Avtomatizacija financ katere koli zahtevnosti, v vašem lastnem Microsoft 365
Finance, ki
tečejo same.
Zajamemo račun, ga pošljemo v potrditev, ga knjižimo, pripravimo plačila, uskladimo bančni izpisek in knjižimo tečajno razliko. En tok, zgrajen na orodjih SharePoint in Power Automate v vašem lastnem okolju Microsoft 365. Vaša ekipa se ukvarja samo z izjemami.
Brezplačno · 30 minut · videoklic v angleščini · od torka do četrtka, 10.00–16.00 CET
Zgrajeno na tem, kar že imate
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- Vaš ERP
- Vaša banka
Ne uporabljate Microsofta? Gradimo tudi na drugih orodjih in vam iskreno povemo, katero vam ustreza.
Težava v številkah
3,1 dneva ali 17,4.
Isti račun.
Najboljše ekipe za obveznosti do dobaviteljev obdelajo račun v približno treh dneh. Vsi ostali potrebujejo več kot dva tedna in za to plačajo skoraj petkrat več. Večina te razlike je ročno delo, ki ga lahko opravi avtomatiziran tok.
Kako deluje
En tok.
Šest korakov.
Večina rešitev za avtomatizacijo se ustavi, ko je račun knjižen. Delo pa se tam ne konča. Mi avtomatiziramo celoten cikel in v njem ohranimo vse kontrole.
- 01 · Račun
Nabiralnik se bere sam.
Tok spremlja nabiralnik za prejete račune. AI prebere vsak PDF (dobavitelj, ID za DDV, številka, datumi, valuta, zneski) in za vsako polje oceni, kako zanesljiv je zajem. Vse pod pragom gre k človeku.
- 02 · Potrjevanje
En dotik v Teams.
Dobavitelja povežemo z matičnimi podatki: najprej po ID za DDV, nato po IBAN, nato po nazivu. Potrjevalec dobi PDF in podatke drug ob drugem v Teams ali Outlooku. Vsaka odločitev je zabeležena.
- 03 · Knjiženje
Knjiženo brez tipkanja.
Potrjeni računi gredo v vaš ERP prek njegovega uvoznega formata ali API-ja. Prispejo kontirani in z razčlenjenim DDV, arhivirani s celotno revizijsko sledjo.
- 04 · Plačilo
Plačila, pripravljena.
Zapadle račune združimo po datumu zapadlosti in valuti v predlog plačil. Človek ga odobri. Nato tok pošlje paket banki.
- 05 · Usklajevanje
Izpiski se zaprejo sami.
Prispe bančni izpisek. Vsaka postavka se poveže s svojim plačilom po znesku, sklicu in IBAN, odprta postavka pa se zapre. Do vaše ekipe pridejo samo dejanske razlike.
- 06 · Tečaj
Tečaji ostanejo zabeleženi.
Ko se tečaj na dan plačila razlikuje od tečaja na računu, se realizirana pozitivna ali negativna tečajna razlika izračuna in knjiži. Oba tečaja ostaneta zabeležena za revizorja.
Vaša ekipa se ukvarja samo z izjemami. Vse drugo teče samo.
Funkcionalnosti
Vse, kar avtomatiziramo.
Zajem
- AI zajem računovBeremo PDF-je, skene in besedilo e-pošte, glavo in postavke, z oceno zanesljivosti za vsako polje.
- Vrsta za pregledPolja pod vašim pragom gredo k človeku. Vse drugo gre naravnost naprej.
- Zaznavanje dvojnikovIsti račun ne gre skozi dvakrat: preverimo številko, dobavitelja, znesek in datum.
- Pripravljeni na e-računePoleg PDF-jev sprejemamo tudi strukturirane račune UBL / Peppol, zato vas obveznosti glede e-računov zatečejo pripravljene.
Dobavitelji
- Prepoznavanje dobaviteljaNajprej ID za DDV, nato IBAN, nato naziv. Pravega dobavitelja najdemo tudi brez naročilnice.
- Uvedba dobavitelja s potrditvijoPreverjanje ID za DDV in registrov, potrditev bančnega računa in drugi potrjevalec, preden nov dobavitelj postane aktiven.
- Nadzor sprememb bančnih podatkovNa spremenjen IBAN se nikoli ne plača, dokler ni preverjen in potrjen.
Kontiranje in potrjevanje
- Pravila kontiranjaKonto, stroškovno mesto in davčna oznaka DDV za vsako postavko, naučeni iz zgodovine dobavitelja, naročilnice ali besedila postavke.
- Usmerjanje potrjevanjaPo stroškovnem mestu, znesku, družbi in dobavitelju, z omejitvami, dvostopenjskim potrjevanjem in namestniki.
- Potrjevanje v Teams in OutlookuPDF in podatki drug ob drugem. Potrdite, zavrnite ali komentirajte z enim dotikom.
- Opomniki in eskalacijeNič ne čaka neopaženo: opomnik po 24 urah, eskalacija po 48. Pravila določite vi.
- Vrste izjemZavrnjeni, nepovezani ali nejasni računi pristanejo v eni vrsti, skupaj z razlogom.
Knjiženje
- Izvoz in knjiženje v ERPPrek uvoznega formata ali API-ja vašega ERP: kontirano, z razčlenjenim DDV, arhivirano.
- Obravnava DDVDomači DDV, obrnjena davčna obveznost in pridobitve znotraj EU, knjiženi tako, kot pričakuje vaš računovodja.
- Več družb, več valutVeč družb, valut, ERP-sistemov in bančnih računov v enem toku.
- ArhivPDF, izluščeni podatki in vse odločitve, shranjeni skupaj, toliko časa, kot določa vaša politika.
Plačila
- Predlogi plačilZapadli računi, združeni po datumu, valuti in bančnem računu, pripravljeni za pregled.
- Odobritev ljudi, dvojni nadzorTok pripravi plačila. Odobrijo jih ljudje, po želji dva.
- Bančne datotekeSEPA pain.001 in formati, ki jih sprejema vaša banka.
Usklajevanje in tečaji
- Usklajevanje z bančnimi izpiskiIzpiski camt.053 ali MT940, povezani po znesku, sklicu in IBAN. Odprte postavke se zaprejo same.
- Tečajne razlikeRealizirane razlike, izračunane in knjižene, z obema zabeleženima tečajema.
- Zabeleženi tečajiTečaji ECB ali vaše banke, zabeleženi ob vsakem knjiženju v tuji valuti.
Delovanje
- Spremljanje in ponovni poskusiVsak zagon je zabeležen. Neuspeli zagoni se samodejno ponovijo, prava oseba pa prejme opozorilo.
- Nadzorne plošče in poročilaČas obdelave, delež računov brez ročnega dela, izjeme in prihranjene ure, v Power BI ali v preprostem poročilu.
- Priročniki in usposabljanjeNavodila za skrbnike in končne uporabnike ter praktično usposabljanje za vašo ekipo za prejete račune, potrjevalce in skrbnike.
Varnost in zaupanje
Zgrajeno znotraj vaših zidov.
V vaši lasti.
- 01
Vaši podatki nikoli ne zapustijo podjetja.
Vse deluje v vašem lastnem okolju Microsoft 365 in Power Platform (tenantu). Računi, izluščeni podatki, potrditve in dnevniki se tam obdelujejo in hranijo. Ne na naših strežnikih, ne na platformi tretje osebe.
- 02
Brez vezave. Vse je vaše.
Gradimo v vašem okolju, na vaših licencah. Tokovi, aplikacije, nastavitve in dokumentacija so vaši od prvega dne. Za nadaljnje delovanje nič ni odvisno od nas. Vzdržujte ga sami ali s komer koli želite.
- 03
Plačila odobrijo ljudje.
Avtomatizacija nikoli ne odstrani kontrole. Kontrole naredi cenejše. Tok pripravi vsako plačilo, vse do bančne datoteke. Odobri ga človek. Vedno.
Vse kontrole, ena za drugo.
Kaj privzeto vgradimo v vsak tok.
- V vašem tenantuTokovi delujejo v vašem okolju Power Platform, datoteke pa ostanejo v vašem SharePointu ali Dataverse.
- Podatki v EU, GDPRVelja regija vašega tenanta: pri tenantih v EU podatki ostanejo v podatkovnih centrih v EU. Delamo na podlagi pogodbe o obdelavi podatkov.
- Brez učenja modelovDokumente berejo Microsoftove storitve AI pod pogoji vašega tenanta. Vaši računi se ne uporabljajo za učenje modelov.
- Dostop glede na vlogoVsak vidi in dela le to, kar zahteva njegova vloga: prejeti računi, potrjevalec, kontroling, zakladništvo, skrbnik.
- Ločevanje dolžnostiKdor vnese dobavitelja, ne more potrditi njegovih računov. Kdor potrjuje, ne more sprostiti plačila.
- Štiri oči pri matičnih podatkihNovi dobavitelji in spremenjeni bančni podatki potrebujejo drugo osebo, preden se uporabijo.
- Dvojni nadzor pri plačilihPlačila pripravi tok, sprostijo pa jih ljudje. Ena ali dve osebi, po vašem pravilu.
- Celotna revizijska sledVsak korak je zabeležen: kdo, kaj, kdaj, od kod in s katerim komentarjem. Pripravljeno za revizorja.
- Povezave z najmanjšimi pravicamiNamenski servisni računi samo s pravicami, ki jih posamezen tok potrebuje. Brez osebnih računov v produkciji.
- Gesla in ključi zunaj tokovPoverilnice so shranjene v varnih spremenljivkah okolja ali v key vaultu, nikoli znotraj toka.
- Preprečevanje izgube podatkovPravila za konektorje preprečujejo, da bi podatki zapustili odobrene storitve. Ločeni testno in produkcijsko okolje.
- Šifrirano od začetka do koncaMicrosoft 365 šifrira vaše podatke med prenosom in v mirovanju. Bančne datoteke nikoli ne potujejo po e-pošti.
- Hramba po vaših pravilihDnevniki, dokumenti in odločitve se hranijo natanko toliko časa, kot zahtevata vaša politika in zakon.
- Spremljanje in opozorilaNeuspeli zagoni se ponovijo, sprožijo opozorilo in se uvrstijo v vrsto. Nič se ne izgubi neopazno.
- Dostop pod vašim nadzoromDelamo prek računov, ki nam jih dodelite, z MFA. Kadar koli jih lahko prekličete.
Kaj dobite
Začnite z enim procesom.
Nato dodajte naslednjega.
Vsak projekt ima določen obseg in fiksno ceno. Preden začnemo, natančno veste, kaj boste dobili, in vse, kar zgradimo, je vaše.
Analiza
Poglejte, kam gredo ure.
- Zemljevid enega procesa od začetka do konca: kdo dela kaj in koliko časa to traja
- Kandidati za avtomatizacijo, razvrščeni po prihranjenih urah
- Ocena prihranjenih ur in doba povračila
- Načrt licenc s stroški, preden se odločite
- Načrt, ki ga lahko izvedete z nami ali brez nas
Izvedba
En proces. Od začetka do konca.
- Produkcijski tok od računa do usklajenega plačila
- AI zajem s pragovi zanesljivosti in vrsto za pregled
- Potrjevanje v Teams ali Outlooku, vsaka odločitev zabeležena
- Knjiženje v ERP, plačila, usklajevanje z bančnimi izpiski, knjiženje tečajnih razlik
- Pisni priročniki: navodila za skrbnike in za končne uporabnike
- Praktično usposabljanje za vašo ekipo za prejete račune, potrjevalce in skrbnike
Vzdrževanje
Skrbimo, da deluje in se izboljšuje.
- Spremljanje in opozorila za vsak tok
- Popravki in manjše spremembe brez novega projekta
- Mesečno poročilo o prihranjenih urah
- Četrtletni pregled naslednjega procesa za avtomatizacijo
Ne veste, kje začeti?
Prvih 30 minut je brezplačnih. Pogledamo en proces, običajno od računa do plačila, in vam povemo, kaj bi avtomatizirali najprej in koliko bi s tem prihranili.
Vprašanja, ki jih postavljajo finančne ekipe.
Kje so naši podatki?
V vašem podjetju. Vse deluje v vašem lastnem okolju Microsoft 365 in Power Platform: računi, izluščeni podatki, potrditve in dnevniki se obdelujejo in hranijo tam, ne na naših strežnikih ali na platformi tretje osebe. Delamo prek računov, ki nam jih dodelite in jih lahko prekličete.
Smo vezani na vas?
Ne. Gradimo v vašem okolju, na vaših licencah, in vse je vaše: tokovi, aplikacije, nastavitve in dokumentacija. Za nadaljnje delovanje nič ni odvisno od nas. Vzdržujete ga sami ali s komer koli želite.
Kaj sledi po zagonu?
Vaša ekipa dobi pisne priročnike (navodila za skrbnike in za končne uporabnike) in praktično usposabljanje za ekipo za prejete račune, potrjevalce in skrbnike. Nato ga upravljate sami ali pa ga mi vzdržujemo in izboljšujemo v okviru paketa Vzdrževanje.
Kako zahtevno je lahko?
Tako zahtevno, kot je vaša finančna organizacija: več družb in ERP-sistemov, več bank in valut, posli znotraj skupine, računi z naročilnico in brez nje, večstopenjsko potrjevanje. Začnemo z enim procesom, dokažemo, da deluje, in ga nato razširimo.
Ne uporabljamo Microsofta. Nam lahko vseeno pomagate?
Da. SharePoint in Power Automate sta naša privzeta izbira, ker ju večina finančnih ekip že plačuje. Če Microsoft ni vaše okolje ali ga raje ne bi uporabljali, pogledamo orodja, ki jih imate, in vam iskreno povemo, na čem bi gradili.
Potrebujemo novo programsko opremo ali licence?
Običajno ne veliko. Z Microsoft 365 že imate Outlook, Teams in SharePoint. Premium funkcije Power Automate in AI obdelava dokumentov lahko glede na obseg zahtevajo dodatne licence. Analiza se konča z načrtom licenc in njihovim mesečnim stroškom, preden se odločite.
S katerimi ERP-sistemi in bankami deluje?
Knjižimo v vsak ERP, ki sprejme uvozno datoteko ali ima API, na primer Pantheon ali Minimax, in delamo z vsako banko, ki uporablja standardne formate: SEPA pain.001 za plačila, camt.053 ali MT940 za izpiske.
Ali AI sprejema finančne odločitve?
Ne. AI bere dokumente ter predlaga povezave in kontiranje. Pragovi določijo, kaj gre naravnost naprej in kaj k človeku. Potrditve, spremembe dobaviteljev in sproščanje plačil so vedno v rokah ljudi. Vaši računi se ne uporabljajo za učenje modelov.
Koliko časa traja do zagona?
Analiza traja en do dva tedna. Prvi proces začne delovati v dveh do šestih tednih, odvisno od obsega in integracij.
Kaj se zgodi, ko se kaj pokvari?
Vsak tok beleži vsak korak, ponovi, kar je mogoče ponoviti, in opozori pravo osebo. V okviru Vzdrževanja spremljamo, popravljamo in mesečno poročamo. Brez Vzdrževanja ima vaša ekipa priročnike in usposabljanje, da ga upravlja sama.
Kaj se zgodi na brezplačnem pregledu?
30 minut videoklica v angleščini. Pogledamo en proces, običajno od računa do plačila, in vam povemo, kaj bi avtomatizirali najprej in približno koliko bi s tem prihranili. Brez predstavitev, brez obveznosti.