Automatyzacja finansów o dowolnej złożoności, w Państwa własnym Microsoft 365
Finanse, które
działają same.
Odczytujemy fakturę, kierujemy ją do akceptacji, księgujemy, przygotowujemy paczkę przelewów, uzgadniamy wyciąg bankowy i księgujemy różnicę kursową. Jeden przepływ, zbudowany na SharePoint i Power Automate w Państwa własnym środowisku Microsoft 365. Państwa zespół zajmuje się tylko wyjątkami.
Bezpłatnie · 30 minut · rozmowa wideo po angielsku · wt.–czw., 10:00–16:00 CET
Na narzędziach, które już Państwo mają
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- Państwa ERP
- Państwa bank
Nie korzystają Państwo z Microsoft? Budujemy też na innych narzędziach i uczciwie mówimy, które pasuje.
Problem w liczbach
3,1 dnia czy 17,4.
Ta sama faktura.
Najlepsze zespoły rozrachunków z dostawcami przetwarzają fakturę w około trzy dni. Pozostałym zajmuje to ponad dwa tygodnie i płacą za to prawie pięć razy więcej. Większość tej różnicy to ręczna praca, którą może wykonać przepływ.
Jak to działa
Jeden przepływ.
Sześć kroków.
Większość automatyzacji rozrachunków z dostawcami kończy się na zaksięgowaniu faktury. Praca na tym się nie kończy. Automatyzujemy cały cykl i zachowujemy w nim każdą kontrolę.
- 01 · Faktura
Skrzynka czyta się sama.
Przepływ obserwuje skrzynkę pocztową, na którą przychodzą faktury. AI odczytuje każdy PDF (dostawca, NIP, numer, daty, waluta, kwoty) i ocenia pewność odczytu każdego pola. Wszystko poniżej progu trafia do człowieka.
- 02 · Akceptacja
Jedno kliknięcie w Teams.
Dostawca jest dopasowywany do kartoteki kontrahentów: najpierw po NIP, potem po IBAN, na końcu po nazwie. Akceptujący widzi PDF i dane obok siebie w Teams lub Outlooku. Każda decyzja jest zapisywana.
- 03 · Księgowanie
Zaksięgowane bez przepisywania.
Zaakceptowane faktury trafiają do Państwa ERP przez jego format importu lub API. Docierają zadekretowane, z rozbiciem VAT, zarchiwizowane z pełną ścieżką audytu.
- 04 · Płatność
Paczki przelewów gotowe.
Faktury do zapłaty są grupowane według terminu płatności i waluty w propozycję płatności. Autoryzuje ją człowiek. Następnie przepływ wysyła paczkę do banku.
- 05 · Uzgodnienie
Wyciągi uzgadniają się same.
Wraca wyciąg bankowy. Każda pozycja jest dopasowywana do płatności po kwocie, tytule przelewu i IBAN, a pozycja otwarta zostaje rozliczona. Do zespołu trafiają tylko rzeczywiste różnice.
- 06 · Kursy walut
Kursy udokumentowane.
Gdy kurs z dnia płatności różni się od kursu z faktury, zrealizowana różnica kursowa, dodatnia lub ujemna, jest wyliczana i księgowana. Oba kursy pozostają zapisane dla biegłego rewidenta.
Państwa zespół zajmuje się tylko wyjątkami. Cała reszta działa sama.
Funkcje
Wszystko, co automatyzujemy.
Odczyt
- Odczyt faktur przez AIOdczytujemy PDF-y, skany i treść e-maili, nagłówek i pozycje, z oceną pewności dla każdego pola.
- Kolejka weryfikacjiPola poniżej ustalonego przez Państwa progu trafiają do człowieka. Cała reszta przechodzi od razu.
- Wykrywanie duplikatówTa sama faktura nie przejdzie dwa razy: sprawdzamy numer, dostawcę, kwotę i datę.
- Gotowość na e-fakturyObok PDF-ów przyjmujemy ustrukturyzowane faktury UBL / Peppol, więc obowiązkowe e-fakturowanie zastanie Państwa przygotowanych.
Dostawcy
- Dopasowanie dostawcyNajpierw NIP, potem IBAN, na końcu nazwa. Właściwy dostawca zostaje znaleziony nawet bez zamówienia.
- Zakładanie dostawców z akceptacjąWeryfikacja VAT i w rejestrach, potwierdzenie rachunku bankowego i drugi akceptujący, zanim nowy dostawca zostanie aktywowany.
- Kontrola zmian rachunku bankowegoNa zmieniony IBAN nie wyjdzie żaden przelew, dopóki nie zostanie zweryfikowany i zatwierdzony.
Dekretacja i akceptacja
- Reguły dekretacjiKonto księgowe, MPK i kod VAT dla każdej pozycji, wyuczone na historii dostawcy, zamówieniu lub opisie pozycji.
- Ścieżki akceptacjiWedług MPK, kwoty, spółki i dostawcy, z limitami, akceptacją dwustopniową i zastępstwami.
- Akceptacja w Teams i OutlookuPDF i dane obok siebie. Akceptacja, odrzucenie lub komentarz jednym kliknięciem.
- Przypomnienia i eskalacjeNic nie czeka niezauważone: przypomnienie po 24 godzinach, eskalacja po 48. Reguły ustalają Państwo.
- Kolejki wyjątkówOdrzucone, niedopasowane lub niejasne pozycje trafiają do jednej kolejki, z podanym powodem.
Księgowanie
- Eksport i księgowanie w ERPPrzez format importu lub API Państwa ERP: zadekretowane, z rozbiciem VAT, zarchiwizowane.
- Obsługa VATVAT krajowy, odwrotne obciążenie i nabycia wewnątrzwspólnotowe księgowane tak, jak oczekuje tego Państwa księgowość.
- Wiele spółek, wiele walutKilka spółek, walut, systemów ERP i rachunków bankowych w jednym przepływie.
- ArchiwumPDF, odczytane dane i każda decyzja przechowywane razem, tak długo, jak wymaga Państwa polityka.
Płatności
- Propozycje płatnościFaktury do zapłaty pogrupowane według daty, waluty i rachunku bankowego, gotowe do przeglądu.
- Autoryzacja przez człowieka, podwójna kontrolaPrzepływ przygotowuje paczkę. Autoryzują ją ludzie, jeśli Państwo chcą, to dwie osoby.
- Pliki bankoweSEPA pain.001 i formaty, które przyjmuje Państwa bank.
Uzgodnienia i kursy walut
- Uzgadnianie wyciągów bankowychWyciągi camt.053 lub MT940 dopasowywane po kwocie, tytule przelewu i IBAN. Pozycje otwarte rozliczają się same.
- Różnice kursoweZrealizowane różnice kursowe wyliczane i księgowane, z zapisem obu kursów.
- Kursy w dokumentacjiKursy EBC lub Państwa banku, zapisywane przy każdym księgowaniu w walucie obcej.
Bieżąca obsługa
- Monitoring i ponowieniaKażde uruchomienie jest rejestrowane. Błędy są automatycznie ponawiane, a alert trafia do właściwej osoby.
- Dashboardy i raportyCzas cyklu, odsetek faktur bez ręcznej obsługi, wyjątki i zaoszczędzone godziny, w Power BI lub w prostym raporcie.
- Instrukcje i szkoleniaInstrukcje dla administratora i użytkowników oraz praktyczne szkolenie dla zespołu rozrachunków, akceptujących i administratorów.
Bezpieczeństwo i zaufanie
Zbudowane w Państwa firmie.
Państwa własność.
- 01
Dane nigdy nie opuszczają Państwa firmy.
Wszystko działa w Państwa własnym środowisku Microsoft 365 i Power Platform. Faktury, odczytane dane, akceptacje i logi są tam przetwarzane i przechowywane. Nie na naszych serwerach ani na żadnej zewnętrznej platformie.
- 02
Bez uzależnienia. Wszystko należy do Państwa.
Budujemy w Państwa środowisku, na Państwa licencjach. Przepływy, aplikacje, konfiguracja i dokumentacja są Państwa od pierwszego dnia. Do dalszego działania nic nie wymaga naszego udziału. Mogą Państwo utrzymywać rozwiązanie sami albo z dowolnie wybraną firmą.
- 03
O wypłacie decydują ludzie.
Automatyzacja nigdy nie usuwa kontroli. Sprawia, że kontrola kosztuje mniej. Przepływ przygotowuje każdą paczkę przelewów, aż po plik bankowy. Autoryzuje ją człowiek. Zawsze.
Wszystkie kontrole, punkt po punkcie.
Co domyślnie wbudowujemy w każdy przepływ.
- W Państwa środowiskuPrzepływy działają w Państwa środowisku Power Platform, pliki zostają w Państwa SharePoint lub Dataverse.
- Dane w UE, RODOObowiązuje region Państwa środowiska Microsoft 365: przy środowisku w UE dane pozostają w centrach danych w UE. Pracujemy na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
- Bez trenowania modeliDokumenty odczytują usługi AI Microsoft na warunkach Państwa umowy z Microsoft. Państwa faktury nie są używane do trenowania modeli.
- Dostęp według rólKażdy widzi i robi tylko to, czego wymaga jego rola: rozrachunki z dostawcami, akceptujący, kontroler, treasury, administrator.
- Rozdział obowiązkówKto wprowadza dostawcę, nie może akceptować jego faktur. Kto akceptuje, nie może autoryzować płatności.
- Zasada czterech oczu w kartoteceNowi dostawcy i zmienione dane bankowe wymagają zatwierdzenia przez drugą osobę, zanim zostaną użyte.
- Podwójna kontrola płatnościPaczki przelewów przygotowuje przepływ, a autoryzują ludzie. Jedna czy dwie osoby, według Państwa reguły.
- Pełna ścieżka audytuKażdy krok zapisany: kto, co, kiedy, skąd i z jakim komentarzem. Gotowe dla audytora.
- Połączenia z minimalnymi uprawnieniamiDedykowane konta serwisowe tylko z uprawnieniami, których potrzebuje dany przepływ. Żadnych kont osobistych na produkcji.
- Sekrety poza przepływamiDane uwierzytelniające są w zabezpieczonych zmiennych środowiskowych lub w magazynie kluczy, nigdy w samym przepływie.
- Ochrona przed wyciekiem danychZasady dla konektorów blokują wypływ danych poza zatwierdzone usługi. Oddzielne środowiska testowe i produkcyjne.
- Szyfrowanie od początku do końcaMicrosoft 365 szyfruje Państwa dane podczas przesyłania i przechowywania. Pliki bankowe nigdy nie są wysyłane e-mailem.
- Okres przechowywania według PaństwaLogi, dokumenty i decyzje są przechowywane dokładnie tak długo, jak wymagają Państwa polityka i przepisy.
- Monitoring i alertyNieudane uruchomienia są ponawiane, zgłaszane i kolejkowane. Nic nie ginie po cichu.
- Dostęp pod Państwa kontroląPracujemy przez konta, które Państwo nam przyznają, z MFA. Mogą je Państwo odebrać w każdej chwili.
Co Państwo otrzymują
Zacznijmy od jednego procesu.
Potem dodajmy kolejny.
Każde zlecenie ma stały zakres i stałą cenę. Przed startem wiedzą Państwo dokładnie, co otrzymają, a wszystko, co zbudujemy, należy do Państwa.
Audyt
Zobaczą Państwo, gdzie uciekają godziny.
- Mapa jednego procesu od początku do końca: kto co robi i ile to trwa
- Kandydaci do automatyzacji uszeregowani według zaoszczędzonych godzin
- Szacunek zaoszczędzonych godzin i okres zwrotu
- Plan licencji z kosztami, zanim podejmą Państwo decyzję
- Plan działania, który zrealizują Państwo z nami lub bez nas
Wdrożenie
Jeden proces. Od początku do końca.
- Produkcyjny przepływ od faktury do uzgodnionej płatności
- Odczyt AI z progami pewności i kolejką weryfikacji
- Akceptacja w Teams lub Outlooku, każda decyzja zapisana
- Księgowanie w ERP, paczki przelewów, uzgadnianie wyciągów, księgowanie różnic kursowych
- Pisemne instrukcje: dla administratora i dla użytkowników
- Praktyczne szkolenie dla zespołu rozrachunków, akceptujących i administratorów
Utrzymanie
Dbamy o działanie i dalszy rozwój.
- Monitoring i alerty dla każdego przepływu
- Poprawki i drobne zmiany bez nowego projektu
- Miesięczny raport zaoszczędzonych godzin
- Kwartalny przegląd kolejnego procesu do automatyzacji
Nie wiedzą Państwo, od czego zacząć?
Pierwsze 30 minut jest bezpłatne. Przyglądamy się jednemu procesowi, zwykle od faktury do płatności, i mówimy, co zautomatyzowalibyśmy najpierw i ile by to zaoszczędziło.
Pytania, które zadają działy finansowe.
Gdzie są przechowywane nasze dane?
W Państwa firmie. Wszystko działa w Państwa własnym środowisku Microsoft 365 i Power Platform: faktury, odczytane dane, akceptacje i logi są tam przetwarzane i przechowywane, a nie na naszych serwerach ani na zewnętrznej platformie. Pracujemy przez konta, które Państwo nam przyznają i mogą odebrać.
Czy będziemy od Was uzależnieni?
Nie. Budujemy w Państwa środowisku, na Państwa licencjach, a wszystko należy do Państwa: przepływy, aplikacje, konfiguracja i dokumentacja. Do dalszego działania nic nie wymaga naszego udziału. Utrzymują to Państwo sami albo z dowolnie wybraną firmą.
Co dzieje się po uruchomieniu?
Zespół otrzymuje pisemne instrukcje (dla administratora i dla użytkowników) oraz praktyczne szkolenie dla zespołu rozrachunków, akceptujących i administratorów. Potem prowadzą to Państwo sami albo my dbamy o działanie i rozwój w ramach pakietu Utrzymanie.
Jak złożone może to być?
Tak złożone jak Państwa finanse: kilka spółek i systemów ERP, wiele banków i walut, rozliczenia wewnątrzgrupowe, faktury z zamówieniem i bez, akceptacje wielopoziomowe. Zaczynamy od jednego procesu, potwierdzamy, że działa, i rozszerzamy.
Nie korzystamy z Microsoft. Czy mimo to możecie pomóc?
Tak. SharePoint i Power Automate to nasz domyślny wybór, bo większość działów finansowych już za nie płaci. Jeśli nie pracują Państwo na Microsoft albo wolą Państwo z niego nie korzystać, przyglądamy się narzędziom, które Państwo mają, i uczciwie mówimy, na czym byśmy budowali.
Czy potrzebujemy nowego oprogramowania lub licencji?
Zwykle niewiele. Z Microsoft 365 mają Państwo już Outlook, Teams i SharePoint. Funkcje premium Power Automate i przetwarzanie dokumentów przez AI mogą wymagać dodatkowych licencji, zależnie od wolumenu. Audyt kończy się planem licencji z miesięcznym kosztem, zanim podejmą Państwo decyzję.
Z jakimi systemami ERP i bankami to działa?
Księgujemy w każdym ERP, który przyjmuje plik importu lub ma API, np. Comarch ERP Optima, Symfonia czy enova365, i współpracujemy z każdym bankiem, który obsługuje standardowe formaty: SEPA pain.001 dla płatności, camt.053 lub MT940 dla wyciągów.
Czy AI podejmuje decyzje finansowe?
Nie. AI odczytuje dokumenty i podpowiada dopasowania oraz dekretację. Progi decydują, co przechodzi od razu, a co trafia do człowieka. Akceptacje, zmiany danych dostawców i autoryzacja płatności zawsze należą do ludzi. Państwa faktury nie są używane do trenowania modeli.
Ile trwa uruchomienie?
Audyt trwa od jednego do dwóch tygodni. Pierwszy proces startuje w ciągu dwóch do sześciu tygodni, zależnie od wolumenu i integracji.
Co się dzieje, gdy coś przestanie działać?
Każdy przepływ zapisuje każdy krok, ponawia to, co da się ponowić, i powiadamia właściwą osobę. W ramach Utrzymania monitorujemy, naprawiamy i co miesiąc raportujemy. Bez Utrzymania Państwa zespół ma instrukcje i szkolenie, by samodzielnie prowadzić rozwiązanie.
Jak wygląda bezpłatna konsultacja?
30 minut rozmowy wideo, po angielsku. Przyglądamy się jednemu procesowi, zwykle od faktury do płatności, i mówimy, co zautomatyzowalibyśmy najpierw i mniej więcej ile by to zaoszczędziło. Bez prezentacji, bez zobowiązań.