Taloushallinnon automaatiota monimutkaisuudesta riippumatta, omassa Microsoft 365 -ympäristössänne
Taloushallinto, joka
pyörii itsestään.
Luemme laskun, ohjaamme sen hyväksyntään, kirjaamme sen, valmistelemme maksuerän, täsmäytämme pankin ja kirjaamme kurssieron. Yksi työnkulku, rakennettu SharePointin ja Power Automaten varaan omassa tenantissanne. Tiiminne käsittelee vain poikkeukset.
Maksuton · 30 minuuttia · videopuhelu englanniksi · tiistaista torstaihin klo 10.00–16.00 CET
Rakennettu sen päälle, mitä teillä jo on
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- ERP-järjestelmänne
- Pankkinne
Ettekö käytä Microsoftia? Rakennamme myös muilla työkaluilla ja kerromme rehellisesti, mikä sopii teille.
Ongelma numeroina
3,1 päivää vai 17,4.
Sama lasku.
Parhaat ostoreskontratiimit käsittelevät laskun noin kolmessa päivässä. Muilta siihen menee yli kaksi viikkoa, ja se maksaa heille lähes viisi kertaa enemmän. Suurin osa erosta on käsityötä, jonka työnkulku voi tehdä.
Näin se toimii
Yksi työnkulku.
Kuusi vaihetta.
Useimmat ostolaskujen automaatiot pysähtyvät, kun lasku on kirjattu. Työ ei pysähdy siihen. Automatisoimme koko ketjun ja säilytämme jokaisen kontrollin matkan varrella.
- 01 · Lasku
Postilaatikko lukee itse itsensä.
Työnkulku seuraa ostolaskujen sähköpostilaatikkoa. Tekoäly lukee jokaisen PDF:n (toimittaja, ALV-tunniste, numero, päivämäärät, valuutta, summat) ja arvioi jokaisen kentän luotettavuuden. Kaikki kynnysarvon alle jäävä menee ihmiselle.
- 02 · Hyväksyntä
Yksi napautus Teamsissa.
Toimittaja tunnistetaan perustiedoista: ensin ALV-tunnisteen, sitten IBANin ja lopuksi nimen perusteella. Hyväksyjä näkee PDF:n ja tiedot rinnakkain Teamsissa tai Outlookissa. Jokainen päätös kirjataan lokiin.
- 03 · Kirjaus
Kirjattu ilman näppäilyä.
Hyväksytyt laskut siirtyvät ERP-järjestelmäänne sen tuontiformaatin tai API:n kautta. Ne saapuvat tiliöityinä ja ALV eriteltynä, ja ne arkistoidaan täydellisen kirjausketjun kanssa.
- 04 · Maksu
Maksuerät valmiina.
Erääntyvät laskut ryhmitellään eräpäivän ja valuutan mukaan maksuehdotukseksi. Ihminen hyväksyy sen. Sen jälkeen työnkulku lähettää maksuaineiston pankkiin.
- 05 · Täsmäytys
Tiliotteet täsmäytyvät itsestään.
Tiliote palaa pankista. Jokainen rivi kohdistetaan maksuunsa summan, viitteen ja IBANin perusteella, ja avoin erä suljetaan. Vain todelliset erot päätyvät tiimillenne.
- 06 · Valuutta
Kurssit tallessa.
Kun maksupäivän kurssi poikkeaa laskun kurssista, toteutunut kurssivoitto tai -tappio lasketaan ja kirjataan. Molemmat kurssit jäävät talteen tilintarkastajaa varten.
Tiiminne käsittelee vain poikkeukset. Kaikki muu hoituu itsestään.
Ominaisuudet
Kaikki, mitä automatisoimme.
Luenta
- Laskujen tekoälyluentaLuemme PDF:t, skannatut laskut ja sähköpostien tekstit, otsikko- ja rivitiedot, ja jokaiselle kentälle lasketaan luotettavuus.
- TarkistusjonoAsettamanne kynnysarvon alittavat kentät menevät ihmiselle. Kaikki muu menee suoraan läpi.
- Kaksoiskappaleiden tunnistusEstämme saman laskun käsittelyn kahteen kertaan: numero, toimittaja, summa ja päivämäärä.
- Valmis verkkolaskuihinVastaanotamme rakenteiset UBL-/Peppol-laskut PDF-laskujen rinnalla, joten olette valmiita, kun verkkolaskuvaatimukset tulevat.
Toimittajat
- Toimittajan tunnistusEnsin ALV-tunniste, sitten IBAN, sitten nimi. Oikea toimittaja löytyy myös ilman ostotilausta.
- Toimittajan perustaminen hyväksynnälläALV- ja rekisteritarkistukset, pankkitilin vahvistus ja toinen hyväksyjä ennen kuin uusi toimittaja otetaan käyttöön.
- Pankkitietojen muutosten valvontaMuuttuneeseen IBANiin ei makseta mitään ennen kuin se on tarkistettu ja hyväksytty.
Tiliöinti ja hyväksyntä
- TiliöintisäännötKirjanpitotili, kustannuspaikka ja ALV-koodi riveittäin, opittuna toimittajan historiasta, ostotilauksesta tai rivitekstistä.
- Laskujen kierrätysKustannuspaikan, summan, yhtiön ja toimittajan mukaan, hyväksyntärajoin, kaksitasoisin hyväksynnöin ja sijaisin.
- Hyväksyntä Teamsissa ja OutlookissaPDF ja tiedot rinnakkain. Hyväksy, hylkää tai kommentoi yhdellä napautuksella.
- Muistutukset ja eskalointiMikään ei jää huomaamatta odottamaan: muistutus 24 tunnin jälkeen, eskalointi 48 tunnin jälkeen. Te päätätte säännöt.
- PoikkeusjonotHylätyt, kohdistamattomat tai epäselvät tapaukset päätyvät yhteen jonoon syyn kanssa.
Kirjaus
- Vienti ja kirjaus ERP-järjestelmäänERP-järjestelmänne tuontiformaatin tai API:n kautta: tiliöitynä, ALV eriteltynä, arkistoituna.
- ALV-käsittelyKotimainen ALV, käännetty verovelvollisuus ja yhteisöhankinnat kirjataan niin kuin kirjanpitäjänne odottaa.
- Monta yhtiötä, monta valuuttaaUseita yhtiöitä, valuuttoja, ERP-järjestelmiä ja pankkitilejä yhdessä työnkulussa.
- ArkistoPDF, luetut tiedot ja jokainen päätös tallessa yhdessä niin kauan kuin käytäntönne edellyttää.
Maksut
- MaksuehdotuksetErääntyvät laskut ryhmiteltynä päivän, valuutan ja pankkitilin mukaan, valmiina tarkastettavaksi.
- Ihmisen hyväksyntä, kahden henkilön periaateTyönkulku valmistelee maksuerän. Ihmiset hyväksyvät sen, halutessanne kaksi.
- MaksuaineistotSEPA pain.001 ja pankkinne hyväksymät formaatit.
Täsmäytys ja valuutat
- PankkitäsmäytysTiliotteet camt.053- tai MT940-muodossa kohdistetaan summan, viitteen ja IBANin perusteella. Avoimet erät sulkeutuvat itsestään.
- Kurssivoitot ja -tappiotToteutuneet kurssierot lasketaan ja kirjataan, molemmat kurssit tallessa.
- Kurssit tallessaEKP:n tai pankkinne kurssit tallennetaan jokaisen valuuttamääräisen kirjauksen yhteydessä.
Käyttö ja valvonta
- Valvonta ja uudelleenyrityksetJokainen ajo kirjataan lokiin. Epäonnistuneet ajot yritetään automaattisesti uudelleen, ja oikea henkilö saa hälytyksen.
- Raportointi ja koontinäytötLäpimenoaika, automaattisesti käsiteltyjen laskujen osuus, poikkeukset ja säästetyt tunnit Power BI:ssä tai yksinkertaisena raporttina.
- Ohjeet ja koulutusYlläpitäjän ja loppukäyttäjän ohjeet sekä käytännön koulutus ostoreskontratiimillenne, hyväksyjille ja ylläpitäjille.
Tietoturva ja luottamus
Rakennettu omaan ympäristöönne.
Kokonaan teidän omistuksessanne.
- 01
Tietonne eivät koskaan poistu yrityksestä.
Kaikki toimii omassa Microsoft 365- ja Power Platform -ympäristössänne. Laskut, luetut tiedot, hyväksynnät ja lokit käsitellään ja tallennetaan siellä. Ei meidän palvelimillamme eikä millään kolmannen osapuolen alustalla.
- 02
Ei toimittajalukkoa. Kaikki on teidän.
Rakennamme ympäristöönne, teidän lisensseillänne. Työnkulut, sovellukset, konfiguraatio ja dokumentaatio ovat teidän ensimmäisestä päivästä alkaen. Mikään ei ole meistä riippuvaista toimiakseen. Ylläpitäkää sitä itse tai kenen kanssa haluatte.
- 03
Maksut hyväksyy aina ihminen.
Automaatio ei koskaan poista kontrollia. Se tekee kontrolleista halvempia toteuttaa. Työnkulku valmistelee jokaisen maksuerän maksuaineistoa myöten. Ihminen hyväksyy sen. Aina.
Kaikki kontrollit listattuna.
Nämä rakennamme jokaiseen työnkulkuun oletuksena.
- Omassa tenantissanneTyönkulut toimivat Power Platform -ympäristössänne; tiedostot pysyvät omassa SharePointissanne tai Dataversessa.
- Tiedot EU:ssa, GDPRTenanttinne alue ratkaisee: EU-tenanteissa tiedot pysyvät EU:n datakeskuksissa. Toimimme henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti.
- Ei mallien koulutustaAsiakirjat lukevat Microsoftin tekoälypalvelut tenanttinne ehtojen mukaisesti. Laskujanne ei käytetä mallien kouluttamiseen.
- Roolipohjaiset käyttöoikeudetJokainen näkee ja tekee vain sen, mitä hänen roolinsa vaatii: ostoreskontra, hyväksyjä, controller, treasury, pääkäyttäjä.
- Tehtävien eriyttäminenToimittajan perustaja ei voi hyväksyä sen laskuja. Hyväksyjä ei voi vapauttaa maksua.
- Neljän silmän periaate perustiedoissaUudet toimittajat ja muuttuneet pankkitiedot vaativat toisen henkilön hyväksynnän ennen käyttöä.
- Kahden henkilön hyväksyntä maksuilleTyönkulku valmistelee maksuerät ja ihmiset hyväksyvät ne. Yksi tai kaksi, teidän sääntönne mukaan.
- Täydellinen kirjausketjuJokainen vaihe kirjataan: kuka, mitä, milloin, mistä ja millä kommentilla. Valmiina tilintarkastajalle.
- Vähimmät käyttöoikeudetOmat palvelutilit, joilla on vain kunkin työnkulun tarvitsemat oikeudet. Ei henkilökohtaisia tilejä tuotannossa.
- Salaisuudet työnkulkujen ulkopuolellaTunnukset säilytetään suojatuissa ympäristömuuttujissa tai avainholvissa, ei koskaan työnkulun sisällä.
- Tietojen menetyksen estäminenLiitinkäytännöt estävät tietoja poistumasta hyväksytyistä palveluista. Erilliset testi- ja tuotantoympäristöt.
- Salattu päästä päähänMicrosoft 365 salaa tietonne siirron aikana ja levossa. Maksuaineistot eivät koskaan kulje sähköpostitse.
- Säilytysaika teidän päätettävissänneLokit, asiakirjat ja päätökset säilytetään juuri niin kauan kuin käytäntönne ja laki edellyttävät.
- Valvonta ja hälytyksetEpäonnistuneet ajot yritetään uudelleen, niistä hälytetään ja ne asetetaan jonoon. Mitään ei pudoteta hiljaa.
- Käyttöoikeudet teidän hallinnassanneTyöskentelemme myöntämillänne tunnuksilla ja MFA:lla. Voitte perua ne milloin tahansa.
Mitä saatte
Aloittakaa yhdestä prosessista.
Lisätkää sitten seuraava.
Jokaisella toimeksiannolla on kiinteä laajuus ja kiinteä hinta. Tiedätte tarkalleen, mitä saatte, ennen kuin aloitamme, ja kaikki rakentamamme on teidän.
Kartoitus
Näette, mihin tunnit kuluvat.
- Kartta yhdestä prosessista alusta loppuun: kuka tekee mitä ja kauanko se kestää
- Automatisoitavat kohteet säästettyjen tuntien mukaan järjestettynä
- Arvio säästetyistä tunneista ja takaisinmaksuajasta
- Lisenssisuunnitelma kustannuksineen ennen kuin sitoudutte
- Tiekartta, jota voitte toteuttaa kanssamme tai ilman meitä
Toteutus
Yksi prosessi. Alusta loppuun.
- Tuotannossa toimiva työnkulku laskusta täsmäytettyyn maksuun
- Tekoälyluenta luotettavuusrajoineen ja tarkistusjonoineen
- Hyväksynnät Teamsissa tai Outlookissa, jokainen päätös lokissa
- Kirjaus ERP-järjestelmään, maksuerät, pankkitäsmäytys, kurssierojen kirjaus
- Kirjalliset ohjeet: ylläpitäjän opas ja loppukäyttäjän ohjeet
- Käytännön koulutus ostoreskontratiimillenne, hyväksyjille ja ylläpitäjille
Ylläpito
Pidämme sen käynnissä ja parannamme sitä.
- Valvonta ja hälytykset jokaiselle työnkululle
- Korjaukset ja pienet muutokset ilman uutta projektia
- Kuukausiraportti säästetyistä tunneista
- Neljännesvuosittainen katsaus seuraavaan automatisoitavaan prosessiin
Ettekö tiedä, mistä aloittaa?
Ensimmäiset 30 minuuttia ovat maksuttomia. Katsomme yhden prosessin, yleensä laskusta maksuun, ja kerromme, mitä automatisoisimme ensin ja paljonko se säästäisi.
Taloustiimien kysymyksiä.
Missä tietomme ovat?
Yrityksenne sisällä. Kaikki toimii omassa Microsoft 365- ja Power Platform -ympäristössänne: laskut, luetut tiedot, hyväksynnät ja lokit käsitellään ja tallennetaan siellä, ei meidän palvelimillamme eikä millään kolmannen osapuolen alustalla. Työskentelemme myöntämillänne tunnuksilla, jotka voitte perua.
Sidotaanko meidät teihin?
Ei. Rakennamme ympäristöönne, teidän lisensseillänne, ja kaikki on teidän: työnkulut, sovellukset, konfiguraatio ja dokumentaatio. Mikään ei ole meistä riippuvaista toimiakseen. Voitte ylläpitää sitä itse tai kenen kanssa haluatte.
Mitä tapahtuu käyttöönoton jälkeen?
Tiiminne saa kirjalliset ohjeet (ylläpitäjän oppaan ja loppukäyttäjän ohjeet) sekä käytännön koulutuksen ostoreskontratiimille, hyväksyjille ja ylläpitäjille. Sen jälkeen pyöritätte sitä itse, tai me pidämme sen käynnissä ja kehitämme sitä Ylläpito-palvelussa.
Kuinka monimutkaiseksi se voi mennä?
Yhtä monimutkaiseksi kuin taloushallintonne: useita yhtiöitä ja ERP-järjestelmiä, useita pankkeja ja valuuttoja, konsernin sisäiset erät, laskut ostotilauksella ja ilman, monitasoiset hyväksynnät. Aloitamme yhdestä prosessista, osoitamme sen toimivan ja laajennamme sitten.
Emme käytä Microsoftia. Voitteko silti auttaa?
Kyllä. SharePoint ja Power Automate ovat oletusvalintamme, koska useimmat talousosastot maksavat niistä jo. Jos Microsoft ei ole teidän alustanne tai ette halua käyttää sitä, katsomme käytössänne olevat työkalut ja kerromme rehellisesti, minkä varaan rakentaisimme.
Tarvitsemmeko uusia ohjelmistoja tai lisenssejä?
Yleensä ei paljon. Microsoft 365:n myötä teillä on jo Outlook, Teams ja SharePoint. Power Automaten premium-ominaisuudet ja tekoälypohjainen asiakirjojen käsittely voivat vaatia lisälisenssejä volyymista riippuen. Kartoitus päättyy lisenssisuunnitelmaan ja sen kuukausikustannukseen ennen kuin sitoudutte.
Mitkä ERP-järjestelmät ja pankit toimivat?
Kirjaamme mihin tahansa ERP-järjestelmään, joka ottaa vastaan tuontitiedoston tai jossa on API, esimerkiksi Procountoriin tai Netvisoriin, ja toimimme minkä tahansa vakiomuotoja käyttävän pankin kanssa: SEPA pain.001 maksuille, camt.053 tai MT940 tiliotteille.
Tekeekö tekoäly taloudellisia päätöksiä?
Ei. Tekoäly lukee asiakirjoja ja ehdottaa kohdistuksia ja tiliöintejä. Kynnysarvot ratkaisevat, mikä menee suoraan läpi ja mikä ihmiselle. Hyväksynnät, toimittajatietojen muutokset ja maksujen vapautukset tekee aina ihminen. Laskujanne ei käytetä mallien kouluttamiseen.
Kauanko kestää, ennen kuin se toimii?
Kartoitus kestää yhdestä kahteen viikkoa. Ensimmäinen prosessi on tuotannossa kahdesta kuuteen viikossa volyymista ja integraatioista riippuen.
Mitä tapahtuu, kun jokin hajoaa?
Jokainen työnkulku kirjaa jokaisen vaiheen lokiin, yrittää uudelleen sen, minkä voi, ja hälyttää oikean henkilön. Ylläpito-palvelussa valvomme, korjaamme ja raportoimme kuukausittain. Ilman Ylläpitoa tiimillänne on ohjeet ja koulutus, joiden avulla se ottaa vastuun itse.
Mitä maksuttomassa läpikäynnissä tapahtuu?
30 minuuttia videopuhelussa, englanniksi. Katsomme yhden prosessin, yleensä laskusta maksuun, ja kerromme, mitä automatisoisimme ensin ja suunnilleen paljonko se säästäisi. Ei diaesityksiä, ei sitoumuksia.