L’automatisation financière, quelle que soit sa complexité, dans votre propre Microsoft 365
Une finance qui
tourne toute seule.
Nous lisons la facture, la faisons valider, la comptabilisons, préparons la campagne de paiement, effectuons le rapprochement bancaire et comptabilisons l’écart de change. Un seul flux, construit sur SharePoint et Power Automate dans votre propre tenant. Votre équipe ne traite que les exceptions.
Gratuit · 30 minutes · visio en anglais · du mar. au jeu., de 10 h à 16 h HEC
Construit sur ce que vous avez déjà
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- Votre ERP
- Votre banque
Pas sous Microsoft ? Nous travaillons aussi avec d’autres outils et vous disons franchement lequel convient.
Le problème en chiffres
3,1 jours ou 17,4.
Pour la même facture.
Les équipes comptabilité fournisseurs les plus performantes traitent une facture en trois jours environ. Les autres mettent plus de deux semaines et la paient presque cinq fois plus cher. L’essentiel de cet écart, c’est du travail manuel qu’un flux peut faire.
Fonctionnement
Un flux.
Six étapes.
La plupart des solutions d’automatisation s’arrêtent une fois la facture comptabilisée. Le travail, lui, continue. Nous automatisons toute la boucle et y conservons chaque contrôle.
- 01 · Facture
La boîte mail se lit toute seule.
Un flux surveille la boîte mail fournisseurs. L’IA lit chaque PDF (fournisseur, numéro de TVA, numéro de facture, dates, devise, montants) et attribue un indice de confiance à chaque champ. Tout ce qui est sous le seuil est transmis à une personne.
- 02 · Validation
Un clic dans Teams.
Le fournisseur est identifié dans le référentiel : d’abord par le numéro de TVA, puis par l’IBAN, puis par le nom. Le valideur voit le PDF et les données côte à côte dans Teams ou Outlook. Chaque décision est tracée.
- 03 · Comptabilisation
Comptabilisée sans ressaisie.
Les factures validées partent dans votre ERP via son format d’import ou son API. Elles arrivent imputées, TVA ventilée, et archivées avec une piste d’audit complète.
- 04 · Paiement
Campagnes de paiement préparées.
Les factures à échéance sont regroupées par date d’échéance et par devise dans une proposition de paiement. Une personne la valide. Puis le flux envoie le lot à la banque.
- 05 · Rapprochement
Les relevés se pointent tout seuls.
Le relevé bancaire revient. Chaque ligne est rapprochée de son paiement par montant, référence et IBAN, et la pièce ouverte est lettrée. Seuls les vrais écarts arrivent à votre équipe.
- 06 · Change
Des cours conservés.
Quand le cours du jour du paiement diffère de celui de la facture, le gain ou la perte de change réalisé est calculé et comptabilisé. Les deux cours restent conservés pour les auditeurs.
Votre équipe ne traite que les exceptions. Tout le reste tourne.
Fonctionnalités
Tout ce que nous automatisons.
Saisie
- Lecture des factures par IANous lisons les PDF, les scans et le corps des e-mails, en-tête et lignes, avec un indice de confiance pour chaque champ.
- File de contrôleLes champs sous votre seuil sont transmis à une personne. Tout le reste passe directement.
- Détection des doublonsNous bloquons une même facture reçue deux fois : numéro, fournisseur, montant et date.
- Prêt pour la facture électroniqueNous traitons les factures structurées UBL / Peppol en plus des PDF, pour que vous soyez prêt face aux obligations de facturation électronique.
Fournisseurs
- Identification du fournisseurD’abord le numéro de TVA, puis l’IBAN, puis le nom. Le bon fournisseur est trouvé même sans bon de commande.
- Création fournisseur avec validationContrôle du numéro de TVA et du registre, confirmation du compte bancaire et second valideur avant qu’un nouveau fournisseur soit actif.
- Contrôle des changements de RIBUn IBAN modifié n’est jamais payé tant qu’il n’a pas été vérifié et validé.
Imputation et validation
- Règles d’imputationCompte général, centre de coûts et code TVA par ligne, appris à partir de l’historique fournisseur, du bon de commande ou du libellé de la ligne.
- Circuit de validationPar centre de coûts, montant, entité et fournisseur, avec plafonds, validation à deux niveaux et suppléants.
- Validation dans Teams et OutlookPDF et données côte à côte. Valider, refuser ou commenter en un clic.
- Relances et escaladesRien ne reste en attente sans que personne le voie : relance après 24 heures, escalade après 48. C’est vous qui fixez les règles.
- Files d’exceptionsLes éléments refusés, non rapprochés ou ambigus arrivent dans une seule file, avec le motif.
Comptabilisation
- Export et comptabilisation ERPVia le format d’import ou l’API de votre ERP : imputé, TVA ventilée, archivé.
- Gestion de la TVATVA nationale, autoliquidation et acquisitions intracommunautaires comptabilisées comme votre expert-comptable l’attend.
- Multi-entités, multi-devisesPlusieurs sociétés, devises, ERP et comptes bancaires dans un seul flux.
- ArchivagePDF, données extraites et chaque décision conservés ensemble, aussi longtemps que votre politique le prévoit.
Paiements
- Propositions de paiementFactures à échéance regroupées par date, devise et compte bancaire, prêtes à être revues.
- Validation humaine, double contrôleLe flux prépare la campagne. Des personnes la valident, deux si vous le souhaitez.
- Fichiers bancairesSEPA pain.001 et les formats acceptés par votre banque.
Rapprochement et change
- Rapprochement bancaireRelevés camt.053 ou MT940 rapprochés par montant, référence et IBAN. Les pièces ouvertes se lettrent toutes seules.
- Gains et pertes de changeÉcarts réalisés calculés et comptabilisés, avec les deux cours conservés.
- Cours conservésCours BCE ou de votre banque, enregistrés avec chaque écriture en devise.
Exploitation
- Supervision et reprisesChaque exécution est journalisée. Les échecs sont relancés automatiquement et signalés à la bonne personne.
- Tableaux de bord et reportingDélai de traitement, taux de traitement sans intervention, exceptions et heures gagnées, dans Power BI ou dans un simple rapport.
- Manuels et formationGuides administrateur et utilisateur, plus une formation pratique pour votre équipe comptabilité fournisseurs, vos valideurs et vos administrateurs.
Sécurité et confiance
Construit chez vous.
Et à vous.
- 01
Vos données ne quittent jamais votre entreprise.
Tout tourne dans votre propre tenant Microsoft 365 et Power Platform. Factures, données extraites, validations et journaux y sont traités et stockés. Pas sur nos serveurs, ni sur aucune plateforme tierce.
- 02
Aucune dépendance. Tout vous appartient.
Nous construisons dans votre environnement, sur vos licences. Flux, applications, configuration et documentation sont à vous dès le premier jour. Rien ne dépend de nous pour continuer à tourner. Maintenez-le vous-même, ou avec le prestataire de votre choix.
- 03
Une personne valide chaque paiement.
L’automatisation ne supprime jamais un contrôle. Elle le rend moins coûteux. Le flux prépare chaque campagne de paiement, jusqu’au fichier bancaire. Une personne la valide. Toujours.
Tous les contrôles, un par un.
Ce que nous intégrons par défaut dans chaque flux.
- Dans votre tenantLes flux tournent dans votre environnement Power Platform ; les fichiers restent dans votre SharePoint ou Dataverse.
- Données dans l’UE, RGPDLa région de votre tenant s’applique : pour un tenant européen, les données restent dans des centres de données de l’UE. Nous travaillons dans le cadre d’un accord de traitement des données (DPA).
- Pas d’entraînement de modèlesLes documents sont lus par les services d’IA de Microsoft, selon les conditions de votre tenant. Vos factures ne servent pas à entraîner des modèles.
- Accès par rôleChacun voit et fait uniquement ce que son rôle exige : comptable fournisseurs, valideur, contrôleur, trésorier, administrateur.
- Séparation des tâchesLa personne qui crée un fournisseur ne peut pas valider ses factures. Celle qui valide ne peut pas débloquer le paiement.
- Quatre yeux sur le référentielLes nouveaux fournisseurs et les coordonnées bancaires modifiées nécessitent une seconde personne avant d’être utilisés.
- Double contrôle des paiementsLes campagnes de paiement sont préparées par le flux et validées par des personnes. Une ou deux, selon votre règle.
- Piste d’audit complèteChaque étape est journalisée : qui, quoi, quand, d’où, avec quel commentaire. Prête pour vos auditeurs.
- Connexions à privilèges minimauxDes comptes de service dédiés, avec uniquement les droits dont chaque flux a besoin. Aucun compte personnel en production.
- Aucun secret dans les fluxLes identifiants sont stockés dans des variables d’environnement sécurisées ou un coffre de clés, jamais dans un flux.
- Protection contre la perte de donnéesDes stratégies de connecteurs empêchent les données de sortir des services autorisés. Environnements de test et de production séparés.
- Chiffré de bout en boutMicrosoft 365 chiffre vos données en transit et au repos. Les fichiers bancaires ne transitent jamais par e-mail.
- Conservation selon vos règlesJournaux, documents et décisions sont conservés exactement aussi longtemps que votre politique et la loi l’exigent.
- Supervision et alertesLes exécutions en échec sont relancées, signalées et mises en file. Rien ne se perd en silence.
- Accès sous votre contrôleNous travaillons via des comptes que vous nous ouvrez, avec MFA. Vous pouvez les révoquer à tout moment.
Ce que vous obtenez
Commencez par un processus.
Ajoutez ensuite le suivant.
Chaque mission a un périmètre défini et un prix forfaitaire. Vous savez exactement ce que vous obtenez avant de démarrer, et tout ce que nous construisons vous appartient.
Audit
Voir où partent les heures.
- La cartographie d’un processus de bout en bout : qui intervient sur quoi, et en combien de temps
- Les pistes d’automatisation, classées par heures gagnées
- Estimation des heures gagnées et délai de retour sur investissement
- Plan de licences chiffré, avant tout engagement
- Une feuille de route que vous pouvez suivre avec ou sans nous
Réalisation
Un processus. De bout en bout.
- Un flux en production, de la facture au paiement rapproché
- Lecture IA avec seuils de confiance et file de contrôle
- Validation dans Teams ou Outlook, chaque décision tracée
- Comptabilisation ERP, campagnes de paiement, rapprochement bancaire, écritures de change
- Manuels écrits : un guide administrateur et des guides utilisateur
- Formation pratique pour votre équipe comptabilité fournisseurs, vos valideurs et vos administrateurs
Exploitation
Nous le faisons tourner et l’améliorons.
- Supervision et alertes sur chaque flux
- Corrections et petites évolutions, sans nouveau projet
- Un rapport mensuel sur les heures gagnées
- Un point trimestriel sur le prochain processus à automatiser
Vous ne savez pas par où commencer ?
Les 30 premières minutes sont gratuites. Nous examinons un processus, généralement de la facture au paiement, et vous disons ce que nous automatiserions en premier et ce que cela vous ferait gagner.
Les questions des équipes finance.
Où sont nos données ?
Chez vous. Tout tourne dans votre propre tenant Microsoft 365 et Power Platform : factures, données extraites, validations et journaux y sont traités et stockés, pas sur nos serveurs ni sur une plateforme tierce. Nous travaillons via des comptes que vous nous ouvrez et que vous pouvez révoquer.
Sommes-nous dépendants de vous ?
Non. Nous construisons dans votre environnement, sur vos licences, et tout vous appartient : flux, applications, configuration et documentation. Rien ne dépend de nous pour continuer à tourner. Vous le maintenez vous-mêmes, ou avec le prestataire de votre choix.
Que se passe-t-il après la mise en production ?
Votre équipe reçoit des manuels écrits (un guide administrateur et des guides utilisateur) et une formation pratique pour l’équipe comptabilité fournisseurs, les valideurs et les administrateurs. Ensuite, vous l’exploitez vous-mêmes, ou nous le faisons tourner et l’améliorons dans le cadre de l’offre Exploitation.
Jusqu’où peut aller la complexité ?
Aussi loin que votre organisation financière : plusieurs entités et ERP, plusieurs banques et devises, opérations intragroupe, factures avec ou sans commande, validations à plusieurs niveaux. Nous commençons par un processus, prouvons qu’il fonctionne, puis étendons.
Nous n’utilisons pas Microsoft. Pouvez-vous nous aider quand même ?
Oui. SharePoint et Power Automate sont notre choix par défaut, car la plupart des équipes finance les paient déjà. Si Microsoft n’est pas votre environnement, ou si vous préférez ne pas l’utiliser, nous regardons les outils dont vous disposez et vous disons franchement sur quoi nous construirions.
Faut-il de nouveaux logiciels ou de nouvelles licences ?
En général, peu. Avec Microsoft 365, vous avez déjà Outlook, Teams et SharePoint. Les fonctionnalités premium de Power Automate et le traitement de documents par IA peuvent nécessiter des licences supplémentaires, selon les volumes. L’Audit se termine par un plan de licences et son coût mensuel, avant tout engagement.
Quels ERP et quelles banques sont compatibles ?
Nous comptabilisons dans tout ERP qui accepte un fichier d’import ou dispose d’une API, par exemple Sage ou Cegid, et travaillons avec toute banque qui utilise les formats standards : SEPA pain.001 pour les paiements, camt.053 ou MT940 pour les relevés.
L’IA prend-elle des décisions financières ?
Non. L’IA lit les documents et propose des rapprochements et des imputations. Des seuils décident de ce qui passe directement et de ce qui est transmis à une personne. Les validations, les modifications fournisseurs et le déblocage des paiements restent toujours humains. Vos factures ne servent pas à entraîner des modèles.
En combien de temps est-ce opérationnel ?
L’Audit prend une à deux semaines. Un premier processus passe en production en deux à six semaines, selon les volumes et les intégrations.
Que se passe-t-il en cas de panne ?
Chaque flux journalise chaque étape, relance ce qui peut l’être et alerte la bonne personne. Avec l’offre Exploitation, nous supervisons, corrigeons et faisons un reporting mensuel. Sans elle, votre équipe dispose des manuels et de la formation pour le prendre en main.
Comment se passe le diagnostic gratuit ?
30 minutes en visio, en anglais. Nous examinons un processus, généralement de la facture au paiement, et vous disons ce que nous automatiserions en premier et, approximativement, ce que cela vous ferait gagner. Pas de présentation, aucun engagement.