Finanzautomatisierung jeder Komplexität, direkt in Ihrem eigenen Microsoft 365
Finanzprozesse, die
von selbst laufen.
Wir erfassen die Rechnung, holen die Freigabe ein, buchen sie, bereiten den Zahllauf vor, gleichen die Kontoauszüge ab und buchen die Kursdifferenz. Ein einziger Flow, gebaut auf SharePoint und Power Automate in Ihrem eigenen Tenant. Ihr Team bearbeitet nur noch die Ausnahmen.
Kostenlos · 30 Minuten · Videocall auf Englisch · Di bis Do, 10:00 bis 16:00 MEZ
Aufgebaut auf dem, was Sie schon haben
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- Ihr ERP
- Ihre Bank
Kein Microsoft im Haus? Wir bauen auch mit anderen Tools und sagen Ihnen ehrlich, welches passt.
Das Problem in Zahlen
3,1 Tage oder 17,4.
Dieselbe Rechnung.
Die besten Kreditorenteams bearbeiten eine Rechnung in rund drei Tagen. Alle anderen brauchen mehr als zwei Wochen und zahlen dafür fast fünfmal so viel. Der Großteil dieser Lücke ist Handarbeit, die ein Flow übernehmen kann.
So funktioniert’s
Ein Flow.
Sechs Schritte.
Die meisten Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung hören auf, sobald die Rechnung gebucht ist. Die Arbeit hört dort nicht auf. Wir automatisieren den gesamten Kreislauf und behalten jede Kontrolle darin.
- 01 · Rechnung
Das Postfach liest sich selbst.
Ein Flow überwacht das Rechnungseingangspostfach. KI liest jedes PDF (Lieferant, USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datumsangaben, Währung, Beträge) und vergibt für jedes Feld einen Konfidenzwert. Alles unter dem Schwellenwert geht an einen Menschen.
- 02 · Freigabe
Ein Klick in Teams.
Der Lieferant wird mit den Stammdaten abgeglichen: zuerst über die USt-IdNr., dann über die IBAN, dann über den Namen. Der Freigebende sieht PDF und Daten nebeneinander in Teams oder Outlook. Jede Entscheidung wird protokolliert.
- 03 · Buchung
Gebucht ohne Abtippen.
Freigegebene Rechnungen gehen über das Importformat oder die API in Ihr ERP. Sie kommen kontiert und mit aufgeteilter Umsatzsteuer an, archiviert mit vollständigem Audit-Trail.
- 04 · Zahlung
Zahlläufe, fertig vorbereitet.
Fällige Rechnungen werden nach Fälligkeit und Währung zu einem Zahlungsvorschlag gebündelt. Ein Mensch gibt ihn frei. Dann übermittelt der Flow die Sammelzahlung an die Bank.
- 05 · Abgleich
Kontoauszüge haken sich selbst ab.
Der Kontoauszug kommt zurück. Jede Position wird über Betrag, Verwendungszweck und IBAN der passenden Zahlung zugeordnet, und der offene Posten wird ausgeglichen. Nur echte Differenzen landen bei Ihrem Team.
- 06 · Fremdwährung
Kurse dokumentiert.
Weicht der Kurs am Zahltag vom Kurs auf der Rechnung ab, wird der realisierte Kursgewinn oder -verlust berechnet und gebucht. Beide Kurse bleiben für den Wirtschaftsprüfer dokumentiert.
Ihr Team bearbeitet nur die Ausnahmen. Alles andere läuft.
Funktionen
Alles, was wir automatisieren.
Erfassung
- KI-RechnungserfassungWir lesen PDFs, Scans und E-Mail-Texte, Kopf- und Positionsdaten, mit einem Konfidenzwert für jedes Feld.
- PrüfwarteschlangeFelder unter Ihrem Schwellenwert gehen an einen Menschen. Alles andere läuft direkt durch.
- DublettenprüfungWir verhindern, dass dieselbe Rechnung zweimal durchläuft: Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag und Datum.
- Bereit für die E-RechnungWir verarbeiten strukturierte UBL- / Peppol-Rechnungen neben PDFs, damit Sie für die E-Rechnungspflicht gerüstet sind.
Lieferanten
- LieferantenabgleichZuerst USt-IdNr., dann IBAN, dann Name. Der richtige Lieferant wird auch ohne Bestellung gefunden.
- Lieferantenanlage mit FreigabePrüfung von USt-IdNr. und Handelsregister, Bestätigung der Bankverbindung und ein zweiter Freigebender, bevor ein neuer Lieferant aktiv wird.
- Kontrolle bei geänderten BankdatenAuf eine geänderte IBAN wird nie gezahlt, bevor sie geprüft und freigegeben ist.
Kontierung & Freigabe
- KontierungsregelnSachkonto, Kostenstelle und Steuerschlüssel pro Position, gelernt aus der Lieferantenhistorie, der Bestellung oder dem Positionstext.
- FreigabewegeNach Kostenstelle, Betrag, Gesellschaft und Lieferant, mit Freigabegrenzen, zweistufiger Freigabe und Vertretungen.
- Freigaben in Teams und OutlookPDF und Daten nebeneinander. Freigeben, ablehnen oder kommentieren mit einem Klick.
- Erinnerungen und EskalationenNichts bleibt unbemerkt liegen: Erinnerung nach 24 Stunden, Eskalation nach 48. Die Regeln legen Sie fest.
- KlärungslistenAbgelehnte, nicht zugeordnete oder unklare Belege landen in einer Liste, mit Begründung.
Buchung
- ERP-Export und BuchungÜber das Importformat oder die API Ihres ERP: kontiert, steuerlich aufgeteilt, archiviert.
- UmsatzsteuerInländische Umsatzsteuer, Reverse Charge und innergemeinschaftliche Erwerbe, gebucht so, wie Ihr Steuerberater es erwartet.
- Mehrere Gesellschaften und WährungenMehrere Gesellschaften, Währungen, ERP-Systeme und Bankkonten in einem Flow.
- ArchivierungPDF, ausgelesene Daten und jede Entscheidung gemeinsam abgelegt, so lange Ihre Richtlinie es vorsieht.
Zahlungen
- ZahlungsvorschlägeFällige Rechnungen nach Datum, Währung und Bankkonto gebündelt, bereit zur Prüfung.
- Freigabe durch Menschen, Vier-Augen-PrinzipDer Flow bereitet den Zahllauf vor. Menschen geben ihn frei, auf Wunsch zu zweit.
- BankdateienSEPA pain.001 und die Formate, die Ihre Bank akzeptiert.
Bankabgleich & Fremdwährung
- BankabgleichKontoauszüge im Format camt.053 oder MT940, abgeglichen über Betrag, Verwendungszweck und IBAN. Offene Posten werden automatisch ausgeglichen.
- Kursgewinne und -verlusteRealisierte Differenzen berechnet und gebucht, mit beiden Kursen dokumentiert.
- Kurse dokumentiertEZB-Kurse oder die Kurse Ihrer Bank, festgehalten bei jeder Fremdwährungsbuchung.
Betrieb
- Monitoring und WiederholungenJeder Lauf wird protokolliert. Fehlgeschlagene Läufe werden automatisch wiederholt und an die richtige Person gemeldet.
- Dashboards und ReportingDurchlaufzeit, Dunkelverarbeitungsquote, Ausnahmen und eingesparte Stunden, in Power BI oder als einfacher Bericht.
- Handbücher und SchulungenAdmin- und Anwenderhandbücher, dazu praktische Schulungen für Ihre Kreditorenbuchhaltung, Freigebende und Admins.
Sicherheit & Vertrauen
Gebaut in Ihren Systemen.
In Ihrem Besitz.
- 01
Ihre Daten verlassen nie Ihr Unternehmen.
Alles läuft in Ihrem eigenen Tenant von Microsoft 365 und Power Platform. Rechnungen, ausgelesene Daten, Freigaben und Protokolle werden dort verarbeitet und gespeichert. Nicht auf unseren Servern, nicht auf einer Plattform von Dritten.
- 02
Kein Lock-in. Alles gehört Ihnen.
Wir bauen in Ihrer Umgebung, auf Ihren Lizenzen. Flows, Apps, Konfiguration und Dokumentation gehören Ihnen vom ersten Tag an. Der Betrieb hängt in keinem Punkt von uns ab. Sie betreuen es selbst oder mit wem Sie möchten.
- 03
Geld geben Menschen frei.
Automatisierung entfernt nie eine Kontrolle. Sie macht Kontrollen günstiger. Der Flow bereitet jeden Zahllauf vor, bis hin zur Bankdatei. Ein Mensch gibt ihn frei. Immer.
Jede Kontrolle im Überblick.
Was wir standardmäßig in jeden Flow einbauen.
- In Ihrem TenantFlows laufen in Ihrer Umgebung der Power Platform; Dateien bleiben in Ihrem SharePoint oder Dataverse.
- EU-Daten, DSGVOEs gilt die Region Ihres Tenants: Bei EU-Tenants bleiben die Daten in EU-Rechenzentren. Wir arbeiten auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).
- Kein ModelltrainingDokumente werden von KI-Diensten von Microsoft zu den Bedingungen Ihres Tenants gelesen. Ihre Rechnungen werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
- Rollenbasierte BerechtigungenJede Person sieht und tut nur, was ihre Rolle erfordert: Kreditorenbuchhaltung, Freigebende, Controlling, Treasury, Admin.
- FunktionstrennungWer einen Lieferanten anlegt, kann dessen Rechnungen nicht freigeben. Wer eine Rechnung freigibt, kann nicht auch die Zahlung freigeben.
- Vier-Augen-Prinzip bei StammdatenNeue Lieferanten und geänderte Bankdaten brauchen eine zweite Person, bevor sie verwendet werden.
- Doppelte Kontrolle bei ZahlungenZahlläufe bereitet der Flow vor, freigegeben werden sie von Menschen. Einer oder zwei, nach Ihrer Regel.
- Lückenloser Audit-TrailJeder Schritt protokolliert: wer, was, wann, von wo, mit welchem Kommentar. Bereit für den Wirtschaftsprüfer.
- Verbindungen mit minimalen RechtenEigene Dienstkonten mit nur den Berechtigungen, die der jeweilige Flow braucht. Keine persönlichen Konten in Produktion.
- Keine Zugangsdaten im FlowZugangsdaten liegen in gesicherten Umgebungsvariablen oder einem Key Vault, nie in einem Flow.
- Schutz vor DatenabflussConnector-Richtlinien verhindern, dass Daten freigegebene Dienste verlassen. Getrennte Test- und Produktionsumgebungen.
- Durchgängig verschlüsseltMicrosoft 365 verschlüsselt Ihre Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand. Bankdateien werden nie per E-Mail verschickt.
- Aufbewahrung nach Ihren VorgabenProtokolle, Dokumente und Entscheidungen werden genau so lange aufbewahrt, wie Ihre Richtlinie und das Gesetz es verlangen.
- Monitoring und AlarmeFehlgeschlagene Läufe werden wiederholt, gemeldet und in eine Warteschlange gestellt. Nichts geht unbemerkt verloren.
- Zugriff unter Ihrer KontrolleWir arbeiten über Konten, die Sie uns einrichten, mit MFA. Sie können sie jederzeit entziehen.
Was Sie bekommen
Mit einem Prozess beginnen.
Dann den nächsten.
Jeder Auftrag hat einen festen Umfang und einen Festpreis. Sie wissen vor dem Start genau, was Sie bekommen, und alles, was wir bauen, gehört Ihnen.
Analyse
Sehen, wo die Stunden hingehen.
- Ein Prozess, vollständig aufgezeichnet: wer was bearbeitet und wie lange es dauert
- Automatisierungskandidaten, sortiert nach eingesparten Stunden
- Schätzung der eingesparten Stunden und Amortisationszeit
- Lizenzplan mit Kosten, bevor Sie sich festlegen
- Eine Roadmap, die Sie mit oder ohne uns umsetzen können
Umsetzung
Ein Prozess. Von Anfang bis Ende.
- Ein produktiver Flow von der Rechnung bis zur abgeglichenen Zahlung
- KI-Erfassung mit Konfidenzschwellen und Prüfwarteschlange
- Freigaben in Teams oder Outlook, jede Entscheidung protokolliert
- ERP-Buchung, Zahlläufe, Bankabgleich, Buchung von Kursdifferenzen
- Schriftliche Handbücher: ein Admin-Handbuch und Anwenderhandbücher
- Praktische Schulungen für Ihre Kreditorenbuchhaltung, Freigebende und Admins
Betrieb
Wir halten es am Laufen und verbessern es.
- Monitoring und Alarme für jeden Flow
- Fehlerbehebungen und kleine Änderungen, ohne neues Projekt
- Ein monatlicher Bericht über eingesparte Stunden
- Ein vierteljährlicher Blick auf den nächsten Prozess für die Automatisierung
Nicht sicher, wo Sie anfangen sollen?
Die ersten 30 Minuten sind kostenlos. Wir sehen uns einen Prozess an, meist von der Rechnung bis zur Zahlung, und sagen Ihnen, was wir zuerst automatisieren würden und was es spart.
Was Finanzteams uns fragen.
Wo liegen unsere Daten?
In Ihrem Unternehmen. Alles läuft in Ihrem eigenen Tenant von Microsoft 365 und Power Platform: Rechnungen, ausgelesene Daten, Freigaben und Protokolle werden dort verarbeitet und gespeichert, nicht auf unseren Servern oder einer Plattform von Dritten. Wir arbeiten über Konten, die Sie uns einrichten und wieder entziehen können.
Machen wir uns von Ihnen abhängig?
Nein. Wir bauen in Ihrer Umgebung, auf Ihren Lizenzen, und alles gehört Ihnen: Flows, Apps, Konfiguration und Dokumentation. Der Betrieb hängt in keinem Punkt von uns ab. Sie betreuen es selbst oder mit wem Sie möchten.
Was passiert nach dem Go-live?
Ihr Team erhält schriftliche Handbücher (ein Admin-Handbuch und Anwenderhandbücher) und praktische Schulungen für Kreditorenbuchhaltung, Freigebende und Admins. Danach betreiben Sie es selbst, oder wir halten es im Rahmen von „Betrieb“ am Laufen und verbessern es.
Wie komplex darf es werden?
So komplex wie Ihre Finanzorganisation: mehrere Gesellschaften und ERP-Systeme, mehrere Banken und Währungen, Intercompany, Rechnungen mit und ohne Bestellbezug, mehrstufige Freigaben. Wir starten mit einem Prozess, zeigen, dass er funktioniert, und bauen dann aus.
Wir nutzen kein Microsoft. Können Sie trotzdem helfen?
Ja. SharePoint und Power Automate sind unser Standard, weil die meisten Finanzteams dafür bereits bezahlen. Wenn Microsoft nicht Ihre Plattform ist oder Sie es lieber nicht nutzen, sehen wir uns Ihre vorhandenen Tools an und sagen Ihnen ehrlich, worauf wir bauen würden.
Brauchen wir neue Software oder Lizenzen?
Meist nicht viel. Mit Microsoft 365 haben Sie Outlook, Teams und SharePoint bereits. Premium-Funktionen von Power Automate und die KI-Dokumentenverarbeitung können je nach Volumen zusätzliche Lizenzen erfordern. Die Analyse endet mit einem Lizenzplan samt monatlichen Kosten, bevor Sie sich festlegen.
Welche ERP-Systeme und Banken funktionieren?
Wir buchen in jedes ERP, das eine Importdatei akzeptiert oder eine API hat, etwa DATEV, SAP Business One oder Lexware, und arbeiten mit jeder Bank, die Standardformate nutzt: SEPA pain.001 für Zahlungen, camt.053 oder MT940 für Kontoauszüge.
Trifft die KI finanzielle Entscheidungen?
Nein. Die KI liest Dokumente und schlägt Zuordnungen und Kontierungen vor. Schwellenwerte entscheiden, was direkt durchläuft und was an einen Menschen geht. Rechnungsfreigaben, Änderungen an Lieferanten und Zahlungsfreigaben liegen immer bei Menschen. Ihre Rechnungen werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Wie lange dauert es, bis es läuft?
Die Analyse dauert ein bis zwei Wochen. Ein erster Prozess geht je nach Volumen und Schnittstellen in zwei bis sechs Wochen live.
Was passiert, wenn etwas ausfällt?
Jeder Flow protokolliert jeden Schritt, wiederholt, was sich wiederholen lässt, und benachrichtigt die richtige Person. Im Rahmen von „Betrieb“ überwachen wir, beheben Fehler und berichten monatlich. Ohne „Betrieb“ hat Ihr Team die Handbücher und die Schulung, um es selbst zu verantworten.
Was passiert im kostenlosen Prozess-Check?
30 Minuten per Videocall, auf Englisch. Wir sehen uns einen Prozess an, meist von der Rechnung bis zur Zahlung, und sagen Ihnen, was wir zuerst automatisieren würden und ungefähr, was es spart. Keine Folien, keine Verpflichtung.