Автоматизация на финансови процеси с всякаква сложност, във вашия собствен Microsoft 365
Финанси, които
работят сами.
Разчитаме фактурата, изпращаме я за одобрение, осчетоводяваме я, подготвяме плащанията, равняваме банковото извлечение и осчетоводяваме курсовата разлика. Един процес, изграден върху SharePoint и Power Automate във вашата собствена Microsoft 365 среда. Екипът ви се занимава само с изключенията.
Безплатно · 30 минути · видеоразговор на английски · от вторник до четвъртък, 10:00–16:00 ч. CET
Изградено върху това, което вече имате
- SharePoint
- Power Automate
- Power Apps
- Dataverse
- AI Builder
- Teams
- Outlook
- Вашата ERP система
- Вашата банка
Не работите с Microsoft? Изграждаме и с други инструменти и ще ви кажем честно кой е подходящ.
Проблемът в цифри
3,1 дни или 17,4.
Една и съща фактура.
Най-добрите отдели „Задължения към доставчици“ обработват една фактура за около три дни. Всички останали имат нужда от повече от две седмици и плащат почти пет пъти повече за това. По-голямата част от тази разлика е ръчна работа, която един автоматизиран процес може да поеме.
Как работи
Един процес.
Шест стъпки.
Повечето решения за автоматизация спират, след като фактурата е осчетоводена. Работата не спира там. Ние автоматизираме целия цикъл и запазваме всеки контрол в него.
- 01 · Фактура
Пощата се чете сама.
Процесът следи пощенската кутия за фактури. AI разчита всеки PDF (доставчик, ДДС номер, номер на фактурата, дати, валута, суми) и оценява колко е сигурен за всяко поле. Всичко под прага отива при служител.
- 02 · Одобрение
Едно докосване в Teams.
Доставчикът се намира в основните данни: първо по ДДС номер, после по IBAN, накрая по име. Одобряващият вижда PDF файла и данните един до друг в Teams или Outlook. Всяко решение се записва.
- 03 · Осчетоводяване
Осчетоводено без въвеждане.
Одобрените фактури влизат във вашата ERP система чрез нейния формат за импорт или API. Пристигат контирани и с разбивка по ДДС и се архивират с пълна одитна следа.
- 04 · Плащане
Плащанията, подготвени.
Фактурите за плащане се групират по падеж и валута в предложение за плащане. Служител го одобрява. След това процесът изпраща пакета към банката.
- 05 · Равнение
Извлеченията се равняват сами.
Банковото извлечение пристига. Всеки ред се свързва с плащането си по сума, основание и IBAN и откритата позиция се закрива. До екипа ви стигат само реалните разлики.
- 06 · Валута
Курсовете остават записани.
Когато курсът в деня на плащането се различава от курса по фактурата, реализираната положителна или отрицателна курсова разлика се изчислява и осчетоводява. И двата курса остават записани за одитора.
Екипът ви се занимава само с изключенията. Всичко останало върви само.
Функции
Всичко, което автоматизираме.
Въвеждане
- AI разпознаване на фактуриРазчитаме PDF файлове, сканирани документи и текст от имейли, заглавната част и редовете, с оценка на сигурността за всяко поле.
- Опашка за проверкаПолетата под вашия праг отиват при служител. Всичко останало минава директно.
- Откриване на дубликатиЕдна и съща фактура не минава два пъти: проверяваме номер, доставчик, сума и дата.
- Готови за е-фактуриранеПриемаме структурирани фактури UBL / Peppol наред с PDF, така че изискванията за електронно фактуриране ще ви заварят готови.
Доставчици
- Разпознаване на доставчикаПърво ДДС номер, после IBAN, накрая име. Правилният доставчик се намира и без поръчка за покупка.
- Регистриране на доставчик с одобрениеПроверка на ДДС регистрацията и в регистрите, потвърждение на банковата сметка и втори одобряващ, преди нов доставчик да стане активен.
- Контрол на промени в банковите данниПо променен IBAN не се плаща, докато не бъде проверен и одобрен.
Контиране и одобрение
- Правила за контиранеСчетоводна сметка, разходен център и ДДС код за всеки ред, научени от историята на доставчика, поръчката или текста на реда.
- Маршрут на одобрениеПо разходен център, сума, дружество и доставчик, с лимити, двустепенно одобрение и заместници.
- Одобрение в Teams и OutlookPDF и данни един до друг. Одобрете, откажете или коментирайте с едно докосване.
- Напомняния и ескалацииНищо не чака незабелязано: напомняне след 24 часа, ескалация след 48. Правилата определяте вие.
- Опашки за изключенияОтказани, неразпознати или неясни документи попадат в една опашка заедно с причината.
Осчетоводяване
- Експорт и осчетоводяване в ERPЧрез формата за импорт или API на вашата ERP система: контирани, с разбивка по ДДС, архивирани.
- Обработка на ДДСДДС по вътрешни доставки, обратно начисляване и вътреобщностни придобивания, осчетоводени така, както очаква вашият счетоводител.
- Много дружества, много валутиНяколко дружества, валути, ERP системи и банкови сметки в един процес.
- АрхивPDF, извлечените данни и всяко решение се съхраняват заедно толкова дълго, колкото предвижда вашата политика.
Плащания
- Предложения за плащанеФактурите за плащане, групирани по дата, валута и банкова сметка, готови за преглед.
- Одобрение от хора, двоен контролПроцесът подготвя плащанията. Одобряват ги хора, двама, ако желаете.
- Банкови файловеSEPA pain.001 и форматите, които вашата банка приема.
Равнение и валута
- Банково равнениеИзвлечения camt.053 или MT940, равнени по сума, основание и IBAN. Откритите позиции се закриват сами.
- Курсови разликиРеализираните разлики се изчисляват и осчетоводяват, като и двата курса остават записани.
- Записани курсовеКурсове на ЕЦБ или на вашата банка, записани при всяко осчетоводяване във валута.
Работа на системата
- Наблюдение и повторни опитиВсяко изпълнение се записва. Неуспешните се повтарят автоматично, а отговорният служител получава известие.
- Табла и отчетиВреме за обработка, дял на фактурите без ръчна намеса, изключения и спестени часове, в Power BI или в прост отчет.
- Ръководства и обучениеРъководства за администратори и потребители, плюс практическо обучение за екипа ви по задължения към доставчици, одобряващите и администраторите.
Сигурност и доверие
Изградено във вашата среда.
Ваша собственост.
- 01
Данните ви никога не напускат компанията.
Всичко работи във вашата собствена Microsoft 365 и Power Platform среда. Фактурите, извлечените данни, одобренията и логовете се обработват и съхраняват там. Не на наши сървъри, не на платформа на трета страна.
- 02
Без обвързване. Всичко е ваше.
Изграждаме във вашата среда, с вашите лицензи. Процесите, приложенията, настройките и документацията са ваши от първия ден. Нищо не зависи от нас, за да продължи да работи. Поддържайте го сами или с когото решите.
- 03
Плащанията ги одобряват хора.
Автоматизацията никога не премахва проверка. Тя прави проверките по-евтини. Процесът подготвя всяко плащане до банковия файл. Одобрява го човек. Винаги.
Всички контроли, един по един.
Какво вграждаме във всеки процес по подразбиране.
- Във вашата средаПроцесите работят във вашата Power Platform среда, а файловете остават във вашия SharePoint или Dataverse.
- Данни в ЕС, GDPRВажи регионът на вашата среда: при среди в ЕС данните остават в центрове за данни в ЕС. Работим по договор за обработване на данни.
- Без обучение на моделиДокументите се разчитат от AI услуги на Microsoft при условията на вашата среда. Фактурите ви не се използват за обучение на модели.
- Достъп според ролятаВсеки вижда и прави само това, което ролята му изисква: задължения към доставчици, одобряващ, контрольор, трезор, администратор.
- Разделение на задължениятаКойто въвежда доставчик, не може да одобрява фактурите му. Който одобрява, не може да пусне плащането.
- Четири очи върху основните данниНови доставчици и променени банкови данни изискват втори човек, преди да бъдат използвани.
- Двоен контрол при плащаниятаПлащанията се подготвят от процеса и се одобряват от хора. Един или двама, по ваше правило.
- Пълна одитна следаВсяка стъпка се записва: кой, какво, кога, откъде, с какъв коментар. Готово за одитора.
- Връзки с минимални праваОтделни служебни акаунти само с правата, от които се нуждае всеки процес. Без лични акаунти в продукционна среда.
- Пароли и ключове извън процеситеИдентификационните данни се пазят в защитени променливи на средата или в key vault, никога вътре в процеса.
- Защита от изтичане на данниПравилата за конекторите не позволяват данни да излизат извън одобрените услуги. Отделни тестова и продукционна среда.
- Криптиране от край до крайMicrosoft 365 криптира данните ви при пренос и при съхранение. Банковите файлове никога не се пращат по имейл.
- Срок на съхранение по ваш изборЛогове, документи и решения се пазят точно толкова дълго, колкото изискват вашата политика и законът.
- Наблюдение и известияНеуспешните изпълнения се повтарят, сигнализират и поставят на опашка. Нищо не изчезва безследно.
- Достъп под ваш контролРаботим чрез акаунти, които вие ни предоставяте, с MFA. Можете да ги отнемете по всяко време.
Какво получавате
Започнете с един процес.
После добавете следващия.
Всеки проект има фиксиран обхват и фиксирана цена. Знаете точно какво получавате, преди да започнем, и всичко, което изграждаме, е ваше.
Анализ
Вижте къде отиват часовете.
- Карта на един процес от началото до края: кой какво прави и колко време отнема
- Кандидати за автоматизация, подредени по спестени часове
- Оценка на спестените часове и срок на възвръщаемост
- План за лицензите с разходите, преди да поемете ангажимент
- Пътна карта, която можете да изпълните с нас или без нас
Изграждане
Един процес. От начало до край.
- Работещ процес от фактурата до равненото плащане
- AI разпознаване с прагове на сигурност и опашка за проверка
- Одобрение в Teams или Outlook, всяко решение записано
- Осчетоводяване в ERP, плащания, банково равнение, осчетоводяване на курсови разлики
- Писмени ръководства: за администратори и за крайни потребители
- Практическо обучение за екипа ви по задължения към доставчици, одобряващите и администраторите
Поддръжка
Поддържаме го работещ и го подобряваме.
- Наблюдение и известия за всеки процес
- Корекции и малки промени без нов проект
- Месечен отчет за спестените часове
- Тримесечен преглед на следващия процес за автоматизация
Не сте сигурни откъде да започнете?
Първите 30 минути са безплатни. Разглеждаме един процес, обикновено от фактурата до плащането, и ви казваме какво бихме автоматизирали първо и колко би спестило.
Въпроси, които финансовите екипи задават.
Къде се намират данните ни?
Във вашата компания. Всичко работи във вашата собствена Microsoft 365 и Power Platform среда: фактурите, извлечените данни, одобренията и логовете се обработват и съхраняват там, а не на наши сървъри или на платформа на трета страна. Работим чрез акаунти, които вие предоставяте и можете да отнемете.
Обвързани ли сме с вас?
Не. Изграждаме във вашата среда, с вашите лицензи, и всичко е ваше: процеси, приложения, настройки и документация. Нищо не зависи от нас, за да продължи да работи. Поддържате го сами или с когото решите.
Какво следва след пускането в работа?
Екипът ви получава писмени ръководства (за администратори и за крайни потребители) и практическо обучение за екипа по задължения към доставчици, одобряващите и администраторите. След това го управлявате сами или ние го поддържаме и подобряваме в рамките на „Поддръжка“.
Колко сложно може да бъде?
Колкото е сложна вашата финансова структура: няколко дружества и ERP системи, няколко банки и валути, вътрешногрупови сделки, фактури със и без поръчка, многостепенно одобрение. Започваме с един процес, доказваме, че работи, и после разширяваме.
Не използваме Microsoft. Можете ли все пак да помогнете?
Да. SharePoint и Power Automate са нашият стандартен избор, защото повечето финансови екипи вече плащат за тях. Ако не работите с Microsoft или предпочитате да не го използвате, разглеждаме инструментите, които имате, и ви казваме честно върху какво бихме изградили решението.
Нужен ли ни е нов софтуер или лицензи?
Обикновено не много. С Microsoft 365 вече имате Outlook, Teams и SharePoint. Премиум функциите на Power Automate и AI обработката на документи може да изискват допълнителни лицензи в зависимост от обема. Анализът завършва с план за лицензите и месечната им цена, преди да поемете ангажимент.
С кои ERP системи и банки работи?
Осчетоводяваме във всяка ERP система, която приема файл за импорт или има API, например Microinvest или Ajur, и работим с всяка банка, която използва стандартни формати: SEPA pain.001 за плащания, camt.053 или MT940 за извлечения.
Взема ли AI финансови решения?
Не. AI разчита документите и предлага съвпадения и контировка. Праговете решават кое минава директно и кое отива при служител. Одобренията, промените по доставчици и пускането на плащания винаги се правят от хора. Фактурите ви не се използват за обучение на модели.
Колко време е нужно, докато заработи?
Анализът отнема една до две седмици. Първият процес заработва след две до шест седмици в зависимост от обема и интеграциите.
Какво става, ако нещо се повреди?
Всеки процес записва всяка стъпка, повтаря каквото може да се повтори и известява отговорния служител. С „Поддръжка“ ние наблюдаваме, отстраняваме проблемите и отчитаме всеки месец. Без „Поддръжка“ екипът ви разполага с ръководствата и обучението, за да го управлява сам.
Какво включва безплатният преглед?
30 минути видеоразговор на английски. Разглеждаме един процес, обикновено от фактурата до плащането, и ви казваме какво бихме автоматизирали първо и приблизително колко би спестило. Без презентации, без ангажимент.