 voor betalingen, camt.053 of MT940 voor afschriften.
Neemt AI financiële beslissingen?
Nee. AI leest documenten en stelt koppelingen en codering voor. Drempels bepalen wat direct doorgaat en wat naar een mens gaat. Goedkeuringen, wijzigingen bij leveranciers en het vrijgeven van betalingen blijven altijd mensenwerk. Uw facturen worden niet gebruikt om modellen te trainen.
Hoe lang duurt het voordat het draait?
De Audit duurt één tot twee weken. Een eerste proces gaat binnen twee tot zes weken live, afhankelijk van volume en koppelingen.
Wat als er iets misgaat?
Elke flow legt elke stap vast, probeert opnieuw wat opnieuw kan en waarschuwt de juiste persoon. Onder Beheer monitoren we, lossen we het op en rapporteren we maandelijks. Zonder Beheer heeft uw team de handleidingen en de training om het zelf te dragen.
Wat gebeurt er in de gratis quickscan?
30 minuten in een videogesprek, in het Engels. We bekijken één proces, meestal van factuur tot betaling, en vertellen u wat wij als eerste zouden automatiseren en ongeveer wat het oplevert. Geen slides, geen verplichtingen.